見出し画像

ルーチンワークをRPAで自動化して楽にしたい！【PowerAutomate】

くにみ

こんにちは。
とある金融企業でRPA推進担当をしている者です。

金融系あるある？かもしれませんが、入退室のセキュリティルールが厳格に決められております。
弊社では、常駐ベンダーの入室可能期間は３か月までとなっています。ただ、ベンダーさんが３か月で入れ替わるわけではないので、３か月毎に入室可能期間の延長申請をしなければなりません。延長申請できる最長期間は３か月までです。
ベンダーさんが１、２名であれば特に問題はありませんが10名以上ベンダーさんを抱える部署は不定期にこの延長申請をしなければならず、地味に手間になります。万が一、申請を忘れた際にはベンダーさんが突然入室できなくなり困らせてしまいます。

この作業を自動化できれば、ベンダー管理者もベンダーさんもハッピーになるのでは！という思いから、PowerAutomateでRPAを作成してみました。

実際に使用している延長申請書
契約日によって入室開始日が異なるので不定期に申請業務が発生する。

１.処理概要

このRPAの簡単な処理の流れは以下の通り。

  1. 処理日を取得して転記に必要な月日を算出する。

  2. 処理対象一覧のリストの「更新月」から処理対象を取得する

  3. 処理対象の情報を「延長申請フォーマット」に転記する。

  4. 「延長申請フォーマット」の「入室開始日」「入室期限終了日」に「1」で算出した月日を入力する。

  5. 処理済みのエクセルを保存する。


2.実際に動かしてみた


3.フローの説明

フロー全体図がこちら。簡単に解説します。

  • 1…処理対象一覧のエクセルを起動

  • 2～9…転記に必要な月日を取得、算出

  • 10～11…処理対象一覧のデータを読み取り

  • 12～13…それぞれのエクセルの処理開始行を変数にセット

  • 14～31…ひたすら転記。処理対象外は条件分岐でスキップ。ループ開始前後で開始行の変数を「１」ずつ増やす

  • 32～34…エクセルを保存して閉じる

4.レビューしてもらってみた

弊社はすでにPowerAutomateが導入されていますが普及率はまだ全社員の15％程度。インストールだけしたけど全く使用していないという人もチラホラ。もっとたくさんの人に有用性を理解してもらいたい！ということでPowerAutomateを全く使用していない上司にRPAのスゴさをみてもらいました。

【上司コメント】
・RPAがすごいのは分かるが、使い方を覚えてないので作るのに時間がかかるし、使おうと思えない。
・RPAのソースを社内で共有できる仕組みがあればRPAの使い方が分からない人でも使うきっかけになるかも知れない。
・管理職をターゲットにRPAを推進すれば組織内で利用を推奨してくれるのではないか？

私が今回RPA化した業務は全社で発生する業務ですので、他の部署でも使用可能です。上司からのコメントの通りソースを共有できる仕組みが社内にあれば、「PowerAutomateインストール」⇒「ソースをコピーしてそのまま使ってみる」⇒「便利！もっと作りたい！」という好循環が生まれるかもしれません！
全社に向けてどうソースを共有する仕組みを作るか、考えたいと思います。

5.RPAにもっと慣れるために

私自身、PowerAutomateでRPAを作成したのは数か月ぶりでした。今回作成に３時間ほどかかりましたが、もっと慣れれば作成時間がどんどん短くなっていき更に生産性を高められるな、と改めて感じました。
これは私以外の人にも共通することだと思うので、今後もRPAに慣れてもらうための仕組みを考え、この記事のように発信していきたいと思います！


この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？