itsuki's 図書室：30分ファシリテーション 会議を進める技術

こんにちは！いつきです。
私の最近の仕事の悩みは、打ち合わせが多く、一日の半分が打ち合わせの日もあるということです。朝会①が8:30～9:00で、朝会②が9:30～10:00で、そのあと10:30からまた打ち合わせで…と、30分細切れの会議も多いのです。会議の合間の30分で、メール処理したり、ブレイクダウンした作業は片づけられるのですが、じっくり時間を取って考えたいことや、集中したい作業がなかなか手が付けられず…

で、せめて自分の主催会議の時間は減らせないかと考えてこちらの本を読んでみました。（紙の書籍が1,320円、電子書籍が550円と半額以下と言うこともあり…）

30分ファシリテーション 会議を進める技術 (池田書店)

以前日経ビジネススクールのe-Learningでファシリテーションの基本は勉強したのですが、こちらの本も割と書いてあることは一般的な内容だったかな…図解も多く、シンプルなページ構成でスッと読めるので、会議ファシリテーションの基本を学びたい方にはちょうどいいと思いました。

本のポイント

• 会議自体は何一つ生み出さない

• 会議のキモは「プレゼン→議論→意思決定→ネクストステップの決定」であること。会議では報告事項より提案事項を優先して扱う

• 会議ルールを決めて全員と共有する

• 決裁者がファシリテーターを兼ねない

変えてみること

• 進捗はどうですか？の時間はなるべく減らす

• ファシリテーターが持ち回りになるように

• 議題はなるべく事前に提示してもらう

• 一議題は15分になるように。それ以上なら別テーブルで

• ずっと話続けている人には、キラーワード「えっ？！」をかけて、一度話を止めて、その隙に他の話を振る（←妙にここだけリアルでピンポイントで印象に残りました 笑）

• 出席者側として：なんとなく会議に出るのをやめる。会議に出るなら必ず一度は発言して（説明会を除く）、会議に貢献する。それができない会議なら欠席する。コロナ禍で「一応聞いておくだけ聞いとくか」って内職する会議が増えがちですが、内職してるときの生産性は低いと思うので…思い切って、議事録を読めばいいだけのものは欠席。

ちなみに私は進捗報告だけの会議が嫌いで…一番嫌いなのは、「この件、進んでないです～えへへ～」「そうですか～、じゃあ次の案件の報告をお願いします～」みたいな会議です。それ進捗報告の意味すらないじゃん、できてないならできてないで、次のアクションはいつ誰が何をやることになってるのか、それすら決めてないならいつ決めるつもりなのか、ずーっと進捗がなくても誰も困ってないってこあおならそもそもそのアクションはやる意味あるんですか、みたいな突っ込んだ議論ができればいいのに、と思ってます。（そもそも突っ込んだ議論をできない会議に意味がないんですよねきっと）（そもそもそこまで詰められないと進められない案件は、やっぱりやる意味に疑問を抱いたり、そもそもなんでこれをやるべきだったのかの再確認をしないといけないと思います）

本によると、ビジネスパーソンは生涯で約4万時間も会議に使っているそうです！会議のタイパを上げて、自分がやりたい時間にもっと時間を割けるようになるといいなと思いました。