スクーティー社のプロジェクトマネジメント
プロジェクトマネジメントとは、一連の技法、プロセス、システムを駆使し、プロジェクトを効果的に計画、実行、コントロールすることです。
プロジェクトを円滑に進めるには、プロジェクトチームを組織し、目標を設定し、プロジェクトの詳細を計画し、進行状況を管理しながら進めます。
プロジェクトを成功させることを目的に、進捗や品質、コストについて管理をします。
手順・人材・設備・資金・資材などを総合的に管理し、プロジェクトのQCD（品質・コスト・納期）を守るため、詳細な計画を立ててマネジメントを行います。
締切を守るため、どのようにプロジェクトを遂行するか？
締切について顧客や利害関係者と合意した後、マネジメント担当者からチームメンバーまで、全員が締切を遵守・厳守する重要性を意識します。
プロジェクト計画を慎重に作成し、プロジェクト管理の計画書にゴール達成までの道のりを記載することにより、予定からずれることなく進行させるようにします。計画に従いプロジェクトの進行をし、日々の進捗状況を監視して、起こりうるリスクを考慮します。
進捗に影響を与える問題が発生した場合は、迅速に顧客に報告して状況を把握し、原因を分析して対処方法と調整方法を検討します。
予算内で期限内に完了させるように、プロジェクト管理に必要な項目と成功のポイントは以下のように考えています。
明確なプロジェクト計画を立てる
プロジェクト計画は、プロジェクトの成功に必要不可欠な存在です。プロジェクト計画を作ることにより、認識の齟齬が生じにくくなり、当初の目的やゴールから大きくずれてしまう事態を防げます。プロジェクトを遂行して、計画と実績を比較しながら問題点を見つけ出して、早い段階で対応することができます。
プロジェクト全体をより管理しやすくするために、タスクを小さな単位（サブタスク）に分割し、小さなマイルストーンも設定します。
進捗をコントロールする
進行中のプロジェクトで管理が重要となるのは、スケジュールです。プロジェクトの工程を細分化し、それぞれのタスクに対してスケジュールと責任者（担当者）を明確に定義します。あわせて、進捗管理を見える化しプロジェクトのメンバー全員で共有します。プロジェクトの進捗をモニターしスコープの変更を真剣に管理します。
リスクに備えて、問題を適切に解決する
プロジェクトを開始した後、重要になるマネジメントに「リスク管理」と「課題管理」があります。
プロジェクトの遅延等のリスクをあらかじめ検討し、しかるべき対策を講じておくのが、大切なことです。
また、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、さまざまな問題が発生します。小さな問題を放置してしまえば、後々どんどん問題が大きくなり、対応不可能な状況へも陥りかねません。些細なトラブルであっても、早い段階でひとつずつ解決しておくようにしましょう。
リスクと問題・課題を区別し、それぞれの管理表を作り、不断のチェックと対応を行います。
何を報告するか？
プロジェクトの関係者は、タスクの進捗状況として、完了した作業内容と日時、現在進行中の作業と完了見込み日時、今後予定している作業と完了見込み日時、開発現場の課題、プロジェクトの改善提案などをマネージャーと顧客にタイムリーに報告する必要があります。定期的に日報、週報で、あるいは不定期で報告することもあります。
プロジェクトの進捗状況を客観的に把握するには、プロジェクトの報告書を作成し共有します。プロジェクト報告書において、以下の4つの記載事項を紹介したいと思います。
①稼働状況・進捗率
「どのくらい進んでいるか」といったプロジェクトの稼働状況を記載し報告します。
また、進捗率に関しては計画に対する遅れの有無を確認して、遅れている場合にはすぐに対策を講じなければなりません。
②実績
当初のスケジュールと実際の進捗状況を比較し、工程ごとに適切に作業が進んでいるか確かめるのが重要です。システム開発の場合は機能の追加やバグ対応の状況を報告します。
③品質の評価
品質指標に基づいて、テスト密度、バグ密度などのデータを収集し、定量的および定性的評価を行います。
④課題と対策
現在対処中の問題点があれば問題が発生した経緯を書いて、要因を分析したうえで、今後の対応を併せて記載します。
要件の認識ギャップをどのように防ぐか?
顧客からの仕様を受けて、コミュニケーターは日本語または英語からベトナム語に翻訳を行い、チームメンバーはドキュメントに記入された内容をきちんと読み込み、疑問点等があればQ&A表にリストアップして、顧客に確認します。
さらに、仕様の内容を把握するために、顧客に依頼して、打ち合わせを設定し仕様に関して説明をして頂くようにします。仕様のドキュメントを読み込み、全てクリアするまで質問して、Q&A表で管理します。
大きなプロジェクトの場合、仕様の理解及び仕様変更管理等は選任担当者がBA（ビジネスアナリティクス）として担当者します。
すべてのメンバーが仕様を正しく理解していることを確認するには、次の手順を実行します。
内部ミーティングを開催して、各メンバーの理解度をチェックします。
PL及びBSEが内容をまとめて、必要な場合に認識がずれないように顧客に確認して理解したことを説明します。
要件追加及び変更があった場合、仕様変更があった場合、きちんと仕様変更管理表に事象を記載してきちんと管理する必要です。
最後に
今後も、オフショア開発を検討しているけどどのように始めたらいいか悩まれているような方や企業向けに、オフショア開発に関する情報を発信していこうと思います。
この記事は私が経営する株式会社スクーティーのコーポレートブログの下記記事を焼き直したものです。
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