資料を作りこむ判断基準
概要
資料の作りこみは３パターンで考えます。ちょっとした議論は～25%、打ち合わせは～50%、プレゼンは～75%を図解量の目安とします。時間あたりの相手に理解・判断してほしい内容が多くなるほど、図解の割合を増やしましょう。
資料作成時には、伝えたい内容の性質や目的、また聴衆の特性によって、箇条書きと図解を効果的に使い分けることが重要です。以下に、異なる目的に応じた使い分けのポイントを挙げます。
1. ちょっとした議論（図解量：〜25%）
目的：簡単な意見交換や軽い議論。
箇条書きの利用：主要なポイントや議論のアイテムを列挙する際に使用します。内容を簡潔に要約し、話し合いのための基盤を提供します。
図解の利用：関連性や流れを示す簡単な図を用いて、議論を助けるビジュアルエイドとして活用します。例えば、簡単なフローチャートやリストを視覚化して、話の流れを支援する図を挿入します。
2. 打ち合わせ（図解量：〜50%）
目的：具体的なプロジェクトの進行やタスクの確認、詳細な計画の共有。
箇条書きの利用：議題や決定事項、行動計画のリストアップに用います。これにより、会議中に確認すべきポイントを明確に保ちます。
図解の利用：プロセスフロー、組織図、時間軸など、情報の関係性や進行を示す図を多用します。これにより、複雑な情報を一目で理解しやすくし、効率的な意思決定を促進します。
3. プレゼン（図解量：〜75%）
目的：情報の詳細な伝達や説得、大きな意思決定のサポート。
箇条書きの利用：キーポイントや統計データの強調に使用します。箇条書きは、聴衆がメモや要点を把握しやすいように、核心となるメッセージを簡潔にまとめるために便利です。
図解の利用：データの視覚化（グラフやチャート）、プロセスの説明（図解や模式図）、関係性の明示（ネットワーク図やマトリックス）などにより、複雑な情報やデータを視覚的に示します。これにより、内容の理解を深め、聴衆の記憶に残りやすくします。
箇条書きは情報の整理と簡潔な提示に優れ、図解は複雑な関係性や流れを直感的に理解させるのに適しています。資料の目的や内容の深さに応じてこれらをバランス良く使い分けることで、効果的なコミュニケーションが可能になります。
参考書籍
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