２５人くらいのリアルイベントを成功させるTips

２０人－３０人規模のリアルイベント（オンラインでは無い、オフラインイベント）を実施する場合のTipsです。

想定：
・２０－３０人くらいの飲み会
・顔見知りか、知らないか位の仲の良さ

事前準備

【企画】

・一人だと色々大変なので、３人位居るとやりやすい

【場所】

・貸し切りがベター
・マイク・プロジェクターの有無を確認
・HDMIケーブル、USB Type-C→HDMI変換ケーブルの確認
　※もし、マイク・プロジェクターを使う場合は、
　　早めにお店に入り、動作確認をする

【人数集め】

・告知や一斉招待ではなかなか集まらないので、
　個別の声掛けがベター

・「参加未定ステータス」の人にも、個別連絡すれば来てくれる

【日程調整】

・１０人くらいの顔見知りグループで、なるべく全員来てほしい場合は
調整さん等で日程調整をすると良いが、そうではない場合（５０人以上のグループ等）は、１－２ヶ月後の日程を決め打ちで決定した方が手間がかからずやりやすいかも。

【自己紹介シート】

・参加者同士の交流を深められるよう、自己紹介Googleスプレッドシートが有るとGood。例えば、以下のような項目を作成したGoogleスプレッドシートを用意し、参加者に共有して書き込んで貰う。
　→名前（あだ名）
　→仕事
　→コメント（仕事の課題や志）
　→他の人からのコメント　

※尚、セキュリティの為に以下を推奨
　１．同一組織内からのアクセスのみを許可
　２．イベント終了後は削除
　３．過度な個人情報（電話番号やメールアドレス）の記載非推奨

【キャンセルポリシー】

・参加者のキャンセルポリシーを決める。
　→参加者はいつまでにキャンセル可能か
　→参加者がキャンセルの場合、どのように主催者に伝えれば良いか

【お店の予約】

・キャンセルポリシーの確認（人数確定はいつまでか。当日の人数増減はOKか。）
　※最近は当日の人数増減に対応していない場合も多い

・当日のキャンセル代を取られる場合、マイナス１－３人くらいで予約しとくのが良い
　

【参加者のチャットグループ作成】

・Facebookイベントページからもチャットグループを作れるが、私が作成した際は、失敗した。（何故か追加出来ない人が居た。）
　→その為、手動で参加者全員を一つのFacebookチャットグループへ追加した

・チャットグループが有ったほうが当日までの盛り上げや、当日の諸々の確認が出来て良さそう

【LineグループやFacebookのチャットグループに告知する際のポイント】

・日時、場所、会費、持ち物（名刺）を告知する。
・場所については「住所」および「Google Mapの短縮URL」を、それぞれ一つのメッセージとして送ると、参加者は場所を確認しやすいかも。（場所をGoogle Mapや、その他Mapアプリで確認したい場合が有るため。）

・以下のような感じ。
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日時：X月X日　１９時－２１時
場所：東京駅Tokyo居酒屋　東京都東京都中央区丸の内１００－１００－１００
会費：２０００円
持ち物：名刺
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
東京都東京都中央区丸の内１００－１００－１００
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
https://maps.app.goo.gl/XXXXXXXXXX
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

当日編

【主催者の持ち物】

・参加者が身に付けられるプラスティック製名刺ホルダー
　→シールに名前を書くパターンも有るが、剥がれてしまうという問題が有る

グリーンウィーク 名刺型 名札 50枚セット 安全ピン・クリップ両用タイプ 名札ケース GWM-50

・PC、HDMIケーブル、Type-C to HDBMIケーブル

【当日の進行】

・挨拶、自己紹介タイム、席替えタイムなど予め決めておく

１９：００　開場
１９：３５　挨拶
１９：４０　ご歓談
２０：３０　自己紹介
２１：００　席替え
２１：２５　締めの挨拶　

【集金方法】

・当日、一人の幹事がまとめて現金を集めるのが一番確実
・PayPayや楽天Payを使用しても良いが、電子マネーのアカウント名があだ名や電話番号の場合が有り、本人確認が大変。少なくとも、事前の電子マネー集金は非推奨

・飲み会終了時の集金は、渡す方も集める方も酔っ払っているので、
　非推奨。やはり当日の受付時に集めるのが良いかな。

【参加者の持ち物】

・人数分の名刺　→忘れる人が居るので、事前に告知する

【領収書】

・領収書が欲しい人も居るので、どうハンドリングするかお店側や幹事団で確認。　
　→事前に告知すると面倒なので、言われたら個別に対応するのが良いかも？

【二次会】

・二次会から参加したい！という人も居るかもしれないので、二次会のプランを予め決めておくと良い

・二次会のお店は事前に決めておいた方が良いかも？
　例えば、一次会で使った店をそのまま使えるよう、交渉しておくのは有り
　※１０人くらいで入れるお店を探すのは、金曜日の夜とかだと大変

まとめ

　幹事歴１５年くらいですが、まだまだ進化できると感じていますｗ

尚、コミュニティ運営やイベント運営をされている方は、この本が結構参考になります。「イベント終了時にほたるの光を流して、退店を促す」など、具体的なTipsも書いてます。

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