定時に上がりたい仕事術 Part2 【5S実践】
『やりたいこと やったもんがち 青春なら～♪』
さて、何の曲でしょうか？ 一度は耳に触れたフレーズ。
ＮＨＫの『忍たま乱太郎』のオープニングです。
忍たまが始まる時間は、１８：５０ おかあさんといっしょは１８：００
この時間に家で見ることは正直、難しい面もあると思います。
放課後の事務作業、授業準備、電話対応などなど・・・。💦
やらなければならないことは たくさん。
それでもやりたいことは山ほどある。
この鍵を握るのが「時短！仕事術！！」
やりたいこと やったもん勝ち になれる
みなさんの参考に少しでも慣れれば幸いです。
最後までお付き合いください。
必要なものは５秒以内。
事務作業をしていると、様々な資料や道具が必要になってきます。その時に、どのくらい時間をかけていますか。
１つの資料を探すのに５秒であれば
１ヶ月：５×３０＝１５０秒＝２分３０秒
１年間：１５０秒×１２＝１８００秒＝３０分
さて、探すのに１分かかれば
１ヶ月： ６０秒×３０日＝１８００秒＝３０分
１年間： １８００秒×１２ヶ月＝２１６００秒＝３６０分＝６時間
５秒でものが見つかるのと、１分かかるのではその差はなんと５時間３０分・・・。実際は、この他にもたくさんの資料が必要になるので、相当な時間を無駄にしてしまうことがわかります。塵も積もれば山とは、よく言ったもので、この辺りを意識するかで時短術に繋がるのではないかと思います。
トヨタ自動車の５Ｓ
「５Ｓ」という言葉を聞いたことがありますか。トヨタ自動車会社で推奨しているもので、５つのＳを意識することで時短に繋がるだけでなく、仕事のミスも減ってしまうという優れもの。これは、ぜひ活用したくなります(^^)/
では、５つのＳとは何か・・・。
①整理 ・・・必要・非必要ようなものに区別して、不要なものを処分
②整頓 ・・・決められたものを決められた場所に置く
③清掃 ・・・身の回りや職場をきれいに清掃してきれいな状態を保つ
④清潔 ・・・整理・清掃・清潔を維持し、職場の衛生を保つ
⑤しつけ・・・決められたルールをや手順を守り実行するように習慣づけ
では、実際はどのように活用すればよいか。自分の経験をもとに述べていきます。
まずは、自分の身の回りから
年休をとっているときに同僚から電話がかかってきました。
「〇〇をしたいのですが、その資料ってどこにありますか？」
「たぶん、机の中にあったと思うけれど・・・」
「パソコンを開いて、どこのフォルダに入っていたっけ・・・？」
「言葉で説明することが難しい・めんどくさいから、もうそっち行くね」
こんな経験をしたこと・思ったことはありませんか。私もこんなことを初任のころはよくやっていました(+o+)でも、ある時に気付いたのです！
「年休なのに、どうして学校に行っているんだ？」
「行くほうがめんどくさいな・・・」
じゃあ、何をどう変えようか。先ほどのやり取りを思い出してみると・・・。
「〇〇をしたいのですが、その資料ってどこにありますか？」
「机の上から３段目に入っているから確認してください」
「自分のパソコンを開けると、〇〇のフォルダの中の３に入っているから確認してください」
おぉー！文章から見るだけで、仕事ができる感が伝わってきますね。
こうなりたい！と思ったことが全ての始まりでした。
そして、何よりも休みはゆっくりとしていたい（笑）(^^♪
学校に行くと、仕事モードになっちゃうし、時間も１時間では済まないことが多いですよね💦
整理の基本！まずは階層を分けることから【机編】
手元にある大量の資料やパソコン内にある大量の資料。私たちは常に膨大な資料を手元に抱えています。それらを全て管理することは不可能だと思っていませんか？実は管理することは可能なのです。
その秘密は、『階層を分けること。』
例えば、職員室の机を思い浮かべた時に、大抵１番上の引き出しには筆記用具が入っていると思います。では、他の引き出しは？と聞かれたとき、どこに何が入っているか即座に答えることはできますか。ちなみに、私の机は、３段目には先生方からもらったお菓子を貯蔵する引き出しになっています（笑）(^^)/
１番上の筆記用具のように、それぞれの引き出しにラベリングしてあげ、どこに何が入っているのかを把握することがポイントです。 そして、その引き出しの中でも、ファイルごとに書類をまとめるなどをすることで必要な書類をすぐに出すことが可能になります。
上記をまとめると
① 机のどこに何を入れるのか ラベリングする。 整頓
② ラベリングしたところに、決まった書類を入れる。 しつけ
③ 各書類をラベリングしたファイルごとにまとめる。 整頓
④ 学期ごとなど書類の整理を行い、不必要な書類は処分する。
整頓階層を分ける！【データ編】
職員室の机については何となくわかった！しかも、同じことをやっています！という方は多いと思います。同じよウニ、パソコン上のデータにもしてあげればいいのです。
やり方
① 大きなフォルダをつくる【机の引き出しみたいなもの】
何を入れると ころかを明記する。 整頓
② ①のフォルダの中に、フォルダを作成【書類ごとのファイル】、
必要なデータごとにまとめる。 整頓
③ データごとにラベリングをしていく。
※ 番号を入れてあげると、探すのにも楽です。 整頓
④ 作成したデータは、デスクトップ上に貼らず、決められた
フォルダに入れる。 しつけ
こんな感じです。
ただし、階層も深すぎると自分で分からなくなってしまうので、多くても３階層までにすると把握がしやすくなります。あと、あまりに深いと目的のフォルダにたどり着くまでが長くなってしまい、時短どころではありませんよね(;^_^A
このように、常にラベリングをして整理する習慣をつけておくと、頭の中でもやるべきことが自動でラベリングされるようになります。頭の中の引き出しに、ラベリングしたToDoをしまっていくイメージです(^^)/最初のうちは、書き出してみるのもいいかもしれません。
終わりに
今回は、トヨタの5Sを中心に身の回りの整理整とんをすることが時短術に繋がる話を書かせていただきました。実は、この方法を応用すれば学級経営にも・・・。(^^♪
そんなことを次回は書けたらいいのかなと思っています。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
やりたいことは、できないから諦めるのではなく、自分の中の何かを変えればできるに繋がる！
初めは時間がかかるかもしれないけれど、誰だって最初は同じ。時間をかけて学び実践したことが、後で自分に返ってくる！
変わろうとするのは自分だ！
やりたいこと、やったもん勝ちの教師人生を！そして今よりHappyに(^^♪
授業てらす １期生 かずにぃ
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