誰にでもできない仕事？本当に？引き継ぎのコツ

こんにちは。会社の社会人です。
今日は「誰にでもできない仕事？本当に？」の話です。

あの仕事は○○さんでないとできない。

それは本当でしょうか？

勝手にみんなそう思い込んでいるだけで、実はそうでもないかもしれません。

「過去に○○さんの引き継ぎもかねて△△さんがしたけどダメだったよ。」それはやり方がダメだったのかもしれない。
もしかしたら自分の業務が忙しすぎて○○さんも協力的ではなかったかのかもしれない。

大抵の人は変化を嫌う生き物だと思います。

ただ、変化がないということは競合他社と比較すると停滞ではなく、衰退していることになるケースがほとんどだ。

忙しいのは誰のせい？

「そんな時間はない、目の前の仕事でこれだけ忙しいんだぞ」
そういっているうちはいつまでたっても今の状態からは抜け出せない。
「会社に言ったがダメだった」「上司に言ってもダメだった」
↑本当に上の人間が判断するだけの情報を提供できたかどうかが鍵だと思う。

とにかくいかに将来に投資するか。
将来のために少しずつ活動を進めていくんだ。
目先の仕事に追われているだけでは何も状況は変わらない。

そうしないと来年も再来年もずっと同じことを言っていることになる。

仕事を細分化、見える化する

まずは仕事を細分化する。
○○さんしかできない仕事を細かく分析する。

どんな作業があるのか、事前にどんな準備が必要か、アウトプットとして何が出るのか。

一度冷静に分析してみよう。
10のプロセスがあったとすれば、そのうち○○さんしかできないのは1や2かもしれない。
そして本当に○○さんしかできない部分はどこかみんなで議論してみよう。わけることができる仕事はわけてみよう。
そうすれば目先の効率は下がったとしても長い目で見れば大きな一歩に繋がる。

今でもそのやり方が最適か

昔に比べてあらゆるテクノロジーが進歩している。
代替はないか？廃止できないか？そもそもなぜそれをしているのか？
時間をかけてもいいから少しずつ紐解いていこう。

教える側、引き継ぐ側の気持ち

もしかしたら自分の仕事をとられる、違う仕事をさらに乗せられる。
そんな風に思っているかもしれない。
○○さんもあまり乗り気ではないかもしれない。
そのときはどう諭していくかも問題になる。
弊社でよくやっている手法は以下です。
「○○さんが休むと××の製品が止まるから」
「○○さんの負担を軽減したい」
「○○さんのノウハウを会社の財産として形のあるものにしたい」
「会社の利益をもっとあげて、みんなの給料や賞与、職場の環境改善に少しでも改善したいから○○さんの力を今以上に貸してくれ」

最後に

一部大手企業では75歳までの延長雇用制度を新設したところもあるそうです。
さらに単なる延長雇用という形ではなく、定年後の業務引き継ぎや若手社員への技能伝承が成功すれば賞与が大幅増額されるなどがあるようです。
日本の企業は会社の規模とは無関係に後世に伝承されるべき、企業風土、技能、ノウハウ、ネットワークを保有している会社が多数いると思います。
例えば、製造業ではアメリカ製でもドイツ製でも韓国製でも台湾製でも中国製でもない良さがそこにあるはずです。
そういったコアの部分を担ってきた熟練者の方々の記憶と記録、知恵と知識をこれからもつなげていく必要があると思います。

以上です。
今回も最後までご覧になっていただきありがとうございました。