社内の情報を適切に管理しよう！ストック情報とフロー情報の概念
世の中がIT化していくにつれ、社内の情報量が日々増えています。
日々増えていく情報を適切にさばくことが良い仕事、良い成果につながるといっても過言ではありません。
情報には、種類があり特性を知り、特性に沿った使い方をすることで生きた情報になります。逆に特性を知らずに日々の情報を管理していくと情報が腐っていき死んだ情報になってしまいます。
情報の管理手法を今一度見直し、生きた情報で仕事を進めていきましょう。
フロー情報とは
フロー情報とは日々流れてしまう情報。情報の鮮度が高く、その場では重要ですが、時間が経過するにつれて価値が下がっていく情報です。
例えば、挨拶や日程調整といった瞬間瞬間で大事な情報です。
こういった情報は、鮮度やスピード感が命なので、チャットや電話などツールが非常に有効的です。
ストック情報とは
フロー情報に対して、ストック情報とは蓄積する必要がある情報です。
例えば、企画やタスクの担当期日、ソースコード、デザイン等です。
ストック情報は流れないようにとどめておく必要があります。
情報に合わせたツール選定
昭和、平成初期だと、電話、FAX、メールでやり取りし、紙で管理するのが一般的でした。電話、FAX、メールでやり取りしたものをストックしておくべきものは紙で残すというやり方です。昔は、フローが多く、ストックは少ないという状態でした。
現代ですと、フローも多く、ストックも多いという状態です。そこでまずはフロー情報をなるべく一つに集約させるようにします。一般的なのがチャットツールです。
チャットツールは、いろんなサービスと連携でき、ホームページの問い合わせや日程調整、サービス障害通知のハブにすることができます。
また、旧来のやり取りの主流であったメールはもちろん、電話（fondesk等）、FAX，手紙（atena等）もチャットツールに連携してくれるサービスなどもあります。
ストック情報は現在様々なツールがあります。最初はWikiに集約し必要に応じて、ストック先を個別に増やしていくのが良いです。いきなりいろんなツールを使ってしまうとお金はかかるし、どこに何を管理するかの基準が不明確なまま進んでしまいます。
代表的なストック情報
Wiki・掲示板：Notion、era、Jira
日程調整：Google カレンダー、Outlook
問い合わせ：Salesforce、Hubspot
タスク・期日：Trello，Asana
ソースコード：GitHub，GitLab
デザイン：Figma、Adobe
企画：パワーポイント、Googleスライド
ファイル：GoogleDrive，Box
と適切に振り分けていきましょう。
マニュアル化や情報管理をはじめ、情シスに関するお悩みの相談も承っております。少しでも興味をお持ちいただいた方は下記からお気軽にご連絡ください！
情シスに関わる悩みや課題のヒアリングやソフトウェアの検証等に使用させていただきます。