Notionの「リレーション」を活用した、社内メンバーリストのススメ
🧠 この記事は、「カウシェアドベントカレンダー」の4日目です。昨日はカウシェのスーパーデザイナー @Kana Kikuchi による「UI/UXデザイナーの責任範囲とデザインプロセス」でした！
🧠 そして私は欲張りなので、この記事は「Notion Community Advent Calendar 2022」にも、5日目として参加しています。4日目は、鈴木かずこ（@torayome）さんの「嫌われる経理 Notionで高感度アップ作戦」でした！
こんにちは、カウシェのコーポレートよろずや、@jimです。
よろずやとして何をやっているのかというと、会社の貸与端末やSaaSの管理など総務的な領域から、入社エントリーや取材記事の写真撮影を行なっています。
あと最近は、全社OKRをNotionに移行したりもしました。
やっていることは色々とあるのですが、今日はNotionを用いた会社の社員名簿、「メンバーリスト」の活用についてお話ししたいと思います。
この記事は、バックオフィスで社員管理をしているコーポレート・総務の方々や、Notionを活用して社内の「この人、誰だっけ？」を解決したい人事・HRの皆さんの参考となれば良いなと思っています。
即効性のある取り組み、なんだろう？
カウシェは、2022年の1年間でなんと100人以上（！）の入社が発生しました。（今改めて見返して驚いた）
1ヶ月に8人という、我々としては過去に比べると高いテンポで仲間が増えるという非常にうれしい悲鳴が発生していました。
入退社のオペレーションの中には、アカウント発行以外にも、オンボーディングの準備、メンター設定など、さまざまなタスクが必然となります。色々と発生するタスクの中で、社内・社外向けに、そして会社・個人向けに、インパクトをすぐ出せる施策の一つが、社員名簿だと考えています。
この社員名簿や、そのページに付随するメンバープロフィールを充実させることによって、
カウシェで働くことに興味のある方々へ、「どんな人が働いているのか？」を見せられる
「この人どんな人だっけ？」を解消しメンバー同士のコミュニケーションのハードルを下げられる
といったような効果があります。
先述の1は、カウシェの採用ページに掲載されている「カウシェで働く仲間たち」ページです。
このページは、Notion上の情報をWEBサイト化してくれるSuper.soを介して公開される仕組みなのですが、各メンバーのプロフィールはNotionのデータベースを参照して表示するようにしています。
まずはNotionに慣れてもらいたい
プロフィール入力は、入社1日目のオンボーディングの一環として（初めてNotionを使う方々に、実際に触って慣れていただく意味合いも含めて）皆さんに入力をお願いしています。つまり、このプロフィールページは、入社時に既に作成されていることが必然となります。
ちなみに、プロフィールはPRチームが整えてくれるので、イベントなどで登壇する際「プロフィールください！」と言われてもすぐに出せるので、かなり便利です。naoさんsayoさんいつもありがとう！
入社してオンボーディングを進める中で「私のページがない！」となるのはよろしくないため、会社として保有する人事データと自動的に同期され、入社前にはページが生成されるようになっています。
さらに、Notionでデータベース化することで、例えばメンバーに関連する記事が溜まっている別のデータベースをリレーションとして設定すれば、その人が関わったブログやインタビュー記事を一覧表示でいる「検索エンジン」みたいなものが実現します。
社内メンバーの「見える化」
多くの会社では、社内にどんな人がいるのかスプレッドシートのような簡易的なものから、社内ディレクトリーに特化したSaaSなど、何かしらの仕組みで「見える化」しているところが多いと思います。
カウシェの場合は、全社で活用しているNotionを用いて、入退社が発生すると「メンバーマスター」と呼ばれる、一部社員しか閲覧できないシート上でレコードが生成されます。
そのレコードを元に、Notion上でメンバー全員が閲覧できるメンバープロフィールというデータベースが更新されます。
マスターには個人情報などがたくさん入っているため社内公開を行えないので、マスターの情報をかいつまんだ状態でNotionに反映されていきます。
この一連の作業は、手動でやると入退社が発生するたび手打ちで行うことになり、
ヒューマンエラーが発生する可能性がある
入社時に自分のページがないとプロフィールの入力ができない（=体験として良くない）
将来的には、人事情報（所属部署、役職、上長関係）をGoogle Workspace上のディレクトリとsyncさせたい
という理由で、自動化しました。
Google Apps Script上でスクリプト化して、デイリートリガーで毎晩Notion上のデータを更新させています。最近では、所属情報（部署、役職など）をGoogle Workspaceへ同期させるようにもし始めました。
（こういうのは一つやると他のところもテコ入れしたくなってきて、永遠といじり続けてしまう…！）
このような仕組みを作ることで、入社してすぐのメンバーでも、古参のメンバーでも、仲間の基本情報を知るためのハードルを下げて、部署・部門を超えたコラボレーションが起こりやすいような環境づくりを試みています。
（おまけ）社内のbotもちょっとずつ活用中
さらに、このメンバープロフィールのDBを充実させることによって、Slackからこのプロフィールを呼び出す仕組みも作っています。（これに関してまだテスト中だったりするので、社内でもあまり大きく打ち出してないのでほぼ本邦初公開…！）
ちなみにこのbotの本来の存在意義は別にあって、それについてはまた気が向いたらnoteを書こうと思います。
最後に
組織の成長を促すためにできる施策は本当に永遠とありますが、こういった人と人の関係を作りやすい環境を構築することによって、コラボレーションしやすく、素敵なアイデアが生まれやすくなるんじゃないかと考えています。
このような環境を作る上で、個人的にNotionは最高のツールなのではないかかと思っています。
Notionについてもっと知りたいと思っている方は、「Notion Community Advent Calendar 2022」の記事をご一読ください！
幅広い領域で活躍する方々が参加しているので、必ずヒントがあると思います。
私の次（12/6）は ほしの@Notion薬剤師 による、「Notion×薬局」の記事です！（個人的に気になるテーマ）
そしてカウシェについてもっと知りたい方は「カウシェアドベントカレンダー2022」をぜひチェックしてください✅
明日はカウシェが誇るマーケター @Shunsuke Sato の投稿です！
これで本当に最後
そして、こういった環境を一緒に考えて、実行して、仲間も、大募集中です！！！
私たちと一緒に、「世界一楽しいショッピング体験」をつくっていきませんか？
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