レポート作成のポイント：時間短縮編
前回はレポートを書く際のポイントについて書きましたが、今回はそれをどう「素早く綺麗に作るか」についてです。
報告物の多い中間管理職は特に効果があると思います。
昨今では 「時間がかかるので Power point は禁止！」という会社もあるようですが、多くの会社では未だに多く普及しています。
今回はpower pointでレポートを書く場合を想定していますが、大事なのは「下ごしらえしておく」ことです。
資料作成の時点でまっさからから始めると、瑣末な調整にかなり時間を食ってしまいます。
それを回避するために下ごしらえをしておくと、通常の1/3程度の時間で作成が済むうえ、見た目もとても綺麗に仕上がります。
今回は特に効果のある方法を3つ紹介しますね。
方法１：レポートのテンプレを作っておく
Power pointで資料を作成するにあたり、画面構成やフォントサイズの調整などに余計な時間がかかることが多いです。
そのため私は、事前にどんな内容でも使いまわせる汎用的なテンプレページを10枚をつくっており、内容に合わせてコピーして使っています。
内容は様々でも、案外画面構成の種類はそんなに多くありません。
・基本のスタイル
・グラフを画面下部に2つのせるスタイル
・画面右半分にグラフをのせるスタイル
・文字のみの項目を3つ書くスタイル などなど…
過去の資料を見直し、その中でよく登場するスタイルを事前にテンプレとして作っておきます。
この下ごしらえをしておくと、フォントのサイズや種類、画面構成を調整する時間を大幅に節約できています。
ここで注意するのは、資料の体裁は会社や部署によって好みがあるということです。
自由に作ってよい立場であればあまり気にしなくてもよいかもしれませんが、あまりに普段の資料体裁と違うと「直し」の指示が入ることもあるでしょう。
今まで社内で提出されてきた資料を20枚ほど見ると、ある程度の資料体裁のパターンが見えてきます。
・文字の配置
・図形でよく使われる色
・フォントサイズ
これらを参考に、よく使われる体裁を真似てテンプレを作っておきましょう。
方法２：グラフのテンプレを作っておく
グラフの作成と成形も時間がかかる作業の一つです。
この場合は、グラフも先に作り込んでおくと便利です。
その際に注意しておくことは以下です。
文字サイズを合わせる
→タイトル、軸の文字サイズなどを事前に整えておくとよいです
→すべてのグラフでバラバラのフォントサイズだと汚くみえてしまいます
色を抑える
→初期設定では濃い色が多いので、少し薄い色に変えておくと見やすいです
→濃い色を使う場合は文字を白抜きにする等の気配りも大事です
グラフサイズをテンプレに合うサイズにする
→縦横の比率がテンプレと合わないとグラフが歪みます
→事前に作成したテンプレにぴったりはまるサイズにしておくと、貼り付けるだけで綺麗な資料の完成です
また「せっかく作った綺麗なグラフ、他のグラフにも転用したい！」という場合は、Excel自体にグラフのテンプレを記憶しておくことも可能です。
これも時間短縮になりますので参考にしてみてください。
方法３：過去のファイルを同じ場所に貯めておく
基本ですが案外大事なことです。
作成したものをきまったフォルダ内に順番に置いておくことで、過去どういう流れで作成していたのかをすぐに確認できます。
前回のレポートでここは褒められたな… ここはあまり理解してもらえなかったな… ここは説明しにくかったな… と修正箇所もすぐ参照できます。
ここでの注意点は、ファイル名を整えることと、アーカイブフォルダを作らないことです。
「○○分析レポート_20210507」のようにファイル名＋日付にしておくと、勝手に古い順から並んでくれます。
2月に提出したレポートではどういう話をしていたかな などの確認が即座にできるわけです。
また、アーカイブフォルダに別途移動してしまうと他のメンバーが見たいときに探しにくくなります。
ファイル名を正しく決めて順番に並んでくれさえすれば、先頭＝最新ファイルだと分かるのでフォルダ整理の作業自体が不要です。
まわりのメンバーにも「このフォルダに新しいものから古いものまであります」と1回周知するだけで良いので無駄な説明も省けますね。
＊＊＊＊＊
ひとつひとつは大した工夫ではありませんが、これらを先に作り込んでおくと資料作成の速度が飛躍的に上がります。
しかもとても綺麗な資料が出来上がるのです。
クオリティの高い資料が素早くできれば、相手にも正しい情報が伝わる＝余計な仕事が増えない＝残業が減りますし、相手からの信用も得ることができます。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？