週の5%は「仕事を減らすための時間」に充てる

目の前にある作業をこなすだけで1日が終わってしまった… という経験、したことはありませんか？

「今、目の前の仕事を片付けないと回らないんだ！」という状況に陥ると、だれしも経験する状況のひとつです。

しかしそうまでして目の前の仕事を片付けても、そのせいで残業が減らず、集中量が下がり、ミスを誘発し、また仕事が増える…

これではずっと楽になりませんし、精度も生産性も上がりません。

生産性を重視する企業であればあるほど、昨日と同じ仕事の仕方をしていてはいけないはずです。

何とかして状況を好転させねばなりません。

ではこの負のループから抜けだし、状況を好転させるには具体的にどうしたらよいのでしょうか。

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よくいわれる方法の一つに「20%ルール」があります。

1日8時間労働だとすると、そのうちのおよそ1時間半を「目の前の作業を片付ける以外のことに充てる」というものです。

大手外資系企業で何年も前から導入されているこのルールですが、内容を見ると「今の仕事とは関係ないようなことを自由にやってみましょう」というもので、主にイノベーションのための方法として紹介されています。

しかし漠然とイノベーションといわれもピンときませんし、忙しい中まったく担当業務と関係ないことを夕方から始めるのはなかなか勇気がいります。

しかも20%となると、1週間5日勤務だとしたら、そのうち丸1日担当業務を停止しなければならない量です。

さすがにそうそう導入できる方法ではありません。

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ということで私はこれを「5%ルール」に変え、仕事を減らすための作業に充てる時間にしました。

つまり、週40時間勤務のうち2時間を確保するのです。

余裕がなければまとまった2時間でなくてもかまいません。30分を4日に分けてもよいのです。

それも無理なら午前15分、午後15分を4日にわけてもよいのです。

そしてこの5%の時間を徹底して「仕事を減らすため」に頭と時間を使います。具体的には

・ルールを見直して不要な作業を減らす
・重要度の下がった作業をやめていいか上司に相談する
・ExcelなどでToolを作って事務作業を自動化する
・スケジュールを見直して余裕のある時間配分にしなおす
・部下や他部署と連携して業務量を再配分できないか調整する

つまり、今ある仕事をいかに減らすか／今の仕事をいかに楽にするか にフォーカスして考えるのです。

正直週に2時間の作業では劇的な改善は望めませんが、同じ作業を繰り返しているだけでは何も変わりません。

しかしこの5%ルールを積み重ねれば、3ヶ月で30時間ほど「仕事を減らす作業」についやすことができます。

ここまでくると確実に仕事の量も質も変わってくるのが実感できるはずです。

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仕事は黙っていても減りません。自分から減らさないとむしろ増えます。

昨日と同じことをしていては、明日の残業は減りません。

昨日と同じことをしていては、生産性は上がらないのです。

どうしても仕事が辛いみなさん、まずは5%から始めてみてはいかがでしょうか？