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ノウハウ大公開!【中小ベンチャー企業のための新卒スカウトメール大全】

永田圭

こんにちは!白潟総研の永田圭です。

今回は「新卒採用×スカウト活用」というテーマで書いていきます。
私自身も、以前新卒スカウトサービスの会社で働いていました。
私のスカウト運用に関する経歴及び経験を簡単にご紹介させて頂きます。

・2017年〜2年半、新卒スカウトサービスのリーディングカンパニーで勤務
・累計200社以上のスカウトサービスを活用した採用支援に従事
・これまでの経験かつ白潟総研でのスカウト運用における平均返信率:38%

新卒×スカウトの分野では専門的にご支援させて頂くことも多かったので、その知見が少しでもみなさまの参考になればと思っております。
ぜひ最後までお付き合い頂ければ幸いです。

●そもそもスカウトは自社の勝ち筋か?の判断軸

①そもそもスカウトメールはどういう道具なのか?

スカウト型サービスは、学生データベースから自社に合った人を検索し、気になる人材に直接メッセージを送る「攻め」の採用手法です。
これまでの一般的な採用手法は求人媒体に掲載し、後は学生からの応募を待つという「待ち」の採用手法でした。
その「待ち」の姿勢と比べると「スカウト型サービス」は採用担当者が特定層のターゲット人材に「ピンポイントでアプロ―チできる」という点で効果的です。


スカウトで数十名採用することも可能ではありますが、オススメは自社の採用職種の中でも採用難易度が高い層へピンポイントで活用することです。
(例:「この層だけ特に母集団が少ない」「幹部候補人材の素養を持つ学の母集団を効率的につくりたい」など)

『超ピンポイント層の母集団形成における課題感』×『スカウト送信におけるリソース問題』がクリアになる企業様はスカウト型サービスがマッチするのではと考えております。

➁人件費シミュレーション

採用コストに紐づく「人件費」
この観点から大手媒体とスカウト型サービスを比較するのもオススメです。
採用人数によっては大手媒体+スカウト型を併用して使うケースもあるので、その際は両サービスを活用することでどれだけの人件費がかかるかの参考になるのではと思っています。

もしくは、大手媒体に複数掲載している場合ですね。
例えば24卒では大手媒体を1つに集約し、その浮いた分の予算でスカウト型サービスを検討されている企業様もよくお聞きします。
ご検討にあたり、人件費の観点からスカウト型への費用対効果を考えることもオススメです。

下記に『5名採用時の大手媒体とスカウト型サービスの人件費シミュレーション』例を添付しておきます。
(細かいので、もし見にくいようであればこちらまでご連絡ください!)

5名採用時の大手媒体とスカウト型サービスの人件費シミュレーション

●スカウト活用における人的工数

中小・ベンチャー企業では採用専任で稼働できる企業はそれほど多くないのが事実です。
なので、学生を検索し、プロフィールを読み込み、スカウトを送る。
この一連の流れにかける工数を割けずにスカウトを断念してしまうケースが多いなと感じています。

ただ、これまでのように「待ち」の採用で一定のエントリー(母集団)が集まる時代は終わりました。
この辺りは身近に感じられる方が多いのではないでしょうか?

そんな中、少子高齢化や労働力不足が叫ばれている採用市場では、企業側から「攻め」の姿勢で学生にアプローチしていく動きは必要不可欠です。
「届けたい、会いたい学生にピンポイントでアプローチできる」ことはスカウト活用における大きなメリットです。

スカウト活用は人的工数がボトルネックになることも共感できます。
しかし、時間をかければかけるほど「成果」に繋がるのも事実です。
これまで200社強のスカウト運用をお手伝いしてきた経験から確信を持って言い切れます。

また、スカウト活用において工数がかかるというイメージは往々にして「スカウト活動計画」を作成せずにスタートすることで起こるケースが多いです。
この後のパートで詳しくご紹介していきますが、どのくらいのスカウト数をどのタイミングで、何通ずつ送るのかなどの指針となる目標数値を設定することで「実はそれほど工数かからないね!」となることもお客様とお話する中でよくあります。

●スカウトを効果的に実行する為にやるべきこと

スカウトを開始するにあたって、やっておくべきことをご紹介します。


<やっておくべきこと>
①スカウトサービスを選定する上で確認すべきポイントを把握
➁採用ペルソナの設計
③スカウト送信時期×ターゲット検索軸の設定
④年間のスカウト活動計画の作成
⑤スカウト送信時間を固定

①スカウトサービスを選定する上で確認すべきポイントを把握

・学生のスカウト平均受信数
色々なスカウトサービスがある中で、1人あたりのスカウト平均受信数を確認することは大事です。
登録企業数、登録学生数、そしてスカウト送信に関する制限(スカウト上限数が決まっていたり)などで学生にスカウトが届くリーチ数に差があります。
スカウトサービスを選定する上で、自社がどんな環境で勝負するかのイメージがわくのでぜひ運営企業に確認してみることをオススメします。

・学生はどんな理由、目的でスカウトサービスに登録しているのか
実はこのポイントは意外に確認されない方が多い印象です。
私はこれまで複数のスカウト媒体を運用してきた中で、スカウト媒体によって学生が登録する目的に少し違いがあると感じています。
一例をご紹介します。

■スカウト媒体A
学生時代の経験をプロフィールに記載することで、純粋に自分の経験を企業に見てほしい。そしてスカウトがもらえる。
つまり「採用されたい」という就活準備ではなく、本選考を見据えて登録する傾向の学生が多い。

■スカウト媒体B
スカウトももらえるけど、どちらかというと「就活準備コンテンツ」が充実しているので登録してみる学生が多い。
就活準備のた為に就活初期に登録して、後期はメインで活用しない学生も少なからずいる傾向がある。

■スカウト媒体C
スカウト媒体+イベントも運営している場合。
イベント参加した学生に受付でスカウト媒体にも登録してもらう流れ。
その場合は、学生がスカウト媒体に登録したことをそもそも認知していない可能性もあるので登録学生数とアクティブ学生数の数値に差がある傾向がある。

上記3つの中で個人的にオススメは『スカウト媒体A』です。
昨今、スカウトをもらうことに学生は慣れています。
そんな中で、純粋に本選考を見据えて「自分を見てくれ!」というバイタリティある学生の登録が多いスカウト媒体は成果に繋がりやすいです。

どういう目的・思考で学生がスカウトサービスに登録するのかもぜひスカウトサービス選定時に確認してみてください!

・登録学生数に対するアクティブ学生の割合
ここは「超」重要です!!
登録学生数が多くてもアクティブに活用している学生数が少ないと効果に繋がりにくいです。
登録学生数はあくまで累計なので、アクティブ学生数は必ず確認することをオススメします!

正直にお伝えすると、スカウトサービスごとに登録学生が重複している事も多いです。
ただ、スカウトサービスによってはアクティブ率に差がある印象なのでここも必須チェック!
*デモ画面を事前に閲覧できる場合は、みなさんの会社ごとに実際に検索軸をいじってみてください!(どれだけのスカウト対象者がいるのか)
【補足】
社内稟議の際に「自社ターゲット学生の登録数」×「アクティブ率」の数値を共有するといい参考数値になりますよ!

➁採用ペルソナの設計

これはスカウトに限ったことではありませんが、改めて見直しておく必要があります。
ピンポイントでスカウトを送るので、「どんな人に送ればいいか?」という要件や要素はしっかり言語化しておくことをオススメします。
そうしないと、複数人でスカウトを送信する時にブレが出てしまいます。
下記のような流れをイメージしながらペルソナ設計をしてみてください!

③スカウト送信時期×ターゲット検索軸の設定

スカウトの承認率に影響するのは「スカウト送信時期」×「ターゲット検索軸」です。
スカウト送信時期は、3月ナビ解禁前のプレ期が年間の中での承認率が高いです。
ここはみなさんよくご存知かと思います。

もう1つの要素として、「ターゲット検索軸」も非常に重要です。
ターゲット検索軸はいきなり自社にベストマッチな軸は見つからないので、色々な検索軸を試しながら自社にマッチする検索軸を探してみてください。

意外に「ターゲット検索軸」は見落とされがちなポイントなので、ぜひ今後は検索軸にも注意してスカウト運用してみてください!
検索軸を設定する時のポイントもご紹介します。

■第一ターゲット検索軸
ここは必ず全員にスカウト送信するというレベル感の検索軸
つまり、検索学生ヒット数は極力少なめにすることがポイント

■第二ターゲット検索軸
第一ターゲット検索軸にスカウト対象者がいなくなった時の為の検索軸
第一ターゲット検索軸より少し広めに検索軸を設定することがポイント

■2つの検索軸の利用イメージ
Ⅰ.第一ターゲット検索軸で出てきた学生にスカウト送信を実施
Ⅱ.第一ターゲット検索軸の中で対象者が少なくなってきたら第二ターゲット検索軸の学生にスカウト送信
Ⅲ.第一ターゲット検索軸にスカウト送信する中で、第一ターゲット検索軸にも新しい学生が登録してくる
Ⅳ.そしたら、また第一ターゲット検索軸に戻ってスカウト送信
Ⅴ.この後は上記の流れを繰り返すイメージ

④年間のスカウト活動計画の作成

スカウト送信にあたっても「計画(アカウントプラン)」を作成することは大切です。
スカウトは運用負荷が高いです。(前述でもお伝えしましたが)
なので、目標を決めず走り出してしまうと心が折れます(笑)
明かりのないトンネルをひたすら歩いているようなイメージですね。

実際のみなさんの採用活動における歩留まり率を参考にして計画を作成することをオススメします。
(最低でも何名合えば、何名に内定が出て、何名承諾してくれるのかの率)

ここがわかれば「じゃあ、スカウト媒体で今年は●名採用したいから、●名に内定出す必要がある、●名に内定出すためには●名をスカウト経由で会おう。そうすると年間●通のスカウト数が必要で、それを●ヵ月で割ると~」と年間計画の見通しが立てやすくなります。

このあたりの話を表にまとめたサンプルが下記画像です。

年間スカウト計画表のイメージ

*↑スカウト承認後の「会い方」別でコンタクト率が変動するので3パターンの受け皿を想定して作成しています。

月次スカウト計画表のイメージ

↑これは年間の通数を月ごとに分配しています。
月ベースで最低でも●名にはコンタクトするというKPI設定のイメージです。
かつ、スカウトにかかる時間まで計算しています。
(大体、プロフィールを読んで1スカウト送るのにかかる時間は10分ほど)
ここまで分解すると、意外に時間かからないね!となります(笑)

⑤スカウト送信時間を固定

リソースが限られている中小ベンチャー企業にとってスカウトにかけられる時間は限られています。
そんな中でオススメなのはこの「スカウト時間を固定する」ことです。
例えば、「週に●●通を木曜日の10時からの1時間で毎週送るようにしよう!」と決めるイメージです。
そうすると、スカウト送信時間がルーティーン化するので闇雲にスカウトに時間を取られる負担が軽減できます。
ぜひ「スカウト送信時間を固定する」にチャレンジしてみてください!

また、反応が良いスカウト時間もご紹介しておきます!
(あくまで参考なので、必ずしもこの曜日、時間がいい!という訳ではありません)
もちろん、採用職種によっても多少効果に差があるのでPDCA回しながら自社にあったスカウト時間を発見できるといいですね!

<効果的なスカウト送信時間>
月曜午前・金曜夜、土日の前後は応募率が低くなる傾向で
火〜木曜のお昼13時ごろのが応募率が高くなりやすい!

●反応がいいスカウトとそうでないスカウト

スカウト運用している方には、釈迦に説法かもしれません(笑)
大前提、お伝えしておきたいことは「スカウトは片手間でやってはいけない」ということです。
片手間でテンプレート送信しているスカウトはメルマガ感が学生にダイレクトに伝わります。

ここ2~3年で、ダイレクトリクルーティング(スカウトサービス)が市場に浸透してきました。
企業側のみなさんは学生(特に都心部)は「スカウトをもらうことに慣れてきている」という思考を持ちましょう。
だからこそ、より「スカウトの希少価値×差別化」が求められているのです。

その上で、これまで200社強の企業様のスカウト運用をお手伝いする中で見えてきた『学生からの反応がいいスカウトのポイント』を3つにまとめました。

<反応がいいスカウトの条件>
①固有名詞が記載されている
➁プロフィール記載の活動へのひとこと感想が記載されている
③学生時代の経験がどう自社で活かせるかを具体的に記載されている
④スカウトを承認した後にどんなフローになるのかが明記されている
⑤ユーザー側の見え方を意識する(CX的観点)

①固有名詞が記載されている

基本のキかもしれませんが、大事なポイントです。
固有名詞を少しでもいれることで、受け手の学生は「ちゃんとプロフィール読んでくれている!」と思います。
この「プロフィールを読んでくれている!」が伝わることは大事です。

例えば学生のプロフィールに「スタバでのアルバイト」や「●●●のサークル活動」という文章があったとします。
そうした場合に「あなたのアルバイトの経験が」や「あなたのサークルでの経験が」と書いてしまうとスカウト承認率は下がります。

アルバイト経験やサークル経験をアピールする学生は多いので、学生の心理としてはこうです。
「あ、この文章使いまわしてるのかな・・?」
(実際に色々な学生の声を聞いたので、事実ベースです、、)

それを固有名詞で「あなたのスタバでのアルバイトの●●のご経験が~」や「あなたの●●サークルでの●●のご経験が~」と固有名詞をいれてあげましょう。
学生側からすると「固有名詞+自分の経験」に即す形でスカウト文章が届きます。
それが「あ、プロフィールちゃんと読んでスカウト送ってくれているんだ」という印象に繋がります。

実際の学生からの声で、「ここまでプロフィールを読んでスカウトを頂いたのは初めてです。当初志望していた業界ではないですが、ぜひ一度お話を聞きたいです。」と学生から返答があることも多いです。

正直、プロフィールを読まずテンプレートでスカウト送信することはロボットでもできます。
その中で、人だからこそ文章にできる感情や表現は必ずあります。
常にスカウトを受け取る先には「人」がいます。
そこまで考え、受け取る側の気持ちに寄り添いながらぜひスカウト1通1通を大切に運用していきましょう。
あなたの1通のスカウトから素晴らしい出会いが生まれることもあります!

➁プロフィール記載の活動へのひとこと感想が記載されている

ここまで、①の固有名詞をスカウト文章にいれる大切さをお伝えしました。
その次はこの「ひとこと感想」というポイントです。

固有名詞をいれ、どの経験が魅力的に感じスカウトしたかを書いた後ですね。
その経験への「スカウトの書き手の感想」を添えてあげることも実は効果的です!
以外にこの「ひとこと感想」を添えているスカウト文章は少ないので、これを実践すると差別化できます。

学生の経験を書き手である採用担当者がどう感じたか?という表現を書いてみてください!(人間味ある文章として学生に伝わります。)

③学生時代の経験がどう自社で活かせるかを具体的に記載されている

スカウト文章のしめくくりの部分です。
固有名詞を下記、学生の経験に対して感想をいれましたね。
最後は、「その経験が自社のどことマッチするのか?」を記載します。

そうすることで、学生にも「お、話を聞いてみようかな」と思わせることができます。
学生自身も「自分のやってきた経験がどう社会(企業)で活かせるのか?」を気にする傾向があります。
この③のポイントを意識することで、学生にみなさんの会社で働くイメージを持ってもらうキッカケになります。
大事なことは「学生の経験を認め、肯定してあげること」です。

それほどボリューム多く書く必要はないので、一言でも添えてあげることで差別化できます。ぜひ実践してみてください!

ここまでの3つのポイントを入れ込んだサンプルスカウト文章を載せておきます。

<スカウト文章例>
プロフィールを拝見し、あなたの●●(①固有名詞)でのご経験が大変魅力だと感じ、興味を持ちました。
「リーダー昇格」「全国大会二年連続出場に貢献」という成果素晴らしいですね。
この結果にいたる過程でPDCAサイクルを高速で回されていた点にも非常に感銘を受けました。(➁ひとこと感想)
あなたのどんな環境でも逃げずに挑み続ける姿勢は弊社の「チャレンジを後押しするサポート環境」にマッチしていると感じます。(③経験がどう自社で活かせるか)
あなたであれば、当社の【●●職】でご活躍頂けるのではないかと思い、本日スカウトさせていただきました。

*補足*
上記3つのポイントには加えていませんが、「将来こういうことがしたい!」という文章がプロフィールにあればその部分にも触れておくと効果的です!
その学生の「将来像」に即した形で「自社ならそれを実現できる環境があります」と訴求する。
そうすることで、将来なりたい姿に進むプロセスにみなさんの会社が存在するイメージを醸成するこができます。
私が直近でスカウト運用をしていて、この訴求の仕方が効果的だと感じた学生の志向は下記2つです。(ご参考までに!)

④スカウトを承認した後にどんなフローになるのかが明記されている

ここも重要です!
スカウト承認した後に「個別面談」、「説明会」、「スカウト学生限定の説明会」、「1次面接」等々どんなフローになるのかをイメージしてもらえる文章を文末にいれると効果的です。
実は、スカウト承認からどういった形式で学生とお会いするかによってコンタクト率にも変化があります。
(例えば、個別面談だと1対1の日程調整になるので会いやすい etc)

色々なスカウト文面を見ていると「それでは、スカウト承認お待ちしております!」という文章はよく記載されているのですが・・
「承認した後にどう進むのか?」が明記されている文章は少ないので実践されてみてはいかがでしょうか?

⑤ユーザー側の見え方を意識する(CX的観点)

細かいですが、学生がスカウトを受け取った際に表示される情報や、受信からスカウト開封~スカウト承認or辞退までの流れを把握することは大事です。

・スカウトの通知
スマホアプリでプッシュ通知されるのか?
メールで「スカウトが届きました」という通知がくるのか?
プッシュ通知の際、企業名のみ記載されるのか、それともスカウト件名まで表示されるのか? etc

・スカウト文の見方
ログインしてからスカウトを見る必要があるのか?
受信したメールでスカウト文章が添付されて表示される仕様なのか?
冒頭3行だけ見ることができ、続きを読むにはログインが必要なのか? etc

・スカウト承認方法
冒頭のメッセージ、個別メッセージまで読んで判断するのか?
承認ボタン一つで簡単に承認できるのか? etc

サービスごとに「件名、スカウト文、企業情報、企業ロゴ」など入力できる情報にバラツキがあります。
特にスカウト文や企業名は文字数制限がある場合が多いです。

ほとんどのサービスに共通していることは「学生が最初に触れる情報は件名や冒頭の文章が多い」ということです。
こういった形で学生目線でスカウトを受け取る時の情景を考えながらスカウト運用する必要があります!

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以上、ここまで私がこれまで200社強の企業様のスカウト運用をお手伝いしてきた中で見えてきたスカウト運用におけるポイントのご紹介でした。

現在スカウトを活用されている企業様、24卒採用に向けてスカウト運用をご検討中の企業様の参考に少しでもなっていれば幸いです。

コロナ渦で大きく変化した採用市場。
チャレンジングな環境ではありますが、みなさんの会社が素晴らしい学生とのご縁があることを願っております!

24卒採用も本格的にスタートしていきますね。
共に未来を担う新卒社員を採用できるよう頑張っていきましょう!

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