見出し画像

マクロを作成できるようになるために必要なことはVBAを学習することではない!?

必要なのはExcelの操作知識

Excelマクロを初めて触ってから約10年が経とうとしているのですが、マクロに関するプログラムであるVBAを習得するためには、大元のExcel機能を知ることがとても大切だと改めて感じています。

私が良くお伝えする流れとして、
1.Excelでどのような動きをするか考える
2.それに合うマクロ(VBA)を考える
という流れでお伝えしています。

そのため、マクロを習得するためには、前提にまず1番の「どのような動きをするか考える」必要があるということです。

動画講座やセミナーでお伝えするときには、この流れでお伝えしています。

どんなときにマクロが必要か?

マクロはどんな時に有効か?ということですが、繰り返し同じような操作をするときや、時間がかかる操作を短くしたい場合などに有効です。

たとえば、繰り返しコピー&ペーストをしている、オートフィルタで絞り込んでデータを何度も確認している、指定した内容をデータに対応するものに記号や文字を追加する、など、様々な作業が可能です。

とはいえ、これはマクロが特殊なのではなくて、本来のExcel機能でできるが、手作業でやると時間がかかることを、パソコンにやらせる、これがマクロの本来の役割だと考えます。

請求書を作成するときにはどのような動作をするか?

たとえば、請求書を作成するマクロを考える場合、どのような動作をするでしょうか?

また、実際には見積書を作成したり、納品書を作成した上で、月末に請求書を作成することも想定されます。

このような内容を網羅しようと思うと非常に大変ですが、一つ一つの流れをしっかりと考えることでマクロを組むことができると考えています。

その点を踏まえて、何回かに分けて話をしたいと思います。

請求書を作るためには、まず、請求書のフォーマットが必要です。

フォーマットの作成までは手作業で出来ますが、そこからデータはどうするでしょうか?手作業で入力しますが、入力した後のデータはどうしますか?

消して、また別のデータを入力し印刷する、PDF保存する、さらに消して別のデータを入力し、印刷、PDF保存などのように繰り返し作業することもあります。

さらに請求データを保存しておきたい、などの要望も出てきます。

そうなると、
1.データを入力する
2.印刷する
3.PDF保存する
4.次のデータを入れるためにデータを消す
5.別シートなどにデータを残す
このような流れが必要になります。

これを手作業でやるとなると、少なくとも2~3分の作業になります。

また、手作業でやると、
1.入力する位置を間違える
2.セルの選択を誤る
3.データを残すためにコピペするが選択がずれる
などのヒューマンエラーが発生する可能性があります。

さらに、
1.印刷をするためにショートカットキーや印刷ページに進む
2.PDF保存するためには保存時にPDFを選択する
など操作するにも何工程もあることがあります。

これをマクロを使うとどうなるかというと、ボタン一つで正確に作業をしてくれ、かつ、5秒ほどで処理が終わります。

このような場合にマクロを使えばいいのですが、そもそものこの請求書の流れを具体的に考えないといけない、というところです。

普段、操作する上で、操作を知っているものは、ぱっとさっと操作をしていると思いますが、具体的な操作を文字で起こせますか?

あまり意識しなくても、無意識に操作できる部分もあると思いますが、それを文字に起こすこと、それがマクロができるようになる第一歩だと考えています。


この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか?