学習支援のNPOで内製ポータルシステムを大リニューアルした話（2）〜活動出欠登録〜

　カコタムシステム開発室 室長の斉藤です。

　「ポータルのない時代には戻れない！」と言わしめるのが、ボランティアスタッフが活動への出欠を登録する「活動出欠登録システム」です。
　今回の大リニューアルでも大きな改修項目でした。

出欠集約データは大事！

　ボランティアも利用者も必ず毎回参加しなければならないわけではなく、参加を希望する日を月ごとに選択して参加しています。Kacotamの学習支援は、原則一対一の個別形式（日ごとで担当者が変わる担当制）なので、活動前にボランティアと利用者の組合せを考える上で、出欠集約データはとても重要です。

古の時代

　活動に関わる人の数が少ない間は、メーリングリストや調整さん、電話などで聞いて、Excelでポチポチ集計するというのでも良かったわけですが、関わる人の数が増えると、コミュニケーションコストも集めた情報の集約コストも跳ね上がって行きます。

　前月末に一度集約をしますが、いろいろな都合で活動日近くになってから出欠が変動することがあります。それらの変更を取り逃さないようにするためのリマインドだったり、変更の把握だったりも必要です。

爆誕ポータル後

　ポータルができてからは、ボランティアは、それぞれが随時出欠を変更できるようになりました。また、2017年から導入しているChatworkとの連動により、活動日が近くなったときに出欠確認の自動通知をしたり、担当割を決める人に出欠変動を自動通知したりということができるようになりました。

【カイゼン】 「保存」ボタンを押さなくてOK！

　リニューアル前は、出欠の登録画面上で、活動日毎の出欠を選択した後、ページ下部にある「保存」ボタンを必ず押す必要がありました。が、これが地味にたまに忘れられることがあり、本人は変更したつもりが反映されていないなんてことが時々ありました。「最後の保存ボタンを押すのを忘れずに！」なんてメッセージを出欠登録の案内に入れることも度々……。なんだか、古の時代へと戻るのではないかという勢いでした。

　ということで、今回の大リニューアルで、「保存ボタン」を押す必要がなく、自動保存されるようなしくみに切り替えました。確かに、最近スマホとかアプリだと明示的に「保存」ってしないことが多くなっているんですよね……。
　また、画面の表示はなんとなくスマホでも使えるようになってはいたのですが、出欠選択のボタンサイズが小さくて押しにくい状況があったので、そこも合わせてカイゼンしました。

【カイゼン】活動予定表

　出欠登録システムと連動して、各活動拠点の活動日が分かるカレンダー機能がポータルには実装されています。公共施設等の会場を借りて実施していることもあり、日程が変動することがあるので、結構大事（そもそも不定期での開催の会場もあります）。

　ポータルができたころは、6拠点分ぐらいしか表示せずに済んでいたので、月間カレンダー形式でも見づらくはなかったのですが、拠点数が増えてきたことで、カオスになっていました。そこで、今回のリニューアルでは、学校とかでよくある月間行事予定表のような形式での表示に切り替えました。

　と、表示形式が変わっただけではなく、各日の活動名を押すと、その活動への出欠を登録する画面が表示されるようにもしました（最初からね、そうしておこうねって気がするんだけどね←）。
　この機能は、活動予定表機能としての利便性を上げるのはもちろんなのですが、特定の活動日に対して、参加出来るボランティアの数が不足している時に、「〇〇日に参加できる人がいたらポータルへの登録お願いします！」と呼びかける際に、添付するURLとして、特定の活動日だけの出欠が入力できるようなものがあると便利だなというところで実装に至りました。
　リニューアル前だと、該当の活動拠点の出欠入力のURLを添付していたのですが、人数不足の日以外も出たりして、助っ人で参加するボランティアにとってはちょっと入れにくかったこともあったなと。

【カイゼン予定】利用者向けの出欠登録

　と、出欠登録システムのカイゼンを紹介してきたのですが、現状の活動出欠登録システムに自分で自分の出欠を入力できるのはボランティアのみ。利用者の出欠は、メールやLINE公式アカウントで集約して、職員がポータルに登録するという運用になっています。

　遅くとも2021年度中には、利用者自身で登録できるようなカイゼンを入れたいと計画中です。利用者分も自分で登録できるようになると、かなり職員の事務仕事は軽減できるし、利用者にとっても気軽に出欠を登録できるというのはいいことでしょう（多分）。

つづく……