「先回りの提案」のプロが実践するタスク管理術【GWAベスト50入賞】
こんにちは！KPOP大好き、レッツジョイン公式note編集部の安部です。
今回は前回に続き、ジョイングループ結婚式場パレスグランデール（以下、パレス）のウェディングプランナー佐々木葵さんにお話を伺いました。
＜前記事＞「お客様との関係の作り方」
この記事では、佐々木さんの「タスク管理術」をご紹介しています。職種に関わらず、仕事に活かしていただける内容となっています。ぜひ、最後までお読みください！
ウエディングプランナー7年目
「やらなきゃいけないことを忘れたことはないです」
ー前回のインタビューではお客様に「先回りの提案」をすることを心掛けているとお聞きしました。普段のお仕事で心掛けていることはありますか？
普段から先回りをして仕事をしています。
ー具体的にはどのようなことをしていますか？
私、プランナー１年目のときから自分に何かできることあるかなっていうのは、ずっと考えながら動いている気がします。先輩プランナーと仕事をする時も、これをしたら先輩プランナーの今やっている仕事が楽になるかも、という感じで。
そして、これはやりながら身についたことだと思うんですけど、それぞれのタスクにかかる時間を計算しながら仕事をしています。すきま時間が何分あるから、今あるタスクの中でこれだったらできるとか。
プランナーの仕事には、事務的な仕事など、間違いなくこれをするって決まっているタスクも多いので。10分ぐらいでできる資料もありますしね。
あと、まだ内容は決まっていなくてもやることが決まっていたら、とりあえず６、７割方進めておくんです。例えば、進行表だと、一旦今日お話を聞いた感じで６割作っておこうという感じで。完璧じゃなくてもいいんです。そして日が近くなってきたら、また見て、ちょっとずつ直しながら進めるようにしています。
とにかくバタつくのが好きではないので、次の週の打ち合わせの準備は、前の週までに終えるようにしています。
だから、やらなきゃいけないことを一から忘れていた、みたいなことはあんまりないですね。
人間力が磨かれる仕事、ウエディングプランナー
ー佐々木さんはウエディングプランナーの専門学校に行ったということですが、なぜプランナーになろうと思ったんですか。
きっかけは高校生の時に行った親戚の結婚式です。
両親には高校卒業したら就職してって言われていて。私も長く勉強するより、早く現場に出ちゃった方がいいかなと思っていたので、その時は「わかった」って言ったんです。でも何か納得いかなくて。
当時私はファミレスでアルバイトをしていたので、何となく接客業に就こうかなと考えてはいたんですが、具体的に何をしたらいいのか悩んでいました。
そんな時に親戚の結婚式に呼ばれて、衝撃を受けたんです。「なにこの仕事」って。それがウエディングプランナーという職業に出会った瞬間でした。
親族の席からプランナーさんを見ていて、大変そうだなというのは思いました。私も接客業を経験していたので、もちろん大変だとはわかっていたんですけど。
それでも、この仕事をすると人間力が磨かれる感じがして、「プランナーの専門学校行きたい」って両親に言ったんです。結果ものすごく反対されたんですけど、 おじいちゃんとおばあちゃんが、「お金出すから行け」って言ってくれて、専門学校に進むことができました。
プランナーになるかどうかも決まっていなかったけど、専門学校に行くことが自分のためにもなるかなと思って。実際に勉強をしてみたら、大変だけど、とてもやりがいのある仕事だと感じたんです。
アルバイトスタッフからウェディングプランナーへ
ーパレスに入社したきっかけはなんですか？
私、実は専門学生のときにパレスでアルバイトをしていたんです。だからプランナーとしては7年目ですが、本当はもっと長くパレスにいます(笑)。
もともと別のホテルでアルバイトをしていたのですが、本当に仕事が覚えられなかったんです。「○○持ってきて」と言われても、「ん？どこにあるんだっけ、そもそも何階だ？」みたいな感じで(笑)。合わないところってとことん合わないんだなって思っていました。
なので次のアルバイト先を探していたら、パレスの“式典係”を見つけて、式典係ってなんだ？と興味を持ったんです。その興味のまま面接を受けて、パレスの式典係として働き始めました。
パレスグランデールの“式典係”とは
一般的に、結婚式とは「挙式＋披露宴」のことを指しますが、そのうちの「挙式」を担当するスタッフをパレスグランデールでは“式典係”と呼んでいます。
主な業務としては、挙式の際の新郎新婦やゲストのサポートや誘導があります。
そしたら、今までとは別人のようにものすごく仕事を覚えられたんです。周りのスタッフも楽しそうに仕事していて、卒業して働くんだったらここだなって思いました。
そして、ちょうどそのときに正社員のサービススタッフを募集していたんです。
当時パレスでは、専門学校卒の人は数年間サービススタッフとして経験を積んでからプランナーになると聞いていたので、まずはサービススタッフの試験を受けることにしました。
試験に合格し、無事に専門学校も卒業して、春からパレスのサービススタッフとしての５ヶ月間の研修が始まりました。
そんなある日、正式な配属決定が発表される少し前だったと思います。８月の最後あたりに上長から電話が来たんです。
「佐々木さん、９月からプランナーに配属ね」って。
私はてっきり５年くらいサービススタッフとして働くものだと思っていたので、「え、もうプランナーになるの！？」って驚きました。
実のところ、プランナーになるまでサービススタッフを続けられるか不安で「プランナーになるのは絶望的かもしれない」と思っていたんです(笑)。
なので、電話を受けたときは本当に驚いたことを覚えています。
サンタさんがケーキを届けに来てくれたそう
ープランナーの仕事は自分に合っていると思いますか？
大変ですが合ってると思います。コミュニケーション能力も、事務的なスキルも、プランナーっていろんな能力を身に着けられる魅力的なお仕事だと感じます。
ー佐々木さん、ありがとうございました！
仕事をたくさん抱えているはずなのに、穏やかで余裕すら感じる佐々木さん。 そんな佐々木さんのタスク管理術、私もこれから実践していこうと思います！
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パレスグランデールで働くサービススタッフのクリスマスパーティの様子はこちら