中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.2

こんにちは。会社の社会人です。
今日は「中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.2」の話です。

私は地方の中小企業(製造業)に勤めています。
規模は非常に小さいですが、一応メーカーです。
そこで実践した改善について少しずつ紹介したいと思います。

前回の記事はこちら↓

今日は机、作業スペースに関することです。

・共有で使用する事務用品、文房具は一箇所にまとめる

ホッチキス、ハサミ、スティックのり、セロハンテープ、マジック等々・・・
オフィスで使用する文房具は多々あります。
ところが、これらを全て毎日使うという人は稀ではないでしょうか。
事務所ではこのようなものは個人持ちせず、
一箇所に全て集めて共有して使えるようにします。
これによって探す時間や余計な在庫を買う無駄は無くなります。

もちろん業務の都合上、圧倒的に使う人がいるのであれば、
その従業員には専用で用意するのも可です。

・事務用品、文房具について発注点を決定してすぐに発注できるようにする

先ほど内容と関連しますが、消耗品については発注点を明確にします。
例えば「在庫が残り1個になったら発注する」といったルールを作るイメージです。
以下の点も一緒に決めて、事務用品や文房具の近くに表示しておくとなお良いです。

・発注点(どうなったら買うか？残りいくつになったら買うか？)
・発注数量(いくつ買うか？)
・発注先、型番、単価、納期(購入時の調査時間や手間を削減できます)

私の部署では資料を保存するロックリングファイルについて上記改善を実施しました。
新入社員でも楽に発注作業ができます。

・持ち出して使用する機具には貸し出し状況を見える化する

皆さんの会社ではテプラ、ラミネーターを使っていますか？
そのような機具について使用したい時に誰かが持って行っていて、使用できない！という経験はないでしょうか。
そのような機具についてはまずどこに置くかを明確にします。
その後、持ち出し時に記入するノートを作成しておきます。
以下のような項目があると良いでしょう。

・部署、氏名
・持ち出した日時、返却予定日時

これによって使用したい時に機具がなくても、貸し出し状況が明確なため、「誰か使ってますかー？」という確認や聞き取りは不要になります。

・退社する時は自分の机の上は何も置いていない状態にする

基本かもしれませんが、退社(帰宅)するときは机の上をきれいな状態にして帰ります。
これは5Sの面が強いですが、そうすることで帰宅後に自分の机に置かれた資料がわかりやすくなります。
翌朝来た時に、「これは帰った後に来たFAXだな」ということがすんなりわかります。
仕事の「入り」もスムーズになりますよ。

・年に2回は机の上や中を大掃除する

机の上や中には不要物が溜まりがちです。
「あとで使うかもしれない、捨てるにはもったいない・・・」という考えがあるのはたしかに理解できます。
しかし、そういったものが積もると後々とんでも無いことになります。
それを防ぐためにも、年2回は自分の机を大掃除しましょう。
そうすることで仕事をしやすい環境を維持できます。

・まとめ

オフィスや間接部門では生産性が見えづらくなります。
探す時間や確認する時間を削減することで業務効率を向上することはできます。
限られた勤務時間で最大限の成果や結果を得ることができるように、自分にできることからはじめてみるのもいいかもしれません。

以上です。
今回も最後までご覧になっていただきありがとうございました。