相手に伝わる資料を作るための注意点

こんにちは
“はじめの1歩の勇気をもらえるnote”
の JJ (@JJ56866220) です😊

JJとはこのような人間です。

今日も興味を持った記事/報道について
私の考えを交えて紹介していきます。

紹介したいのはダイアモンド・オンラインでの
「伝わる資料を作るために必要なこと」
についての記事です🤔

仕事の速い人はパワポで考えず､紙に手書きして考える

仕事やビジネスにおいて
私たちは求められた目標の達成や成果の創出
を実現するために日々の業務に勤しんでいます。

しかしながら
目標達成や成果創出というのは決して簡単な
ことではないので様々な試行錯誤や課題解決
をする必要があります。

試行錯誤や課題解決に向けた日々の活動を
していたとしても人によって最終的に
得られる結果には差が生じてくるのが
現実です。

せっかくならばより良い・大きな結果を
出すことが誰であっても考えることなので
そのために必要なことを理解しておくこと
はとても重要です。

今回の紹介記事では
伝わる資料を作るために意識するべきこと
について説明がされています。

どんな仕事であっても一人だけで成立する
ことはなく関係者や複数の人たちと協働
をすることが必要となります。

そのため
何か始める・課題を解決するなど仕事での
大部分では自分の考え・思いを相手に伝える
ということがとても重要になってきます。

その際に必要になるのが
自分の考え・思いを資料にまとめて提示する
ということです。

ここで言う資料というのは
プレゼン資料だけでなくワード・メールなど
相手に何かを説明する時につかうものを
指しています。

資料（特にパワポ）を作成するときに
いきなり清書版を作ろうとする人がいますが
それは正しいやり方とは言えません。

その理由としては
資料を作る前には一度自分の頭を整理する
必要があるが資料を作っていても整理は
できないからです。

そのため頭の整理をするために
紹介記事では手書きで考えをまとめる
ということを推奨しています。

手書きでまとめることで整理だけでなく
様々なアイデアが浮べることができるという
のが手書きを推奨する理由だそうです。

手書きが一番なのかもしれませんが
例え手書きでなくても資料とは別の場所で
一度頭を整理してみるだけでもかなりの効果
があると私は考えます。

次に推奨していることは
資料を文字や図で埋めてしまうのではなく
適度な余白を残すということです。

説明をする側・受ける側の両方とも
情報量がパンパンの資料では考えを巡らせる
余裕が生まれないので資料に余白を作る
ことはとても重要です。

その逆に余白があり過ぎると情報量が落ちて
しまうので丁度よい余白を見つけるという
のが必要となることを理解しておくべきです。

仕事で作成する様々な資料ですが
相手に伝わらなければ何の意味もないので
自分にとっても相手にとっても有益な資料を
作れるようになることを追求しておきたいと
今回の紹介記事を読んで再認識しました。

今回のテーマは
「相手に伝わる資料を作るための注意点」
でした。

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最後まで読んで頂きありがとうございました。
他の記事を読んで頂けると嬉しいです。