ビジネスメールの常識を教える

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理事長にぶち切れたときにわたしは、下記のことを宣言した。
「今までは管理会社と理事長の２者だけで情報を共有するシステムになっていて、それが前期の問題を引き起こした要因のひとつだと考えています。今期も、理事長だけが知っていてわたしたちが知らされていない情報がいろいろあったように思いました。
　来期からは役員３者で必ず情報を共有できるよう、ギャラクシーホームさんにも依頼したいと考えています。」

そして、決算理事会当日に持ってくる書類をABCサービスのO氏に指示する際に、下記のメールを送った。
「なお、今後、当管理組合に関するご連絡は必ず、理事長、副理事長、監事、ギャラクシーホーム担当者の皆様の「全員」にCCメールで送付いただけますよう、お願いいたします。
　引継ぎ完了まで１ヶ月を切った今、理事長だけが知っている情報があったり、ABCサービス様がやり残している業務で伝達の漏れがあったりすると後々めんどうですので、全員で情報共有をしていきたいと考えます。
　今後は理事長からも、直接、O様だけに連絡することはないということでご了承いただいております」

この後、O氏はいちおうCCメールを使うようになったが、彼女に仕事を正確にやらせることがどんなに難しいことかをわたしは思い知った。とにかく一から十まで、絶対に誤解が生じる余地のないように言葉を選び、かつ、必ず期限を切り、期限の前にはリマインダーを送らないとちゃんとやらないし、当日に確認したら結局やっていなかったということもあった。

彼女とわたしのメールのやり取りを眺めていた役員とギャラクシーホームの人たちには、姑のわたしが嫁のO氏をいじめているかのように映ったかもしれないが、それでも、彼女がどれだけ無責任かつ無能であるかは理解してもらえたと思う。

１．顧客のニーズを理解せず、指示内容も理解していない

わたし：　本日までの通帳のコピーを送ってください。
O氏：　××日までのコピーは理事長にお渡ししているのですが、本日までのコピーが必要でしょうか。
わたし：　何度も言いますが、「本日」、御社指定の自動送金が行われたと思いますので、「本日」の残高を確認したいのです。「本日まで」の通帳のコピーを送ってください。

２．個人情報に関する一般常識が皆無

　O氏は、個人情報などが入った文書を添付して送信する際、パスワードなどをいっさいかけていなかった。一方のギャラクシーホームが文書を添付する際には別メールで必ずパスワードを知らせているのを見ているはずなのに、ABCサービスはまったく意に介していないようであった。
　わたしが、「こういう書類は、パスワードを設定して送るのが常識ですよ」と注意して初めて、パスワードを設定するようになった。

　ところが…ある件で、O氏がギャラクシーホームのクールビューティーだけにメールを送っていた。それをクールビューティーが我々にCCで送ってくれたのでわかったのだが、区分所有者の部屋番号と名前が入った文書をABCサービスはパスワードもかけずに送っていた。

３．違う案件のメールに引用返信してくるため、スレッドがぐちゃぐちゃ

　引継ぎに当たっていろいろな情報が錯綜するなか、違う案件のメールに返信する形で送ってきたりするので、もうぐちゃぐちゃになっていた。
わたしが送ったメールが下記。
「関係のない件名のメールに返信を付けるのをやめていただけますか？いろんな業務の打ち合わせを同時進行でやっているのに、話の流れがわからなくなって混乱します。これも、ビジネスメールの常識です」

４．一から十まで言わないとダメ、言ってもダメ

下記のようなメールをわたしはO氏に送っていたが、すべて、管理業務の中に含まれていることであり、本来なら、いちいち言わなくても当たり前に行われるべき仕事なのである。

１．××月××日中には、会計報告書と総会議案書を修正して送ってください。内容を確認しましたら、監事が署名・押印した監査報告書を送ります。
２．××月××日に、完成した総会議案書と一緒に出欠票（委任状・議決権行使書）を各区分所有者に配布してください。
３．出欠票（委任状・議決権行使書）の提出は、理事長のポストに入れるように明記してください。
４．総会議案書にみなさんの提案を集めて掲載する予定だったと思いますが、今からでは間に合わないと思いますので、もうけっこうです。まだ集めていませんよね？
遅延のないように、よろしくお願いいたします。

確認ですが、下記の2点は御社でやっていただけるんですよね？
●　××月××日に、完成した総会議案書と一緒に出欠票（委任状・議決権行使書）を各区分所有者に配布してください。
●　出欠票（委任状・議決権行使書）の提出は、理事長のポストに入れるように明記してください。
「本来弊社がすべきことで申し訳ございませんが」というのは、「提出された出欠票の集計を理事会でやる」ということに関してですね？
上記、確認をお願いします。

ここまで言わなくても出来ると思いますが、
「XXX号室とXXX号室に送付する分は、理事長宛の返信封筒に切手を貼ったものを同封してください」
という理事長からの指示がありましたので、お伝えします。

議案書のチェックが終わったので、区分所有者に配布してくれという指示を送ったにもかかわらず、最終版ができたからチェックしてくれと言うメールがあった。そのときのわたしの返信が下記。
「もう修正をお願いしているところはなかったと思います。何か変更があったのでしょうか。どこをチェックしたらよろしいですか？」

こんな調子で、ABCサービスのO氏をねちねちといじめる機会を神様がわたしに与えてくれたわけだが、その中でわたしは、Ｏ氏は言い訳が上手なだけで仕事は壊滅的にできない人なんだと理解した。元々経理担当だったからとか、人が減って忙しいから、という言い訳があったが、そうではない。この人自身が無能だからだったのだと確信するに至った。無能だからこそ、あんな会社のために嘘をつき続け、違法行為を重ねているわけである。

と言って、彼女を許せる気持ちになったわけではない。インターホンが壊れている状態だと知りながら通常総会を開こうとしなかった彼女のことを許すことなど、一生できない。

無能な上に誠実さのかけらもない人のことを、かばう必要があるだろうか？

次の話は、初めての楽しい催し

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