メール誤送信防止対策をどうするか！？

メールの誤送信は、時に大きな問題に発展します。

A社に送るはずが、B社に送ってしまった場合、大きなセキュリティ事故となります。内容にもよりますが、見積書や提案書といった情報であれば大きな問題になります。

社外宛も問題ですが、社内であっても同じです。

なぜ誤送信が起きてしまうのか

考えられる原因は、いくつか洗い出してみました。

- 主要な宛先（To）しか確認していない
- 件名だけしか見ないで返信してしまう
- メールアドレスの自動補完機能で別人を指定してしまう

などが考えられます。

メール誤送信は、人間の注意力不足で起こってしまうヒューマンエラーです。人間はミスする生き物という前提に立つと、完璧に防ぐ方法はありませんが、誤送信を減らすまたは、誤送信しても問題にならないようにしておくことが大事です。

誤送信を減らす

メール送信取り消し機能

通常であれば、メールを送信するとすぐにメールサーバに到達し、相手へ送信されてしまいます。時間を設定することで、その時間内であれば取り消すことができる機能です。

メール送信事前確認機能

メールの送信ボタンを押す前に、「宛先」「本文」「添付ファイル」等の確認をしてからでないと送信できない機能です。最初のうちは、効力を発揮しますが、慣れてくると形骸化してしまうのが難点です。

メールを使用しない

メールを使用しないことも一つの手です。

例えば、Slack等のチャットであれば送信後に取り消しすることができます。

外部の方もSlackコネクト等で連携できるのでメールをなくすというのも一つのです。

ただし、社外の方で何も契約や関係性がないとメールでのやり取りは完全になくすことは難しいと思います。

誤送信防止ツール導入

mxHero等の誤送信防止ツールを導入するのも一つの手です。

誤送信の影響を減らす

ファイルをクラウドストレージを使って共有する

ファイルをメールに直接添付するのではなく、クラウドストレージで共有リンクを発行して、メールに貼るというのも1つの対策になります。仮に誤送信した場合でも共有リンクの設定を変えることで閲覧、ダウンロードを不可にすることもできます。

情報保護モード

Gmailに2018年に搭載された機能です。一定期間のみ閲覧可能にしたり、送信者が相手へ到達したメールを一定操作できる機能です。

弊社の場合の設定内容

弊社の場合、gmailを利用しており、入社時に以下を実施しています。

- gmailの送信取り消し機能をOnにして30秒間は取り消せるように設定
- 誤送信プラグインを設定し、送信前に確認
- ファイルはGoogle Driveの共有リンクを使うことを基本とする
- 情報保護モードオン

必ず全員に設定させるというのが重要なため、入社時やPC配布時など入り口で必ず設定させるようにルール化、仕組みが重要となります。

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