【Bookレビュー#10】入社１年目ビジネスマナーの教科書

「入社１年めビジネスマナーの教科書」をご紹介します！

出典：Amazon

・あとよし言葉を活用する。良いことを後に話すほうがよい

ex: 〇〇さんは、ちょっと言葉がきついところがあるけれど、とてもよい人ですね

・プラスの言葉を選ぶ

・上から目線を避ける

・会話中は言葉と表情を一致させる

・好意をもたれる自己紹介の流れ

①最初の挨拶→②名前→③お辞儀→④自分をアピールするコメント→⑤締めの挨拶→⑥名前→⑦お辞儀

・「で」→「が」「を」に変換　ex: コーヒーでいいです→コーヒーがいいです

・「は」→「も」に変換　ex: 今日はステキですね→今日もステキですね

・否定表現を肯定表現に変える　ex: おりません→席を外しております、外出いたしております　ありません→切らしております　わかりません→わかりかねます　できません→いたしかねます

・命令形を依頼形、伺い形に　ex: お越しください→お越しくださいますか、お越しいただけますでしょうか　お待ちください→お待ちくださいますか、お待ちいただけますでしょうか　たばこは吸わないでください→おタバコはご遠慮いただけますでしょうか

・電話をかけた時の基本の流れ

①私、〇〇商事の〇〇と申します。いつもお世話になっております

②恐れ入りますが、製造部の△△様へお取次ぎ願えますか？

③（名指し人につながったら）〇〇商事の〇〇です。いつもお世話になっております。今、お話しさせていただいてもよろしいでしょうか？

④（名指し人が不在の場合）私の電話番号をお伝えします。東京03の・・・

⑤失礼いたします。

⑥最後の挨拶を終えたら、心の中で３つ数えてから指でフックを押さえて受話器を置く。かけたほうが先に切るが、相手が目上の人やお客様、取引先の人であれば、先方が切るのを待ってから切る法がよい場合もある

・電話応対に受ける時

-第一声は「ソ」の音

-筆記用具を準備する

-微笑みと声は連動

・電話応対を受ける場合の基本

①電話がなったら、１～２コール以内に出る。第一声は朝10時半までの電話は「おはようございます」それ以外の時間は「はい」

３～４コールは「おまたせいたしました」、５コール以上は「大変おまたせいたしました」

②はい！〇〇商事営業部です

③（相手が名乗った場合）△△株式会社の△△様でいらっしゃいますね

④（相手が名乗らなかった場合）大変恐れ入りますが、御社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか。

⑤（名前だけを言って会社名を言わなかった場合）△△様、差し支えなければ御社名を伺ってもよろしいでしょうか。

⑥いつもお世話になっており、ありがとうございます

⑦営業部部長の□□でございますね。少々お待ちいただけますか

⑧保留ボタンを押してから、転送機能で名指し人を呼び出す

⑨（名指し人が不在だった場合）待たせたことへのお詫び＋取り次げないことへのお詫び＋取り次げない理由＋連絡がつくタイミング

おまたせいたしました。大変申し訳ございません。ただ今□□は外出中でございまして、16時頃に戻って参る予定でございます

⑩□□が戻って参りましたら、こちらから△△様へお電話を差し上げますが、ご都合はいかがでしょうか。

⑪はい。かしこまりました。それでは念の為に、△△様のお電話番号を伺ってもよろしいでしょうか

⑫それでは復唱させていただきます。・・・

⑬ありがとうございます

⑭それでは□□が戻りましたら必ず△△様へ電話するように申し伝えます。お電話を受けました、私、○○と申します。

⑮かけてきた側から切るのが原則なので、電話相手が切るのを待つ。

・電話伝言メモサンプル

「□□部長へ　□□部長、お疲れ様です。下記の電話を受けましたので、お手数ですが折返しの電話をお願い申し上げます。　電話がかかってきた日時：4月25日15:13　会社名：△△株式会社　製造部　お名前：△△様　用件：本日、16:00頃に折り返しお電話を下さい　電話番号：03-●●●●-●●●●　○○愛（自分の氏名）」

・携帯電話はあくまで緊急用。もし電話をかける（受けた）時には、メモを取るように。相手の都合を確認する。

・電話に出られない場合で、相手が緊急である可能性がある場合には、今日は14時から15:30まで打ち合わせをしておりますので、この時間帯は電話に出られない可能性があります、と事前に伝える。または、打ち合わせ中の前に参加者に、「大変申し訳ございませんが、もしかすると打ち合わせ中に１件、緊急の電話が入る可能性があります。そのときは大変失礼をしますが、電話に出てもよろしいでしょうか」

・クレーム対応のときに、どうしても対応できない時には、上司に相談してから折り返す場合、「担当の者から折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか」

・最後のひとことは、「申し訳ございませんでした。どうぞ今後とも、弊社をよろしくお願い申し上げます」

・5W3H（いつまでに、目的、理由、場所、相手、方法、値段、数量）を意識してメモを取る

・曖昧な指示を曖昧なまま放っておいたら、苦しむのは自分

・直属の上司以外から指示を受けた場合には、その旨を上司に伝える

・受付のマナー

アポイントがある場合：「△△会社の△△様でいらっしゃいますね。お待ちしておりました」

アポイントがない場合：「△△会社の△△様でいらっしゃいますね。失礼ですが、お約束はいただいておりますでしょうか」

・自社の説明・ニュース、訪問先のニュースを確認しておく

・身だしなみチェックリスト

□頭髪は整っているか？

□ひげの手入れはできているか？

□肩にフケは落ちていないか？

□スーツは派手すぎないか、汚れていないか？

□スカートは短すぎないか？

□ズボンに折り目は入っているか？

□爪は整えられているか？

□ストッキングは破れていないか？

□靴は磨かれているか？

・訪問先での最終チェック

□スーツや靴に汚れはないか？

□靴の内側は汚れていないか？

□携帯電話は電源を切るか、マナーモードにしたか？

□名刺入れは取り出しやすいところに入れたか？

□コートは脱いだか？

・出されたお茶はすすめられたら飲む

・帰る時に「お出しくださり、ありがとうございました」とお礼を伝える

・名刺は常に胸より高い位置で受け取り、丁重に扱う

○名刺交換の流れ

・名刺を受け取る時に読み方が分からない時には、「恐れ入りますが、何とお読みすればよろしいのでしょうか」と尋ねる

・相手の名刺を持ったまま会話する時には、両手で持ち続ける。胸の位置より下げない

・同時交換の時には、訪問した側から先に名乗る。右手で差し出し、自分の手が相手の上にならないように注意し、「ちょうだいいたします」と言って両手で持ち直す

・予備の名刺入れを持ち歩くのも一つ

○ビジネス文書

・複数ページの場合は通し番号を

・左上のホチキス

・正式の文書は「正本」「控え」「写し」を作成

・項目番号に丸付き文字（①②③・・・）は使わない

○メール

・アドレス帳に登録する時には「様」をつけて登録する

・転送する場合には発信者に許可を取ることも

・合計３メガを超える時には送信前に連絡を入れる

・CC：受信者には他の受信者のアドレスが表示される

・BCC：自分のメールアドレスのみ表示

・機種依存文字は避ける。①、（１）、Ⅰ、（株）、cm、No.、TEL、〒

📚本を読んで・・・

常に一緒に働きたいと思ってもらえるかが社会人人生においては非常に大事。

では。

Jas🌺