バックオフィスの究極形とそれに至る方法

世の中のほとんどの会社には、所謂バックオフィスと呼ばれる人たちがいると思います。
私が今見ている組織もそうです。

この仕事って、うまいこと周りの人たちと協力体制が取れたら、ものすごくAutomation化できると思います。
取引先と、受発注データのやり取りをこう取り決めよう、とか、自社の他部門との間でこの数字をこのタイミングまでに入力する、とか。

みんな、多分頭では分かってるのに、それを実現できない。
その理由の一番は「時間がない」だと思う。

そう、バックオフィス部門は、基本的に

• 定型のルーチン業務がデイリーで存在していて、時間的制約もある

• 付加価値を生みづらいので、人的整理が行われてリソースがカツカツ

• その割に、事業サイドからはコンプライアンス、ガバナンス的観点から、新たな取り組みをする時にはアドバイスを求められる

こういう状態だと思います。
ひょっとすると、ほぼ大半の組織はそうなんでしょう。
ただ、バックオフィスの特徴としては、三つ目の箇条書きにした箇所が大きいと思ってます。
つまり、自分たちの改善だけが仕事ではなく、周りの部門の改善にも手を貸す必要がある。

だから、余計自分たちの改善に手がつかない。

これを思った時に、じゃあバックオフィスが最適化できるようになるには、

• あらかじめ潤沢なリソースを確保しておく

• 先手先手で改善を進める

• 完璧なシステムを組んでおく

という前工程での頑張りが必須なのだろうと。
少しでも後手に回る時期があると、もう取り返しがつかない。
そう実感します。

そんな悩みを解決するタメに、一回、次のステップで最適化ができるのかを考えてみたいと思います。

1. まずは人手を一時的に増やせるようにするために、最低限ノウハウを文書化

2. 一時的な労働力の雇用により、既存社員の時間を空ける

3. システム導入を進める

4. 一時的な労働力をリリースし、既存社員の一部はシステム運用、残りはより付加価値の高い仕事に振り向ける

最初にドキュメント化するためにリソースを割くことと、一時的な労働力を確保できるかというところがポイントになるかな、と思います。

でも、この手順しかないような感じがしてる。。。
他に良い進め方した人がいたら、ぜひアイデアを！