中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.3

こんにちは。会社の社会人です。
今日は「中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.3」の話です。

私は地方の中小企業(製造業)に勤めています。
規模は非常に小さいですが、一応メーカーです。
そこで実践した改善について少しずつ紹介したいと思います。

前回の記事はこちら↓

今日は会議に関することです。

・事前に終了時間を決める

開始時間を決めていても、終了時間が決まっていない会議が多すぎると思いませんか？
明確に○時までと決めて効率を意識して進めましょう。

・会議で決めたいこと、議論したいことを事前に決めて案内する。

簡易的なものでも構いません。
A4の紙1枚にでもまとめて事前に参加者に配布してくことで、参加者の心構えも変わります。
できれば各テーマの時間配分、発表者や提案者も併記するとなお良いです。

・事前に資料は配布しておく。

当たり前なことですが、できていない場合があります。
できれば会議の前日までに配布しておくのが理想です。

・議長(進行役)と議事録係を決める。

これは定例会議なら固定でも良いし、議事録は当番制でもいいかもですね。
議事録当番制の場合、会議冒頭に今日の議事録は○○さんですよね？と確認することも忘れずに。
議長は終了時間も意識して場を仕切ってください。
必要に応じて議長は議事録係に「今の内容は議事録に残すように」と念押ししてください。

なお、議長と議事録係を同じ人に任せないようにしましょう。
間違いなくそんな会議は効率が悪いです。

・何をするか決める(決まったことを明確にする)

5W2Hで！とまでいかなくても、誰が、いつまでに、でも十分効果はあります。
細かく決めすぎるとそれが会議進行の妨げになるときもあります。
この項目は議事録にも必ず明記してください。

・定例会議なら前回決まったことの振り返りとそれに対するチェックを必ず実施する。

決めるだけ決めて実行しない、なんてことにならないように。

・参加者は参加した会議の議事録を必ず読むように義務付ける。

参加したはいいがその時の勢いだけで色々やっちゃう人がいるので。

・議事録は可能な限りその日のうちに配布する。

情報は新しいうちに展開することを心がけましょう。
紙でもメールでもいいと思います。
たまにいますが会議の1週間後に議事録を持ってくる人がいますが、それでは遅すぎます。

・議事録の形にこだわりすぎる必要があるかどうか。

いちいちパソコンで清書するほどのものか、ノートをスキャンしたデータではダメか、会議中にパソコンで作成できないか　など。

・まとめ

会議とは何かを議論する場所ではなく、何かを議論した後に「決める場」であることを忘れないようにしましょう。

以上です。
今回も最後までご覧になっていただきありがとうございました。