自社のスライド作成ツールをPowerPointからGoogleスライドに統一した話

会社が長く続いていると様々なツールが増え、似たようなツールが増えますよね。整理したいけどもそれぞれ一応役割が違っていたり、使う人が違ったりで整理しようにもしきれない。
弊社でもPowerPointとGoogleスライドが混在していました。

両者それぞれ良い部分はあるのですが、今後長期的に見ると統一したほうが良さそうということで今回統一しました。

なぜ統一したのか。

統一した理由は、1点「迷わないようにするため」です。人は1日数万回の判断をしていると言われます。判断は疲れます。なので、迷うことなく、判断を機械的にすることが、効率的で成果につながる判断のときにしっかりと判断を下せるようになります。
ツール一つでは些細なことですが、毎日の積み重ねは大きいです。

移行するメリット

今回、PowerPointからGoogleスライドに移行しました。なぜPowerPointに統一するのではなく、Googleスライドに統一したいのか説明します。（※Google Driveを使っている前提でOneDriveを使っていない前提でのメリットです。）

• 共有が楽

  • リンク共有や権限の付与、共有ドライブが使えるので相手への共有が簡単になります。メールにファイル添付しなくてもリンク付与だけで済むようになります。また、更新があっても再度ファイルを送る必要はありません。

• 共同編集

  • リアルタイムに複数人で編集することができます。

• ブラウザで編集可能

  • 特別なソフトをダウンロードすることなく普段使っているブラウザで操作可能になります。

• 履歴管理可能

  • 誰がいつ、どこまで編集したかを管理することができます。これによって日付によるバージョン管理をする必要がなくなり同じようなファイルが一つにまとまります。

効率的に移行する方法

完全にきれいな方法でPowerPointからGoogleスライドに移行する方法はありません。ただし、一からまっさらな状態より作るよりは簡単な方法があるので紹介します。
2つ方法があります。「スライドインポート」と「Google DriveでPowerPointをGoogleスライドで開く」です。

どちも基本的には同じですが、完全に移行はできません。どういった部分を修正する必要があるのか下記で整理します。

修正対応が不要

• スライドマスタが自動でインポートされます。

• 色のテーマが自動インポートされます。

修正対応が必要

• グラフが消える。（スライドで開く場合のみ）

• グラフが画像になる。

• 文字がずれる。

• フォントが初期フォントになる

正直、スライド作る際の柔軟性はPowerPointのほうが高いと思っています。例えば、Googleスライドは表作成が非常に面倒です。

ただ、共有や履歴、編集といった面でチームで何かするには何かとGoogleスライドが都合が良いことの方が多いです。思い切って移行することで効率的になるのでぜひ試してみてください。

---

ツール移行や調査をはじめ、情シスに関するお悩みの相談も承っております。少しでも興味をお持ちいただいた方は下記からお気軽にご連絡ください！

情シスフォース｜中小・中堅企業の情シスをトータルサポート