タスクリストを止めてカレンダーに書き込んだら時間管理が楽になった話

充実した１年間を送ることができた

早いもので2022年も残り僅かになりました。
私はこの１年間はすごく長かったです。仕事を変え、業界を大きく変えたという変化があったことが大いに一因していると思います。今年の序盤には北京オリンピックがあったなんて信じられません。遠い昔のようです。

人間、大人になるほど時間の感じ方が早くなるといいますよね。新しい経験や刺激が少なくなるからだと言われます。今年の自分が体感した長さを振り返ると、それだけ充実した１年間を過ごせたということかと思います。

仕事を変えたのはとても大きな変化で、その中で新しい経験も数々できましたが、それ以外にもたくさん新しいことができました。行こう行こうと思ってこれまで行けなかった北海道旅行、ついに今年は行けました。ずっといつか会いたいと思っていた現地の友人に会えました。
旧友にもたくさん会えました。以前は仕事の人と「ちょっとメシ食って帰るか」というのが定番でしたが、最近は仕事のあとに、仕事と関係ない友人・知人たちと食事に出かけたりする機会を作れるようになりました。
自宅の部屋の模様替えもしました。特に仕事部屋で、なんとなく満足していないレイアウトだったのですが、これが自分の納得いく形に十分吟味して変更することができました。
そういえば趣味もひとつ増えました。もともと船舶免許は持っていたのですが、部活動の指導に使うのがメインで、レジャーに利用したことはなかったのですが、プレジャーボートを借りて春の隅田川を自分の操舵で遊覧したのは最高に楽しかったです。
様々なことに時間を使えた１年でした。

過去、何かと忙しくなりがちだった社会人生活

今年は本当に充実していたと感じる一方で、もっと過去を振り返ると、こんなにプライベートまで充実させられる社会人人生を送れたのはもしかしたら初めてかもしれません。
私はどこの会社に行ってもそうなのですが、比較的周囲から仕事を振られがちで、私も私で受け取ってしまうもので、結構パンパンになりがちな性分でした。最初の会社では、本当にひどい時では帰らない日もあったくらい。
今思えば、自分がプライベートの時間を充実させられるような余裕を持つ以上に、仕事を受け取ってしまっていたのだと思います。

しばらくそんな社会人を送って気づいたこと

私も今年39歳になりました。まぁまぁいいおっさんですよね。笑
これくらいの年齢になってくると、周囲の仲間たちの中には子供がいる人も多く家族との時間を充実させていたりします。他にも、趣味を充実させて、ワインやお酒に詳しい人、料理がすごく上手になった人、旅行が好きでたくさんオススメを教えてくれる人、などなどいます。
それに対して私は、、、というと、結構仕事と部活動ばかり。平日は仕事、週末は部活動といった取り組みに勤しんできた結果、年齢にしてはちょっと教養が足らんなあと感じます。
もちろんこれまでの生活は、これはこれで後悔していなくて、得られたものはたくさんありますし、これからもやっていくことは間違いないのですが、もう少し見聞の広い大人になってきたいと感じました。

タスクリストの意味を疑った

その後、仕事や部活動以外でやりたいことを書き出してみました。旅行で全県制覇してみたいとか、観れなかった映画を観たいとか、投資をやってみたいとか、、いろいろ。書き出していくと、自分が本当にやりたかったことの、本当にごく一部しかこれまでの人生でやっていかなかったことに気づきました。これは人生勿体無いと思いました。
その一方で、じゃあそれをやっていく時間があるのかというと、自分の手元には減らない仕事のタスクリストがあり、やれる気がしませんでした。
いつも私はこの「仕事のタスクリスト」に対して優先して時間を費やしていて、これが減ってきたら有給を取って休もうとか考えていたのだと思います。
でも不思議なことに（いや、ある種当たり前で）タスクリストって減らないんですよ。作ったことある人ある方ならわかると思います。タスクリストのタスクは潰していく一方で、新しいタスクが入ってくるんです。だから終わりがないんですよね。だからいつまで経っても有給なんて取れない。この構造に気づきました。
そこで振り返ります。「タスクリストってなんで始めたんだっけ」と。

タスクリストが形骸化していたことに気づいた

タスクリストを作り始めたのは新卒の１年とか２年目とかでしょうか。
もともとはたくさんある仕事のうち、今週やらなければいけないことや、今日やらなければいけないことを明確にする目的で始めました。つまり「時間管理のため」にやっていたはずです。
しかしいつしか「タスクの備忘録」に成り下がっていることに気づきました。目的がいつの間にか、メモをしておくことになっていたのです。
多忙な日々を過ごしているうちに、とりあえず舞い込んでくる仕事に対して「これもやらなきゃ、メモ」、「ああ、これもね、メモメモ」などなど、思考停止してとにかく一旦受け取っていたと思います。プロダクトマネージャーという、製品に関わる論点全てに一定の責任を持つ立場という職性もあると思います。こうするうちに、いつしか自分のキャパシティを超えるタスク量がタスクリストに記述されるようになっていたようです。ここに気づきました。

ついにタスクリストを捨てて、「タスクカレンダー」にした

結局一番大事な時間管理ができないのでは、タスクリストの意味がまるでないじゃん、、ということに気づき、これを止めることにしました。
代わりに、やらなくてはいけないことが出てきたら、ひたすらGoogleカレンダーに書き込むことにしました。

予定表サンプル

サンプルですが、イメージこんな感じです。
[会議]と書かれているものは、誰かとの打合せですが、それ以外は自分のタスクをやるための時間です。何かタスクが生じたとき、それをリストアップするのではなく、それをいつやるのかをカレンダーに書き込んでしまうのです。私はこれを「タスクカレンダー」と言っています。
また、カレンダーには出勤や退勤の時間、休憩の時間も入れるようにしていて、自分が働ける時間を明確にしています。自分が働ける時間の間に、出なければいけない会議がいくつかあり、それ以外の時間が自分が手を動かせる時間ということになりますが、何かタスクが生じたときにはその時間の間でしかやることができないはずという原則をもとに、タスクをそこに書き込みます。
その上でホワイトスペースがあるのであれば、まだ余裕があるということですが、とはいえそこに無闇に仕事を詰め込んでは、イレギュラーに対応ができないので、注意が必要です。

タスクカレンダーのメリット

タスクカレンダーのメリットはいくつかありますが、特に良いところはこのようなものでしょうか。

①タスクをやる時間が本当にあるのかが明確になります。仕事が飛んできたときに、断ったり後回しにさせてもらうべきなのかが、事実をもって即座に判断できるようになります。「なんとなくできそうだな」で受け取ると、大体オーバーワークになりますので、それを防げます。

②他人に対し、「会議がないからって暇じゃない」アピールができます。予定に隙間を作っていると、会議の招集通知が飛んできます。いつの間にか自分のタスクをこなす時間が削られます。これを防げます。

③結果、仕事時間において、自分のやるべきことをやる集中時間を作ることができ、時間内に終わらせることができ、プライベートの時間を捻出できます。

使いこなすコツ

その日その日の予定を確認して、開いた時間にタスクを入れていくのでは、タスクリストとあまり変わりません。
このタスクカレンダーのやり方の最大限に発揮するためには、「やること」が明確になった瞬間に、それを実現するために道筋を立てて、その全てをカレンダーに書き込むことです。
例えば、「お客さんにA商品を提案をする」というタスクに対して、「A商品の最新仕様の資料を入手する」、「お客さんへの提案ストーリーを考える」、「上司に方向性にフィードバックをもらう」、「資料を作る」、「上司に見てもらう」といったように分解されたタスクが生じ、これが道筋となります。このどれもが時間を要することなので、できるだけこの細かくした単位で、先々の見通しを立ててカレンダーにひとつひとつ書き込むのです。
この方法は、新卒１年、２年だと難しいかもしれません。なぜならひとつのタスクが生じた際に、先々に何が発生するのかについての見通しが難しいからです。逆に経験がある人ほど、有効です。

まとめ

人生、充実させるためには自分の時間を捻出しましょう。そのために、自分のキャパシティの限界を可視化して、その中でできることをやっていくようにしましょう。タスクリストだと、自分の限界との比較はできません、是非自分が持っている時間に対して、比較できるようにしてください。タスクカレンダーはその手法としてオススメです。独自の方法なのかもしれませんが、私はこの方法で今年かなり充実させることができました。