Asanaが好きなもので。
「チームにプロジェクト管理ツールを導入してはみたけど利用がうまく進まなくて困ってる」って人、「これからツール導入を考えたいな」という人に「Asanaは見てみた？」って言っておきたくて記事を書きます。
プロジェクト管理ツールって大事
いわゆる「プロジェクト管理ツール（TODO管理ツール）」市場は百花繚乱状態で、国産品やらグローバル版やらいろんなのがあります。けれど主要機能はこんな感じになっていまして・・・
●基本機能
・タスクをプロジェクト/担当者/優先度/締切別で整理できる
・締切が近い/ 締切超過などをお知らせしてくれる
●協働機能
・チーム内でコラボするタスクを相互に共有したり進捗確認できる
・コラボタスクの状況変化をメールでお知らせしてくれる
こうしたベースの機能に、製品ごとに差別化のポイントになる便利機能が乗っかっています。
●便利機能
・ タスクに階層構造を持たせることができる
・タスク処理までのやりとり（対話）をログとして残せる
・タスクをリスト式やカード式などのビューモードで確認/ 整理できる
・ 進捗をガントチャートで一覧できる
●連携機能
・クラウドサービスやクラウドサーバーのファイル参照ができる
・ZapierやIFTTTを通じて他アプリとの連携がいろいろできる
自分自身の失敗経験からも強調しておきたいのですが、プロジェクト管理ツールに関しては「機能が優れているかどうか」の比較だけで選ぶのは危険。
じゃ、何を見るのよ？ はい、もっとも大事なのは使い心地＝「ユーザー体験の快適さ」だと思います。
プロジェクト管理ツールって、一度導入すると日々の仕事の中心的存在となってくるモノです。だから、「使いやすい！」「使ってて心地いい！」と心の底から感嘆できないUIやUXのものを選んでしまうと毎日がブルーにってしまいます。
選んだツールに使い勝手の悪さとか、違和感、ストレスとかがあると、いつのまにかそれらが仕事そのものに対する辛さになってしまうんです。生産性向上のために導入したツールのせいで仕事が辛くなるって、どんな悪夢？ ってなります。
人によって「使いやすい」の基点が違う
そして困ったことに「使いやすさ」「快適さ」は職種や人でそうとう異なるんですね。そもそもプロジェクト管理ツールに対する期待値や使う人の環境が違うという問題があります。
エンジニア系の人々は「プロジェクト」という生物を飼育するための運営連絡帳的な視野で利用しているようです。
飼育してる生き物（プロジェクト）が突然病気になったり死んでしまわないよう、チームみんなで協力して連絡帳つけましょう、やるべきことしっかりまとめましょう、とかなり几帳面に運用します。そして当然のように仕事の間ずっと目の前にPC画面があるので頻繁に丁寧にアクセスして記入してくれます。
非エンジニア系＝管理・営業・マーケティング系の人々は「パーティ開催の準備リスト」的な視野で利用しているようです。
すべきことのリスト作りは直感的にスピーディにできるのが理想的。そして突発的なタスクの発生・変更にも対応し易く、メンバーが相互に確認できる手軽さが大事です。そして、打ち合わせなどの移動中などにスマホなどからさっと確認・処理できるのがうれしかったりします。
こうした違う種類の人たちが混在するプロジェクトのニーズを同時に満たすのは簡単ではありません。まさに今この瞬間にもうまくいかないと困ってるチームはあると思います。
あえて「エンジニア系」と「非エンジニア系」と書いてみましたが、細かいことを言い出すと、同じ職種でも人によって「快適」のツボは異なったりして、全員が満足するツールを見つけるのはなかなか大変です。
Asanaがステキな理由
わたしは2011年のベータ版からAsanaを利用して愛しているのですが、ツールに馴染みない初めての人でも難なく利用できる（TODOリストと変わらない使い勝手）敷居の低さと、ディープな使い込みと管理を両立させている点がいい意味でヤバいということでオススメしています。
いい意味でクセがなく、それでいて、高度な要求に対しても「できますよー」と応えてくれる懐の深さに惚れ惚れします。（ベータ版時代に日本語入力のエラーを報告して修正してもらった経緯もあって、「自分のプロダクト」という刷り込みがあるのも否めませんが。）
なによりもAsanaの誕生秘話に納得感があります。
Facebookの立ち上げ時、スタッフみんなが満足するプロジェクト管理ツールを見つけられませんでした。そこで技術チームが独自にツールを開発してFacebookを立ち上げました。その管理ツールをベースに、当時の開発者がスピンアウトして立ち上げたのがAsanaなのです。
「いろんなの使ってみたけど、いいのがなかった！」という「不」が原点。いろんなプロジェクト管理ツールと基本のUIが違うのも、「あちゃー」というところがほとんどないのも、Asanaのこういう出自が理由なのでしょう。
ただ、長い間サービスが日本語化されていなかったことはボトルネックでした。日本語入力はできたのですが、メニューが英語だと「使いにくい」とか「外貨で決済するのは嫌い」という人ってけっこう多くって。
これまでおよそ8年間に10回くらい、導入をオススメしてきましたが、半分以上はこうした理由で導入却下されてきました。
ところが！ 2019年3月に日本語対応したのです。そしてたちまち日本でも人気のプロジェクト管理ツールのひとつになっているようです。さすが！
Asanaは無料版でも基本的なタスク管理はかなりリッチで、しかも永遠に利用しつづけられます。まずは個人利用から始めてはどうでしょうか？
機能的に便利だなと思うところを書き出してみます。
Slackとの連携
IFTTTやZapierを通さなくても直接連携で利用できます（ただしAsanaもSlackもAdmin権限が必要）。いろんなお知らせをSlackで知ることができるのは便利だと思います。
メールでのスレッド返信
タスクにはコメント記入欄があり、タスク内にスレッドが表示される作りになっています。メール通知をオンにしておくと自分のメールにもコメントが通知されるのですが、直接返信すると（アプリに遷移してコメントしなくても）コメントスレッドに自動的にコメントだけが表示されるようになってます。
しかもコメントはゲストも利用できるので、クライアントなど外部の方とのやりとりをタスク内にまとめることができるんです。メールが分散しないという点でも、外出先からの連絡が多い人が使いやすいという点でも便利な機能だなと思います。
Googleカレンダーとの連携
締切日を設定すると、Googleカレンダーに締め切り日が自動表示されます。プロジェクトごとにカレンダーを設定できるのが便利です。
知られざるAdobe連携
そしてAsanaを使いこなしている人でも意外と知らないのが、Adobe Creative Cloudとの連携機能です。Photoshop、Illustrator、Indesignの3つに限定されているのですが、なんと作業画面内にAsanaウインドウを設置できるのですよ（Adobe CCの公式プラグイン）。
後述するカスタムフィールドの機能を使ってステイタス管理ができるので、「はい、リクエストいただいた通りに画像の修正しましたよ！ ステイタスを "修正済み"にしますね」とすると、担当営業とクライアント担当にステイタス変更の通知が飛ぶ、なんてことができます。
Webデザイナーはブラウザ画面がいっぱい。むしろ作業スペースにAsanaあったほうがいいよね？ というこの連携！ ヤバくないですか？
画像ファイルを書き出し→添付せずとも、ダイレクトにAsanaに書き出し添付できるというのも地味に作業効率アップな機能です。
ビジネス利用ならPremiumは試す価値あり
無料版でも十分便利なのですが、ビジネスでの利用であれば一度Premium版は触ってほしいと思います。
Premiumでの注目フィーチャー
・タイムライン機能（ガントチャート） →
・カスタムフィールド機能 →
・フォーム機能 →
ビジネス利用に欠かせないガントチャート機能にはAsanaらしい「便利さ」があるのですが、個人的にはカスタムフィールドとフォーム機能が「こういうのなかったわ！」と感心しました。
カスタムフィールド
「カスタムフィールド」は個々のタスクにデータ情報を付加する機能です。数字や百分率、ドロップダウンリストなどを自由に設定して管理やデータソートに使えるというもの。エクセルでタスク一覧を作るときのように自由にフィールド（列）を足して管理できる、というとイメージしやすいかもしれないですね。
Asanaってデフォルトではステイタス管理や優先順位ラベリング機能がないんです。かわりに、このカスタムフィールドを使って定義します。
カスタムフィールドは組織全体に適用するもの、プロジェクトごとに適用するものを、それぞれ定義できます。
上の図の右側になるカラフルなラベル部分がカスタムフィールドです。
● 社内共通の作業ステイタスフィールドを作って進捗状況を一覧する
● 承認プロセスが必要なプロジェクトに承認用ステイタスラベルを付ける
● 進捗を％で記入してもらって、ソートして状況を把握する
など、いろんな使い方がありそうです。リスト型のカスタムフィールドはライブラリ登録できるので、一度便利なのを作っておくといろんなプロジェクトで使いまわせるのも「気が効いてる」って感じます。
それにしても、デフォルトでステイタス管理用のラベルがない、ってすごいと思いませんか？ タスク管理ツールって当たり前のように「重要」とかのラベル管理機能が付いてますよね？ けど、利用しないプロジェクトではずっと空欄のままだったりしてモッサリ感が漂ってくる元凶になります。使う情報だけを表示する（利用しない機能を表示しない）というAsanaの設計思想に感嘆します。
フォーム機能
たとえば顧客向けのアンケートの設問内容を顧客にメールで送る前に関係者チェック＆フィードバックをしてもらいたいとき、どんなふうに実施しますか？ メールで送ってメールで返信？ Slack？ 共有スプレッドシートに記入してもらう？
Asanaのフォーム機能を使うと、フィードバック記入用のURLを貼ったメールを関係者に送るだけ。なんとフィードバック内容がそのままAsanaのタスクとして集積されます。
回答者はAsanaのアカウントが不要。Googleフォームのようなスタイルの回答フォームを埋めるだけで、その回答がこちらのAsanaに届きます。
● 社内の申請フォームとして利用する
フォームに必要事項を記入して送信してもらうと、即それが担当者の処理タスクとなって表示されます。グループ共有しておけば、メンバーが相互に「新しい申請来てたね！」と確認も容易。ステイタス管理機能や承認機能を組み込んでおくと進捗が一目瞭然です。
● フィードバックツールとして利用する
webやニュースリリース、アンケートなどを公開する前に、複数の人を巻き込んでの確認作業ってわりとよくある光景です。そのとき、チェック＆フィードバックに共有スプレッドシートを使うことって多いと思いますが、スプレッドシートは書き込むのも、書かれた内容を管理するのも面倒だと思います。Asanaフォーム使うとこの面倒から開放されます。
正直、この説明だけではなにを言ってるのかわからないと思いますが（笑）、一回使ってみたら「こりゃヤバイ！」となると思いますよ。現状フォームのデザインがシンプルすぎるのがネックですが、本当便利すぎ。
Asana好きが高じて
・・・と、つらつらとAsana愛とお気に入り機能などを語って来ましたが、先日ついにasana好きをこじらせてAsana公式のcertified Proという認定資格を取得してしまいました。Asanaの導入を公式に支援できます。
現在CXやEXの導入・運用のAsanaのテンプレを作りたいと考えています。
CXやEXのプロジェクトを「Asanaを使って運用している」・「今後ツールを使って運用したい」という方がいたらぜひコンタクトください！。
2020年内に勉強会イベント開催まで持っていきたいなと思ってます。
（追記：この夢はかないました！ レポート追って公開します）
2020/10/14 追記：
Asanaとリモートワークをテーマに新しい記事を作成しました。
お気が向いたらサポートをお願いします。