リモートプロジェクトの必須ツールを紹介

リモートワークのプロジェクトを始める方も多いと思いましたので、リモートワークに必須ツールを紹介させて頂きます。

基本的に、リモートワークをはじめるにあたって、「特に特別なツールはいりません。」というのが僕が感じていることです。ただ「特別な」というのは、僕にとってであって、他の業種や業界の人では導入していないケースもあると思いましたので、紹介してみたいと思います。

＜リモートプロジェクトの必須ツール・ハード＞

ハードは、PCがあれば大丈夫です。ビデオチャットを利用するために、ウェブカメラ付き、または外付けウェブカメラは必須ですが、スマホでもビデオチャットをすることができます。

またビデオチャットをするときには、個人で接続する際は「マイク付きイヤホン」、多人数が接続する際は「スピーカーフォン」の接続がおすすめ（多人数の場合は必須）です。

個人の「マイク付きイヤホン」は、スマートフォンに付属しているものでも十分使うことができます。（昔のApple純正のイヤホンでも十分）利用することで、キーボードのタッチ音や周りの雑音がはいりにくくなるため、個人の部屋でもつけたほうが会議が円滑にすすみます。

「スピーカーフォン」は、会議室などで使う場合に、人数や広さにあわせて調整する必要がありますので、こちらは選ぶ必要があります。おすすめは、Jabraになりますが、2-3万円くらいのちゃんとしたスピーカーを選ばれることをおすすめします。

＜リモートプロジェクトの必須ツール・ソフト＞

リモートワークでは、必須となるツール・ソフトは、「チャットツール」「会議ツール」「情報共有ツール」になります。

＜おすすめのチャットツール＞

・Slack / Chatwork

チャットツールは、Slack、 Chatwork がおすすめで、どちらのツールも無料で利用することができます。リモートワークの場合は、リアルタイム＆簡易なコミュニケーションができるチャットツールは必須です。また会社メンバーのなかで、チームやプロジェクトなど、グループチャットを簡単に作成できると便利です。

リモートワークをはじめる前に、「全社連絡」「チームチャンネル」「プロジェクトチャンネル」のように、組織やプロジェクト単位でグループを作成しておくとよいです。

本当にまれですが、Facebookメッセンジャーでやり取りをするプロジェクトがありますが、利便性やセキュリティの観点から、プロジェクトとして継続してやり取りが発生する段階で、先のツールに切り替えることをおすすめします。

＜おすすめのビデオ会議ツール（ビデオチャット）＞

・zoom

リモートワークでの会議には、ビデオチャットが必須です。おすすめは、zoom ですが、whereby（旧：appear.in]）/ Google ハングアウト /Facebookメッセンジャー など、色んなツールがあり、どれも無料でも利用することができます。zoom がおすすめの理由は、色んなツールを試した結果、多人数でビデオチャットをする場合は、zoom が一番利用しやすく、また音声・ビデオが安定していました。デメリットとして、アプリケーションをDLする必要があるので、一度しか使わない＆1:1という人であれば、他のツールでもよいと思います。＊zoomには、webでビデオチャットをする機能もあるのですが、明らかに動作が悪くなるので、おすすめできません。

＜おすすめの情報共有ツール（オンラインストレージ）＞

・Google Drive

リモートワークでは、情報共有を簡易にするために、Google Drive / Dropbox などのオンラインストレージが必要です。Google Drive であれば、Gsuite で契約していれば、すぐに利用できます。また無料のGoogle アカウントでもDrvieを利用することができます。（セキュリティの観点や他ツールの利用を考えても、Gsuite の利用は必須かと思います）

また、Google の提供するドキュメント、Spreadsheet 、Presentation は、共同での同時編集もしやすいため、リモートワークでのプロジェクトでも活用すると生産性が間違いなくあがります。

＜おまけ：ドキュメント共有ツール＞

・esa.io / notion

先程紹介したGoogle が提供するドキュメント、Spreadsheet、Presentation を活用すれば、ドキュメントの共有は可能です。しかし、もし継続的にリモートワークのプロジェクトを行うのであれば、ドキュメント共有ツールの、利用をおすすめします。

Google で作成したドキュメントは、作成者によって、フォントサイズやインデントが整っていないことや、関連している情報が同じフォルダにないため、わざわざ探さなければならないなど、手間がかかるケースがあります。

もちろん、ドキュメントのフォーマットを決めたり、保存ルールを作成することで、上記のような問題の対策はできますが、esa.io や notion などのツールを使えば、ツリー構造になっており、フォーマットもタグが決まっているため、自由度が低いため、同じような構造・フォーマットにならざるをえません。その結果、情報共有という観点で、Google Drive などでの共有よりも優れていると思います。

しかし、使いこなすには、ツールのルールを知る必要があるため、全社で導入する際には注意が必要です。

＜まとめ＞

1日だけのリモートワークであえば、「チャットツール」さえあれば、ファイル共有やビデオチャットなどの機能もついているので、問題なく業務を行うことができると思います。

これから本格的にリモートワークでプロジェクトを推進していこうと考えている場合は、導入していないものがあれば、ぜひ使ってみてください。