英語でビジネス文章を書く際に覚えておきたいこと

まず、基本的な文章構成から。

以下の３つの型を使い分けることで自然で読みやすい文章を構成する。

1. Complete, Incomplete - Subject + Verb + because, which, if, that ...
2. Incomplete, Complete  - Introductory clause, subject + verb
3. Com, Incomplete, plete - Subject, introductory clause, verb

特に3番目のセンテンス構成は馴染みがなく意識化に置かないと使いこなせない。便利なのは、主語を修飾する文を挿入してしまうこと。

例えば、

Mitch Bancroft, who is a famous writer, also serves as a governor on the local school board where his two children attend school.

や

We, positioning ourselves as an innovative company, become even more creative with Slack

等の使い方。2番目の例文は個人的には初めは違和感があった形。ただ使い慣れてくると同じ型ばかり使ってると感じたときに便利に使える。

パラグラフの作り方

これは日本語の文章でも同じことがいえるが、まず、しっかりとパラグラフを構成する意識をもつこと。以下の文章を例に具体的に説明していく。

By using Slack, we can communicate more easily without any worries about hierarchy because Slack can provide a chat room. Typically, when we write an email, we’re supposed to add greetings in the beginning and care a lot about how polite an email is; however, in Slack, you don’t need to write a lot as Slack makes its interface more conversational than the one in emails. This is a huge benefit for us to start a conversation with even people in other departments.

1. Topic sentence

トピックセンテンスをまずはじめに書く。自分はなんのために文章を書くのか、何にフォーカスするのか、等。読み手に文章のビックピクチャーを与えるもの。

By using Slack, we can communicate more easily without any worries about hierarchy because Slack can provide a chat room.

2. Key Ideas and/or Unfamiliar Ideas

トピックセンテンスを補足する情報。過去の取り組み等。

※上の例文の場合、この文章の前にSlackについての説明パラグラフがあるため説明は省略。もしSlackについて初めて触れるのであればそれが何たるかの説明が必要。

3. Explanations/examples

文章の中心となるアイデアを例文や説明文を用いて記述する。ここが最も長くなる箇所。

Typically, when we write an email, we’re supposed to add greetings in the beginning and care a lot about how polite an email is; however, in Slack, you don’t need to write a lot as Slack makes its interface more conversational than the one in emails.

4. So What?

結論。ここに書く内容は、「Hey, here's why this information is important」を記載すること。

This is a huge benefit for us to start a conversation with even people in other departments.

パラグラフ構成とは関係ないが、an email is; however, このセミコロンの使い方は文章同士をつなげる際に重宝する。Howeverの代わりにthereforeもよく使う。

メモフォーマット

このフォーマットがあるおかげでかなり英語の文章を書く精神的なハードルが下がった。

先程のSlackの文章から。この文章はSlackを社内に導入するための説明文。内容はともかく覚えておきたいのが、

１．序論

パラグラフ構成と同じ考え方だが、何をこの文章で伝えたいのかをまず書く。重要なのは、次の具体例と紐付けるセンテンスを使うこと。

２．具体例

各ポイントをパラグラフとして書く。それぞれのパラグラフは上で紹介したパラグラフ構成に従って書くこと。

３．結論

So what文。何故この文章が重要なのか？

その他、文章を書く際に強調する場所は太字/下線/イタリックを使うことで読みやすくすること。

また、人に何かを勧めるとき（Persuasive message）には、以下のテクニックが有用。（ACHASE）

Analogy/Comparison/History/Authority/Statistics/Examples

・・・のようなもの、と異なり、・・・はずっと・・・し続けており成功している、・・・も勧めている・・・統計上・・・具体例として・・・

以上、英語で文章を書くときの備忘録。