Asanaが好きなもので。
「チームにプロジェクト管理ツールを導入してはみたけど利用がうまく進まなくて困ってる」って人、「これからツール導入を考えたいな」という人に「Asanaは見てみた?」って言っておきたくて記事を書きます。
プロジェクト管理ツールって大事
いわゆる「プロジェクト管理ツール(TODO管理ツール)」市場は百花繚乱状態で、国産品やらグローバル版やらいろんなのがあります。けれど主要機能はこんな感じになっていまして・・・
こうしたベースの機能に、製品ごとに差別化のポイントになる便利機能が乗っかっています。
自分自身の失敗経験からも強調しておきたいのですが、プロジェクト管理ツールに関しては「機能が優れているかどうか」の比較だけで選ぶのは危険。
じゃ、何を見るのよ? はい、もっとも大事なのは使い心地=「ユーザー体験の快適さ」だと思います。
プロジェクト管理ツールって、一度導入すると日々の仕事の中心的存在となってくるモノです。だから、「使いやすい!」「使ってて心地いい!」と心の底から感嘆できないUIやUXのものを選んでしまうと毎日がブルーにってしまいます。
選んだツールに使い勝手の悪さとか、違和感、ストレスとかがあると、いつのまにかそれらが仕事そのものに対する辛さになってしまうんです。生産性向上のために導入したツールのせいで仕事が辛くなるって、どんな悪夢? ってなります。
人によって「使いやすい」の基点が違う
そして困ったことに「使いやすさ」「快適さ」は職種や人でそうとう異なるんですね。そもそもプロジェクト管理ツールに対する期待値や使う人の環境が違うという問題があります。
こうした違う種類の人たちが混在するプロジェクトのニーズを同時に満たすのは簡単ではありません。まさに今この瞬間にもうまくいかないと困ってるチームはあると思います。
あえて「エンジニア系」と「非エンジニア系」と書いてみましたが、細かいことを言い出すと、同じ職種でも人によって「快適」のツボは異なったりして、全員が満足するツールを見つけるのはなかなか大変です。
Asanaがステキな理由
わたしは2011年のベータ版からAsanaを利用して愛しているのですが、ツールに馴染みない初めての人でも難なく利用できる(TODOリストと変わらない使い勝手)敷居の低さと、ディープな使い込みと管理を両立させている点がいい意味でヤバいということでオススメしています。
いい意味でクセがなく、それでいて、高度な要求に対しても「できますよー」と応えてくれる懐の深さに惚れ惚れします。(ベータ版時代に日本語入力のエラーを報告して修正してもらった経緯もあって、「自分のプロダクト」という刷り込みがあるのも否めませんが。)
なによりもAsanaの誕生秘話に納得感があります。
「いろんなの使ってみたけど、いいのがなかった!」という「不」が原点。いろんなプロジェクト管理ツールと基本のUIが違うのも、「あちゃー」というところがほとんどないのも、Asanaのこういう出自が理由なのでしょう。
ただ、長い間サービスが日本語化されていなかったことはボトルネックでした。日本語入力はできたのですが、メニューが英語だと「使いにくい」とか「外貨で決済するのは嫌い」という人ってけっこう多くって。
これまでおよそ8年間に10回くらい、導入をオススメしてきましたが、半分以上はこうした理由で導入却下されてきました。
ところが! 2019年3月に日本語対応したのです。そしてたちまち日本でも人気のプロジェクト管理ツールのひとつになっているようです。さすが!
Asanaは無料版でも基本的なタスク管理はかなりリッチで、しかも永遠に利用しつづけられます。まずは個人利用から始めてはどうでしょうか?
機能的に便利だなと思うところを書き出してみます。
知られざるAdobe連携
そしてAsanaを使いこなしている人でも意外と知らないのが、Adobe Creative Cloudとの連携機能です。Photoshop、Illustrator、Indesignの3つに限定されているのですが、なんと作業画面内にAsanaウインドウを設置できるのですよ(Adobe CCの公式プラグイン)。
後述するカスタムフィールドの機能を使ってステイタス管理ができるので、「はい、リクエストいただいた通りに画像の修正しましたよ! ステイタスを "修正済み"にしますね」とすると、担当営業とクライアント担当にステイタス変更の通知が飛ぶ、なんてことができます。
Webデザイナーはブラウザ画面がいっぱい。むしろ作業スペースにAsanaあったほうがいいよね? というこの連携! ヤバくないですか?
画像ファイルを書き出し→添付せずとも、ダイレクトにAsanaに書き出し添付できるというのも地味に作業効率アップな機能です。
ビジネス利用ならPremiumは試す価値あり
無料版でも十分便利なのですが、ビジネスでの利用であれば一度Premium版は触ってほしいと思います。
ビジネス利用に欠かせないガントチャート機能にはAsanaらしい「便利さ」があるのですが、個人的にはカスタムフィールドとフォーム機能が「こういうのなかったわ!」と感心しました。
カスタムフィールド
「カスタムフィールド」は個々のタスクにデータ情報を付加する機能です。数字や百分率、ドロップダウンリストなどを自由に設定して管理やデータソートに使えるというもの。エクセルでタスク一覧を作るときのように自由にフィールド(列)を足して管理できる、というとイメージしやすいかもしれないですね。
Asanaってデフォルトではステイタス管理や優先順位ラベリング機能がないんです。かわりに、このカスタムフィールドを使って定義します。
カスタムフィールドは組織全体に適用するもの、プロジェクトごとに適用するものを、それぞれ定義できます。
上の図の右側になるカラフルなラベル部分がカスタムフィールドです。
など、いろんな使い方がありそうです。リスト型のカスタムフィールドはライブラリ登録できるので、一度便利なのを作っておくといろんなプロジェクトで使いまわせるのも「気が効いてる」って感じます。
それにしても、デフォルトでステイタス管理用のラベルがない、ってすごいと思いませんか? タスク管理ツールって当たり前のように「重要」とかのラベル管理機能が付いてますよね? けど、利用しないプロジェクトではずっと空欄のままだったりしてモッサリ感が漂ってくる元凶になります。使う情報だけを表示する(利用しない機能を表示しない)というAsanaの設計思想に感嘆します。
フォーム機能
たとえば顧客向けのアンケートの設問内容を顧客にメールで送る前に関係者チェック&フィードバックをしてもらいたいとき、どんなふうに実施しますか? メールで送ってメールで返信? Slack? 共有スプレッドシートに記入してもらう?
Asanaのフォーム機能を使うと、フィードバック記入用のURLを貼ったメールを関係者に送るだけ。なんとフィードバック内容がそのままAsanaのタスクとして集積されます。
回答者はAsanaのアカウントが不要。Googleフォームのようなスタイルの回答フォームを埋めるだけで、その回答がこちらのAsanaに届きます。
正直、この説明だけではなにを言ってるのかわからないと思いますが(笑)、一回使ってみたら「こりゃヤバイ!」となると思いますよ。現状フォームのデザインがシンプルすぎるのがネックですが、本当便利すぎ。
Asana好きが高じて
・・・と、つらつらとAsana愛とお気に入り機能などを語って来ましたが、先日ついにasana好きをこじらせてAsana公式のcertified Proという認定資格を取得してしまいました。Asanaの導入を公式に支援できます。
現在CXやEXの導入・運用のAsanaのテンプレを作りたいと考えています。
CXやEXのプロジェクトを「Asanaを使って運用している」・「今後ツールを使って運用したい」という方がいたらぜひコンタクトください!。
2020年内に勉強会イベント開催まで持っていきたいなと思ってます。
(追記:この夢はかないました! レポート追って公開します)
2020/10/14 追記:
Asanaとリモートワークをテーマに新しい記事を作成しました。
お気が向いたらサポートをお願いします。