リモートワークの最大の非効率はチャットの使い方が悪いときに起きる

JABです！
今回は久しぶりに仕事の話です。

コロナがなかなか落ち着かないなか、リモートワークMAXのJABですが、事業会社ならでは（？）なことを感じたので言語化しながら改善策を練ろうと思います！

リモートが増えたからチャット活用率が爆上がり

リモートワークが増えた時の当然の現象として、「チャット通知が鳴り止まない現象」が発生してます。

「当然」と書きましたが、Web業界で仕事をしていた私にとっては初体験です。Web系の仕事をしているときは、周りも自分自身もチャットコミュニケーションは慣れているし、暗黙のうちに「共通認識のルール」に従って仕事をしていましたので…

例えば、読んだものにはリアクションをします

必ず読んで欲しいときはメンションします

返事が欲しいときは、リアクションをもとめます

ただの報告の時は「返信不要」を明示します

見せたいリファレンスがあるときは、URLを貼っておきます

できる限り絵文字やスタンプを使います

できる限り時間外は翌日朝イチ連絡する

なぜか？それはひとえに

コミュニケーションコストを極力減少させるためです。

チャットって「伝わらない」んじゃなくて、「伝えづらい」

先入観がある世代もいるんです。

チャットは正確に伝わらない。

これって、テキストを打つのを面倒くさがっているからなのかなとも思います。極論を言うと喋り言葉と同じくらいのテキスト量を投げれば、相手が受け取る情報量はほぼほぼ直接会話と変わらない。

更には、チャットでテキストとしてログを残すことにもなりえて、「言った言わない」の不毛な争いはなくなるっていうメリットもあります。

伝わらないのではなく、伝えづらいだけ何じゃないかなと思います。

ほぼほぼ話す速度と同じくらいでタイピングできれば、それほど時間もかからないし、使っているうちにチャットコミュニケーションに慣れてくるはずなんですけど・・・。

強いて言うなら最も「伝わりづらい」のは、温度感くらいだと思います。

語意や表情、トーンがない分の情報量は直接会話するよりは確実に、格段に少なくなってしまうということはあります。

だから、チャットに慣れている世代は、仕事においてもスタンプや絵文字を使うことが当然だと感じるし、そうすることで温度感も大きな齟齬がなく伝えることができるんですよね。

上司から部下へのチャットは特に注意しないと、、、冗談や軽い話でも、テキストしかなかったら部下は大真面目に受け取る可能性だってありますからね。

発言側と受け手の認識の誤差が大きければ大きいほど、日々かかるストレスも大きくなっていきます。

最低限のルールを決めないとカオス

非同期通信であるメリットを理解していない人（多くは年配の方なんだけど・・・）がいると、チャットは非効率の現況になります。

就業時間後もひっきりなしに鳴るチャットの通知音はかなり不快だし、ストレス溜まるんですよね。これは特に命令を受ける側の人間、つまり従業員が直面します。

上に立つ人は自己都合に合わせて返信を遅らせても、特に何も感じないかもしれませんが、下の人は違います。

上司が２３時にメッセージ送ってきても「返さなきゃ・・・」とか「言われたことにすぐ対応しなきゃ」って思う人も中にはたくさんいると思いますし、そうなるのはその上司の普段の従業員に対する接し方も大きく関係しているとは思います。

私は極力、就業後は反応しません。それで何か言われたら辞めるまでのハナシだと思っているので。また転職活動すればいい。

まぁチャットによるストレスの多くは全員が認識している「ルール」を作ることで解決になることもあります。

例えば・・・

・基本的に就業時間外はグループでの指示出しはしない
・どうしても仕方ないときはメンションをつける（でもどうでもいいことでメンションしない）
・就業後の緊急事態には電話を第一とする
・就業後の指示命令に関しては既読スルーでも文句は言わない（むしろ就業時間後に指示命令出すヤツのほうが冷ややかな目で見られる雰囲気）
・「明日でいいよ」を示す絵文字を決める

などなど。

就業後のチャットは、「明日見てくれればいい」くらいの気持ちでいないとダメなんですよね。それじゃなきゃ２４時間頭から仕事が離れなくなるって人も出てきちゃいますよ。（現にいると思います。それで悩んでいる仲間が。）

非同期コミュニケーションであることを理解しようね

と。

もちろん、仕事してたらどうしても今すぐ対処しなきゃいけないことも出てきます。それは仕方ないし、従業員である以上それは理解しなければならないんですが。

そういうときは電話か、関係者のみにDMで連絡することで、関係のない人へのストレスは大きく緩和されます。

ルールを明確にすることで、チャットはもっと効率的に使えるようになります。（現代ではルール化なんてしなくてもみんなこういう認識だと思っていたけど、古い体質の会社はそうじゃないんだなと実感してます）

無駄な報告要求をなくすことで、チャットは静になる

〇〇について報告してください

△△ってどうなってんの？

こういうやり取りが多いグループチャットが最大の時間泥棒だと思ってます。報告を要求されたら、部下はできるだけ早く回答しようとして、今やっている作業を中断するでしょう。

それが何度も何度も来たら・・・

作業なんて進まねーよ！

ってなるのは至極当然！

だから、全てをチャットでやろうとしないっていう意識も大事になってくるんです。

今やクラウド環境で何でもリアルタイムに情報共有できる時代です。

スケジュールの確認、タスクの確認、進捗状況の把握なんてものは管理ソフトを適切に活用すれば、聞かなくても、報告させなくてもある程度認識できます。

私は初めてチームでプロジェクトにあたっていますが、スケジュール・タスク・進捗はすべてNotionで行っています。

ちなみに、Notionを使って、メンバーが今なんの作業をしているかも把握できるようにしています。
これだけで、状況の確認は概ね個人レベルで完結できます。

報告させる必要なんてない状態です。（ただし、メンバーがNotionの使用ルールを守らなければ正確に把握はできません。）

つまり、それぞれが一つのツール上でしっかり作業管理していれば、私はNotionを見に行くだけで（仕事中は常に開いてます）、概ね正確に状況把握ができます。

ここで大事なのが「能動的に見に行く」という行為をちゃんと演る人じゃないと行けないんです。

中にはすぐに人に聞く人がいます。それは、自分で調べるのが面倒だから聞いたほうが早いと思っている人です。確かにそれはその人にとっては一番楽な方法かもしれませんが、聞かれる方にとっては完全に時間を持っていかれる行為です。（もちろん状況によってはそれが必要な場合もあることは承知の上です。）

知りたい情報を能動的に取りに行く

これができなければ、チャットはカオスになって当然な気がします。

うぅ～ん・・・解決策は・・・

職場にもよると思いますが、若い世代が声を上げてチャットコミュニケーションの社内スタンダードを作るしかないですね。

チャットをより快適に、有効に活用するには結局のところそれだけではなく仕事にまつわるツールなども有効活用して、更にはみんなが同じ認識を持てるチャット使用時のルールを作って、上司部下関係なくこれを意識して使っていくようにしないと行けなさそうな・・・。

ひとまずnote書いて、なんとなく現状を認識できた気がします。
皆さんどんなルール（暗黙・明示）でやっているんでしょう？