日々目の前の仕事に追われている人へ。外注力を高めて人数倍の仕事をする方法〜マインド編〜
こんにちは。株式会社ニットでマーケティングを担当している森です。
今回は外注をうまく活用して、本来複数人必要な仕事をするのに必要な具体的な方法を書きたいと思います。
というのも、僕自身、ニットに入って3年ちょっと、テレワークしながら常に複数の方に仕事を依頼して、何人分ものポジションをこなす仕事の仕方をしています。
今回はマインド編ということで、心がけておけば、仕事だけで1日終わってまた次の日が来る、なんてループから抜けられると思います。
特にこれから書く、外注/アウトソースは昨今のテレワークとも非常に相性がいいので、タイミングがいい今のうちに書いておこうと思います。
ここでは外注もアウトソースも同じ意味として扱います。
英語か日本語の違いと思ってください。
いまやテレワークがだいぶ一般的になり、一度は導入したという人も含めればほとんど人がその働き方のいいところを経験したのではないでしょうか？
オフィスに限らず、自分で場所を選んで働く。
今まで前提だった働く場所がオフィスではなくなるということで、その選択肢の多さに疲れて、結局オフィスがいいやという人も多いと思います。
「自分にとっての最適解がなんであるか、一旦前提を取り払って、試してみる、その結果やっぱり元の方がいいやと気が付くことができた」ということは自分で選んだ上での選択なので、納得感があるはず。自己肯定感アップ！！
一方で、新聞や地方自治体の発表によるとこの機会に郊外に移ったり、旅行をしながら働くというスタイルを選ぶ人も増えましたね。
偶然にもうちの会社、ニットは創業当時の5年前からフルリモート組織であり、メンバーは日本、そして世界各地でテレワークというスタイルなので、やっと世間が追いついてきたか、うへへって感じです。（何に対しての優越感？）
テレワークは私生活と仕事が混ざりやすい
テレワークをやってみた人はなんとなくわかるかもしれませんが、仕事をする場所を選べるということは、ほぼ自分の生活領域で仕事も行えてしまうということです。
（これまでは仕事はオフィス、それ以外はカフェとか家とか）
私生活と仕事の区別が物理的にも精神的にもつきにくくなる弊害については、また別途書くとして（いつになるやら）、この生活領域で全ての活動ができてしまうことは日本が欧米型のオフィスへの出勤スタイルを取り入れた約100年前以来の大きな変化、回帰です。
それぞれが理想とする生活スタイルをより実現しやすい環境がこのテレワークだと思います。
人に聞くのも、調べるのも、移動も宿泊も優れたサービスのおかげで安価にできる。
現代人はテレワークによって、仕事中は特定の場所いなければならないという制約から解放されたんですね。
また同時にJOB型（働いた時間ではなく、働いた成果での評価）を取り入れる会社も出てきて、次の段階としてはコアタイム（○時〜○時は働きましょう）もなくなり、時間と場所から解放されることになります。
じゃあそうなったときにどうやって働いていくの？ちゃんと成果出るの？と疑問が出ます。
結論としては、より短時間で、よりできることが増えると思っています。
大切なことなのでもう一回言います。
結論としては、より短時間で、よりできることが増えると思っています！！
テレワーク環境の人が増えた事によるメリット
ここまで読んでいただき、いやいや自分はテレワークできないし、関係ないよという方もいるかと思います。
そうじゃないんです。
少なくともテレワークを取り入れる動きが出て、ある程度の規模の会社がテレワークを取り入れたということで、その人たちの需要を満たすサービスがたくさん生まれています。
その中で外注/アウトソーシングを請け負うサービスも増えていて、以前よりも確実に安く、また選択肢も広がっています。
その恩恵に預かれるのは自分がテレワークをしていようがしていまいが関係なく享受できます。
外注力を高めると仕事が捗る理由
さて、タイトルにある話題へ。ここがこのNOTEの中で一番伝えたい部分です。
そもそもそ外注とは、自分の仕事を外部（他の人）に発注して代わりにやってもらうこと。
今までなら、自分の仕事を他の人にやらせるなんて、自分がいる価値がなくなってしまう！
なんていう概念がありましたが、テレワークが広がったことにより、自分の生活時間を確保しつつ仕事もしたい！という考えが少しづつ市民権を得たように思います。
よく海外ドラマで、子供迎えに行くわ〜いうて、まだ明るいうちに帰る人みません？
日本よりもJOB型（成果主義）での評価体制が多い欧米では、仕事もしつつ私生活もそのなかに混ざっているという感覚が一般的なのかなと思います。
仕事と生活が混ざってくると、必然的に、仕事だからこれはできないという言い訳ができなくなってきます。そのため、いかに生活の時間を確保するか、仕事を効率的にしてかつ昇進のために成果をあげるかという思考になります。
そこで自分のやるべきことと自分じゃなくてもできることを明確にして、自分のやるべきことをするという（割合を増やす）働き方が生まれます。
じゃあ、自分じゃなくてもできることはどうするのというと、そう、みなさん思ったように、外注です。
自分じゃなくてもできる仕事をやらないこと＝外注を活用することで仕事が驚くほど捗ります。
上の図は例えば営業職の人の月リソースを表した図。
左側が現状の労働時間の内訳、右側がコア業務とノンコア業務を分けた図です。
ここでコア業務、ノンコア業務という言葉が出てきましたが、
コア業務；会社の利益や自分の評価に対して影響のある業務
ノンコア業務；コア業務以外の仕事
とします。
もっと身近な例としては、好きな人と付き合うということがゴールだとした場合、
コア業務：付き合いたいということをきちんと思いを伝える
ノンコア業務：；雰囲気のいいレストランを探して予約する、日程調整をする
みたいな感じですかね。（業務って言っちゃうとあれですが。）
直接ゴールに結びつく行為のみがコア業務です。
告白はもちろん自身で行う必要がありますが、それ以外の、レストラン選びとか、日程調整は別に友達にやってもらっても問題ないわけです。（あくまで付き合うというところがゴールならね。）
営業の人のコア業務はなんといっても商談。
受注率が一定とした場合、単純に数こなせば契約数も増えるわけでそれはもう評価も上がるはず。
そうなんです、こうしてみると、コア業務以外のことしてるな〜って思いません？
自分の普段の業務にどれくらいノンコア業務があるんだろうと考えることは一度やってみることをお勧めします。案外、これに集中したら成果がでるんじゃないかという優先順位がつけられます。
（コア業務・ノンコア業務の仕分けについての知見が数百社分単位であるので、自分の仕事の整理をしたいというかたはTwitterからでもご相談ください。一緒に仕分けしましょう笑）
ここが欧米と日本の生産性の差だと思います。
日本はとにかく会社にいて、長く働いていることが評価されやすい。
もちろん仕事ができるからこそ多く仕事を任されて、その分成果も大きいから評価がいいということもありますが、
実際にそんな仕事ができるから働く時間が長いという人ばかりでしょうか？
少なくとも僕がいままでいた会社では、全員が全員そうであることはなかったです。
うまく外注を活用するのに必要なマインド
ここからは具体的なマインドの話です。なんとなく外注することも悪くないなとなっていざ、外注することが決まった後に気をつけたいことです。
１、自分が依頼されたら目線を意識する
２、途中確認を途中で入れる。絶対に納品日＝納期にしない
３、一度に全部依頼しなくてもいい。一部分からの外注
まず１つ目「自分が依頼されたら目線を意識する」
なんといってもその業務に一番詳しいのは、依頼するあなたです。
だからこそこれくらいは当然でしょという思考になりがちです。
でも依頼される側からすると、何が当たり前で何が外れてるのかわからない状態です。
特に初めての依頼の時は。
・なぜその業務をするのかという背景
・どんなアウトプットがほしいのか
・納品形式はなにか
・目的はなにか
これくらいは最低限でも伝えて依頼すると、アウトプットイメージがずれることは少ないです。
これは新入社員に仕事を教える時と同じですね。なので、マネジメント教育の一環として、外注への依頼を必須にするという会社もあるようです。
2つ目「途中確認を入れる。」
まあこれも言われるまでもないとは思いますが、社内だと確認いれるのに、外注となると怠る人が多くなるから不思議。
繰り返しになりますが、その業務にいちばん詳しいのはあなた。
最初の納品で100％思い通りのものが出てくるなんてそんなの奇跡！
途中の30%,80%くらいの進捗ごとに確認していくことが大事です。
こうすることで、自分の思っているものと納品物のイメージが近いものになっていきます。
自分の当たり前が相手の当たり前じゃない！
ただ、当たり前の基準をすり合わせていくことは可能なので、同じ人に頼み続けることで、だんだんと意思疎通が楽になっていきます。
外注を企業に依頼する時は、依頼を同じ人にできるのか、確認することをおすすめします。毎回違うと毎回100％の情報を与えないといけないので。
3つ目「一度に全部依頼しなくてもいい。一部分からの外注」
自分でやるのにいろいろステップがある作業は当然、外注する際の依頼も多くなります。
ただすべての作業を一度に依頼しようとすると、それこそ面倒。
依頼すること自体が面倒となって、結局自分で抱えてしまう羽目に。
よく依頼するのが面倒で、自分でやる方が早いよという人がいますが、待ってください。
たしかに作業スピードは自分でやる方がはやい。だってその業務を一番知っているのは・・・以下略
ただ、その作業をしている間に他のことができる、つまり今まで一つの作業しか進まなかったことが、同時に複数進むようになる。
これ、精神的にもかなり楽で、
これやって、次にこれもやって、その次は、、、状態がなくなります。
例えば、イベント開催の際、タスクはめちゃくちゃあって
・会場探し
・会場予約
・ブース・出し物の企画
・予算計算
・参加する旨の告知
・ノベルティの企画
・関係者の日程確保
などなど、さらにそれぞれの項目で細かくタスク分けすることになります。
この場合、外注も含めてタスクを振ると
会場探しと予約、企画案出し、参加する旨の文章作成、他社のノベルティ例リサーチくらいは外注して、自分はその間に予算を計算して関係者に話を通して、日程確保に動けばいいんです。
７つのタスクが連なっているのから、たった2つのタスクをしてる間に同時進行で動いているわけです。
こんな風にタスクを洗い出して、外注しやすいところから依頼するようにするだけでも、幾分依頼するハードルは下がるはずです。
頼みやすいことというのは、ある程度型が決まっていたり、自分がその工程を描けたりするものなので、そういう業務こそ、外注する余地がある業務だと言えます。
もう一度まとめると
１、自分が依頼されたら目線を意識する
２、途中確認を途中で入れる。絶対に納品日＝納期にしない
３、一度に全部依頼しなくてもいい。一部分からの外注
という心がけが大事です。
最後に
つらつらと書いてきましたが、1NOTE1テーマをなるべく実践していきたいので、この回はここまでにしたいと思います。
世の中の働き方がアップデートされていく中、少しでもこのNOTEが役に立てば嬉しいです。
外注/アウトソーシングについては、役に立つ資料を結構力入れて作っているので、具体的にもっと詳しくという方は下記ページから見てみてください。
（ガンガン作ってupしてるので、まだカテゴリ分けができてない。。近日中にもっとみやすくします。。）
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