非線形な発想法で考えてみる業務課題解決方法

無料で課題を解決して働きやすい環境をつくる

こんにちは。

私は金融系企業で全社マニュアルの管理とか従業員業務改善の管理とかデジタルツールの管理とか、とにかく従業員の品質向上のために各種管理をしている部署におります。

従業員満足向上のために解決したい課題は多々あります。お金があればすぐに解決なのになーと思いながらも中々予算が取れず頭を抱える日々です。

今回、課題を少しでも解決すべく、上司とも相談していち早く解決したい以下の課題を選定し無料のローコードツールで解決できないかアイディアを検討してみました！

1. 作成済みマニュアルの検索性が悪い

2. マニュアルを作るのが大変

3. 業務改善結果が全社に周知されない

4. RPA事務の専門性が高すぎて引継ぎできる人がいない

5. RPA（PowerAutomate）が全社に広がらない

課題×実現技術で考える

先ほど上げた課題と今ある技術でどう解決ができるかとにかく考えてみました！この中から３点ピックアップして更に深くアイディアを検討したいと思います。

アイディアを殴り書きしてみました。

①マニュアルの検索性向上×実現技術

　弊社はマニュアルを文書管理ツールのBoxに格納していますが、横断的に全文検索が出来ないため、従業員がお客さま対応などで、すぐにマニュアルを確認したい時に検索に時間を要します。
　これに対し、マニュアルの格納場所を示す地図を作ったり、フォルダ構造を業務別に並べ替えたり様々な努力はしていますが不満を見事に解決するソリューションが提供できていません。

・『マニュアル検索』×Teachable machine×チャット

　製品をTeachable machineに学習させ、従業員は起動しカメラに製品をかざしたらTeachable machine経由でその製品に紐づくキーワードをRPA等に連携、ロボットがマニュアルを人の代わりに検索し、boxの共有URLを会社で使用しているTeamsのチャットに提供するアプリがあれば解決！？

　あるいは、マニュアルの全文を何らかの形でJSON化できれば…boxで検索できなくても、Teamsのチャットを通じて対象のマニュアルを呼び出すことができるかもしれないです。

②業務改善状況の社内周知×実現技術

　弊社は365日従業員から業務提案を受け付けており、受付した提案は事務局の当部署から各部署に連携されます。もちろん、その後改善に至ったか、あるいは提案を見送ったかモニタリングし提案者へフィードバックするわけですが、その結果一覧を全社公開しているものの、閲覧している人が少なく解決済みの案件や解決に向け対応中の案件の業務改善提案が重複して送られることがあり、提案者も事務局も所管部門もちょっとした手間になっています。
　この状況を改善する術がないか検討しました。

・『社内周知』×googleスプレッドシート×テキストマイニング×LINE Bot

　業務改善提案の受付をLINE Botに変更しLINE Botから直接googleスプレッドシートまたはエクセルに書き込みを行う。
　次に、テキストマイニングツールを使用して重複申請の可能性高い場合、LINE Botから一覧を閲覧するよう通知を行う。
　もし実現できれば、受付の手間も減るので効率化が見込める。

・『社内周知』×Canva×SharePoint

　「Canva」を使って各業務改善提案の結果を記載したフライヤーを作り、SharePointのチームサイトに掲載、エクセルの一覧表ではなく視覚的に提案状況を把握してもらえるかもしれません。

③専門性の高い業務の引継ぎ×実現技術

　冒頭で述べたように当部署ではデジタルツールの管理も行っています。メインで管理しているのがサーバー型RPA「BizRobo!」です。
　このBizRobo!、専門用語のオンパレードなのですが事務局業務（RPA開発ではなく事務手続き等の雑務です）を別の人に引き継ぐ際、必ず言われるのが「難しそう」です。

・『専門用語』×Power Virtual Agents

　　Office365で使用できるチャットボット「Power Virtual Agents」を使用して、最大のネックである専門用語を入力したら解説してくれるチャットボットを作りたいと思います。これで用語が分からなくなっても365日問い合わせ可能になります。
　検索した専門用語に紐づく手続きに分岐し、知りたい手順を選択したら、１手順ずつチャットボットが通知をくれるor対象マニュアルのURLを連携してくれれば、事前に引継ぎをしておかなくても誰でも作業が可能になるかもしれません。

おわりに

　今回のアイディア出しにあたって、無料でこんなことができたらいいのにという妄想がたくさん広がりましたが、今回出したアイディアがどこまで実現できるのかが重要ですので、これから調査して行くと共に、もっとより良いアイディアはないのか日々考えていきたいと思います。