ゴール地点から「何が必要か」を考える思考って大切だったり。
助手「インターネット上層部ってワードがXでトレンドに上がってたんだけど。」
ワイ「なんですか、それ？」
助手「知らない。」
ワイ「たまに居ますよね。理解できない言葉使う人。」
助手「知ったかぶりなのか、そもそも言葉の意味を分かってないのか。」
ワイ「上層部といえば会社組織に用いるものですから。インターネットなんて会社や組織は存在しませんしね。」
助手「あ、上層部で思い出した。」
ワイ「なんですか？」
■ 稟議が通らない
助手「この前、会社で企画の稟議を通そうとしたんだけど。」
ワイ「うまくいきましたか？」
助手「ダメって言われた。」
ワイ「何がダメだったんでしょう？」
助手「予算を考えろって言われた。」
ワイ「仕方ないですね。」
助手「内容はバッチリだったはずなんだけど。」
ワイ「もしかして稟議書1枚出しただけですか？」
助手「えぇ、そうだけど。」
ワイ「それが原因かもしれませんね。」
助手「？」
■ この前の成功事例
ワイ「つい先日、私も稟議出したのでその話をしましょう。」
助手「参考になるの？」
ワイ「聞いてから判断して下さい。」
助手「大した話じゃなかったらタダじゃおかないよ。」
ワイ「私が出した稟議は、実は1年前にも同じ企画で稟議をあげてました。」
助手「毎年恒例の企画ってことね。」
ワイ「外部業者を使ってダイレクトメールを発送する内容なんですけどね。」
助手「ふんふん。」
ワイ「ただ、1年前の決裁で申し送りがついていました。」
助手「どんな？」
ワイ「『次回からは予算低減のために自社で完結せよ』と。」
助手「あらら。」
ワイ「なので、今年に同じ稟議をあげると落とされることは間違いないです。」
助手「それはそうだね。」
ワイ「しかし社内リソースでやろうとすると自分の時間が奪われる。」
助手「どんだけ自分主体なのよ。」
ワイ「この状況を打開するには有無も言わせぬ根拠が必要。」
助手「で、どうしたのよ。」
ワイ「簡単なことです。説明資料を1枚余分に用意しただけです。」
助手「どんな内容？」
ワイ「外部委託と自社作業のコスト比較に加えて、それぞれのコスト内訳を数値＆グラフで示した簡単なものですよ。」
助手「それだけ？」
ワイ「加えて説明コメントを添えました。」
助手「どんな？」
ワイ「たかだか数万円のコスト差しかないのに社内リソースを使うことは合理性がなく将来の生産性を失うとかなんとか書いたと思います。」
助手「本当アナタって小賢しいよね。」
ワイ「必要な知識の活用と言って下さい。」
助手「その結果は？」
ワイ「無事決裁されました。申し送り事項もなしです。」
■ 稟議は「分からせる」プロセス
ワイ「だけど参考になったでしょ？」
助手「確かに私の稟議は1枚だったし説明もできてなかったわ。」
ワイ「稟議1枚で分からせる範囲って限られるじゃないですか。費用と内訳、見込み数値とか書いたら埋まっちゃいますからね。」
助手「補足する情報が必要ってことね。」
ワイ「自分は考えて企画するので周辺情報や実施する意義を分かってますが、相手はそれを知らないから。ならばそれを理解できるように情報を添えることは意味があるわけです。」
助手「なるほど。」
ワイ「裁判と一緒じゃないですか？」
助手「どういうこと？」
ワイ「裁判って結局は裁判長に分からせるための場だとどこかで見ました。」
助手「へー。」
ワイ「それと同じで主張すべきは主張する。説明すべきことをもれなく説明しなければ勝てないのと同じだと思いました。」
助手「なるほどね。」
■ 相手が知るべき情報を伝える
助手「ってことはたくさん情報を書いたらそれだけ通りやすいってことよね？」
ワイ「長編映画の脚本でも書くつもりですか？」
助手「ダメなの？」
ワイ「読み手のことを考えないと。相手は経営陣やマネジメントする人たちでしょ。実際は知りませんが忙しいという前提で考えて書かないと。」
助手「簡潔に書けってこと？」
ワイ「そうです。相手が判断するのに必要な情報のみを抜き出して要約するんです。説明を読んで脳内イメージしやすい順序に並べて、より補強するためのコメントを添える。これでバッチリです。」
助手「なるほどね。」
ワイ「読み手の立場・状況を考えて書く。これは稟議に限らずいかなるシーンでも大切な考え方だと思いますよ。」
助手「たまにはいいこと言うね。」
ワイ「でしょ。ご褒美を下さい。」
助手「何が欲しいの？」
ワイ「1ヶ月ほどバカンスをいただければ。」
助手「じゃあ稟議あげてくれる？」
ワイ「え？」
助手「納得できる説明が付いていれば検討するわ。」
ワイ「えー？」
助手「検討に検討を重ねてみるわ。」
ワイ「できれば早く、検討を加速して下さい。」
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