ファイルはなるべく「共有」する
PCで仕事をしているうえで重要なことのひとつがファイルの保存場所ですね。
ファイルはよほど人に見せたくないものは別ですが、なるべくオンライン上に保存しておくほうがよいです。
社内サーバーのサイスが限られている場合もありますが、なるべく「みんなから見える場所」に置いておくことが重要です。
今回はファイルを共有するメリットについて紹介していきます。
進捗を全員で把握できる：
複数のメンバーがプロジェクトに関わっている場合「あれどうなった？どこまで進んだ？」のやりとりは結構発生します。
そのほかにも管理簿や報告をとりまとめたファイルなど、複数のメンバーが参照するタイプのファイルには有効です。
特にガントチャートなどの進捗管理ファイルはサーバーに置いておくと便利です。
「いまどうなってるっけ？」に毎回答えるのは予想以上に稼働を食う作業です。
それを回避するためにも「最新のファイルはここにあります」と一言共有するだけで、他のメンバーは勝手に見てくれるようになります。
また、次回同じようなファイルを作りたいときに前に誰かが作ったものを参考にできるので、ゼロからフォーマットを考える必要がなくなくなるので効果は予想以上にありますよ。
メールサーバーへの負担を減らせる：
多くの会社ではメールはメールサーバーに保存されます。
例えば書類をPDFファイルでメールで送信する場合、一枚でも2MB程度です。
それを50人、100人に一気に送信するタイプのメールであれば、社内トータルのメールサーバーへの負担は200MB。
これを毎週、毎月繰り返すと… メールサーバーに不要な負担がかかりますね。
これが、ファイルをサーバーに保存することで、そのファイルのURLだけをメールに書き込めば全員で同じものが共有できます。
しかもメールサーバーへの負担はゼロです。
その分大切なメールを沢山保存しておけるメリットもあります。
急に休みになっても引き継げる：
あなたのPCのローカルファイルに保存されているファイルは、原則あなたにしか開くことができません。
もしパスワードをむりやり初期化して開いたとしても、どこにお目当てのファイルが保存されているのかは本人のみぞ知る…
急な休みになった＝仕事が進まない では困ります。
そうならないためにも、きちんと共有ファイルに最新データを保存する癖をつけるとよいです。
おまけ：
そもそも共有ファイルに保存したファイルの場所をどうやって相手に教えたらいいの？という方は、以下の方法を覚えておくと便利です。
とても簡単ですよ。
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仕事の原則は「一人で抱え込まないこと」です。
何でも一人でやろうとすると、生産性も精度もなかなか上がりません。
そのためにファイルはなるべく見えるようにすることで、お互いに助けやすくオープンにしておくことが大切です。
是非参考にしてみてくださいね。
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