【Google Workspace利活用】Googleフォームの重複回答をGASで自動削除

１　Googleフォームの重複回答の悩み

今回は、Googleフォームで出欠を取る際に発生する「重複回答」の問題と、その解決策についてお話ししたいと思います。

皆さんはGoogleフォームで出欠をとることはありませんか。そんなときに、一度回答したのに再度回答する方はいませんでしたか。
このようにして重複回答が生じると、正確な集計ができなくなります。
目で確認して重複を削除することも可能ですが、できれば避けたい作業ですよね。

1on1の実施状況をGoogleフォームで集計

先日お伝えした、1on1の実施状況をGoogle フォームで集計することにした件で、この問題に直面しました。

1on1を実施したら、どちらかの方がGoogleフォームに報告するという運用にしていました。

しかし、実際には両者が入力してしまうケースが多々あり、１つの1on1について２つの記録が残ってしまうのです。

たとえば、山田太郎さんと山田花子さんが1on1をした際、２人とも入力すると以下のようになります。

- 山田太郎 / 山田花子 / 2024年4月12日
- 山田花子 / 山田太郎 / 2024年4月12日

このように、同じ内容が重複して記録されてしまいます。
事前に「どちらか一方が入力する」ことを依頼していましたが、なかなか徹底されませんでした。
その結果、運用開始最初の週で、早速重複回答が複数件確認されました。
これらについて、目で確認して、一つ一つ重複を削除していくのは地獄作業といえます。

２　重複を自動で削除するGASの実装

そこで、スプレッドシート上の重複回答を自動で削除できないか、ChatGPTに相談してみました。

まず入力したプロンプトはこちらです。

スプレッドシートのB列とC列に人の名前が入っています。D列には日付が入っています。
日付が同じで、かつ、B列とC列の名前の組み合わせが重複する場合、片方の行のみを残してもう片方の行を削除したいです。
自動的に削除する方法はありますか。
自動的に削除する方法がない場合、重複していることがわかるようにする方法（例えば色をつける）はありますか。

プロンプト

これに対するChatGPTの回答がこちらです。

日付が同じで、かつ、B列とC列の名前の組み合わせが重複する行を特定して処理するためには、少し複雑なロジックが必要です。Google Apps Scriptを使ってこの問題に対処することができます。以下に、自動的に重複を削除するスクリプトと、重複している行をハイライトする（色をつける）スクリプトの例を示します。
[GASのスクリプト]

ChatGPTの回答

やはり、こういうときに使えるのはGoogle Apps Script(GAS)ですね。
早速スクリプトをコピーしてスプレッドシートに実装して、テストで重複回答をいくつか入力してみました。

しかし、最初は名前の順序が逆の場合(例:太郎/花子と花子/太郎)に削除されない問題がありました。
そこで、再度ChatGPTに相談をして、新たなスクリプトを出力してもらいました。
この新しいスクリプトを設定したところ、重複回答が自動で削除されるようになりました。

このGASのおかげで、目視で重複を探し出し、手作業で削除するという非効率な地獄作業が不要になりました。
これを手作業でやっていたら、重複していないものを削除してしまうなどのミスが入り込んでいたと思いますが、これも防ぐことができました。

さらに、入力する側にとっても、どちらが入力するかを気にする必要がなくなったため、ストレスが減ったと言って良いと思います。

３　単純作業の自動化で業務効率化を

今回の取り組みから、私が改めて実感したのは、単純作業をIT(GAS等)で自動化することで、業務がスムーズに進み、生産性が向上するということです。

ここでいう生産性には、
・Googleフォームを管理する側の生産性
・入力する側の生産性
の両方が含まれます。

特に中小規模の事業者では、いわゆる"人海戦術"は難しいため、ITを賢く活用して単純作業を自動化し、効率的に業務を行うことが重要になります。
人手不足が問題となってきている日本の中小企業にとっては重要なことだと考えられます。

本noteを読んでくださった方においても、自動化できる単純作業はないか見直す機会を持っていただければと思います。
IT化やAI活用に前向きに取り組むことで、業務の質と生産性が確実に高まるはずです。

＊本noteは生成AIの支援を受けて作成しました。