中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.5

こんにちは。会社の社会人です。
今日は「中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.5」の話です。

私は地方の中小企業(製造業)に勤めています。
規模は非常に小さいですが、一応メーカーです。
そこで実践した改善について少しずつ紹介したいと思います。

前回の記事はこちら↓

今日は社員の欠勤、外出、居場所の話です。

・社員の欠勤情報は共有する

今日お休みの社員についてはホワイトボードに書き出すなどしてわかるようにしましょう。
特に外部からの電話に出る人がすぐにわかる位置に書き出すようにしましょう。
会社にいると思って社内放送をしたら実は今日休みだった・・・
なんてことがないように。
そんな小さい時間でも惜しむようにしたいところですね。

・社員の外出情報は3点で抑える

様々な理由で社員が外出することもあるでしょう。
そういったときは「氏名」「行き先」「帰社予定時刻」を先ほどと同様にホワイトボードに書き出すことをおすすめします。
理由は先ほどと同じです。

・社内でも居場所を明確にする

社内でも居場所を明確にすることで無駄なやり取りを削減できる可能性があります。
例えば、縦に部署のメンバーの名前、横に行き先(部署名、工場、会議、来客、社内打ち合わせなど)を記入している表をエクセルでさくっと作ってしまいましょう。
それをホワイトボードに貼り付けます。
そのメンバーと行き先の交差する表の部分に100均で買ってきた丸いマグネットでも置いておけば大体わかるようになります。
運用できるようになれば「アイツどこいった？」みたいなのはなくなります。
ただ、この仕組みを活用するにはメンバー全員が協力する必要があります。
どこかに行く時はマグネットを置き換える、もしくはメンバーに声がけするなどがあると思います。

この改善のバージョンUPとして、使用するマグネットは一行ごとに色を交互にする、もしくはメンバーに応じて色を変えるなどすればより効果的です。
「見てすぐわかる」ということがいかに大切かということです。

・社内の電話番号(内線)リストを社内のすべての電話機に表示する。

これは総務部門のようなところに頑張ってもらってください。
しかし、単純な表にすると逆に表から探す手間が発生する可能性があるので、部署別に色分けする、会社の略地図上に配置するなど色々工夫できるでしょう。

以上です。
今回も最後までご覧になっていただきありがとうございました。