【Google Workspace利活用】GASでGoogleフォーム&スプレッドシートの自動連携！ChatGPTと相乗効果で業務効率化！

＊本noteはGASにあまり詳しくない方向けのものです。

Googleフォームを作る手間

Googleフォームは業務で活用する機会が増えていますが、プルダウン形式の選択肢が多い場合、一つひとつ手入力しなければならず、とても面倒だと感じたことはありませんか？
さらに選択肢に変更があれば、その都度フォームを修正しなくてはなりません。
これらの点は、効率の良い業務遂行の妨げになっていました。

1on1状況の「見える化」の依頼

そんな中、私が所属するビジネスグループ内で「メンバー同士の1on1実施状況を可視化したい」という要望が出ました。
Googleフォームなら、簡単に1on1の相手や頻度をデータ化できそうです。

しかし、メンバー全員の名前を手入力するのはなかなかしんどい作業です。
先に述べたプルダウンの選択肢入力に手間がかかる課題がありました。

スプレッドシートとの連携で選択肢自動生成にチャレンジ

すでにメンバー名がスプレッドシートにまとめられていたため、これを活用してGoogleフォームの選択肢を自動生成する方法はないか検討しました。
さらにスプレッドシートのデータが更新されれば、フォームの選択肢も自動で同期されると最高です。

Google検索で調べてみると、どうやらGoogle Apps Script(GAS)で解決できそうです。

Google Apps Script(GAS)とは

GASは、Googleのさまざまなアプリケーションを自動化し、カスタマイズするための強力なツールです。
GASを使うことで、Googleフォーム、スプレッドシート、ドキュメントなど、Googleの提供するアプリケーション間でのデータのやり取りをプログラムによって自動化できます。
このように、GASは業務効率化に非常に役立つ便利なツールであり、複雑なタスクを簡単に、または自動で完了させることができるようになります。

Google Apps Script: Google Workspace を自動化、統合、拡張。

Google検索で見つけたスクリプトで挑戦

Google検索で、今私がやろうとしていることと似たようなことをされた方の記事を見つけました。
その方は、スクリプトを公開してくださっていたので、ありがたく活用させていただこうと思いました。
しかし、コピペしてアレンジをしたものを実行してみるも、結果はエラーになってしまいました。
コーディング力のない私には修正方法が分かりません。
しかしここで諦めるわけにはいきません！
業務効率化のカギを手に入れるチャンスです！

そうだ！ChatGPTに聞いてみよう！

そこでChatGPTに力を借りてみることにしました。

以下のような簡単なプロンプトで、まずはGASに限らない解決策を尋ねてみました。
他にもっと簡単な方法があるならそれでも良いと思ったためです。
ご覧の通り、プロンプトの工夫は無しです。

あなたは、Googleフォームの専門家です。
Googleフォームのプルダウンにスプレッドシートの氏名を一気に入力し、かつ、スプレッドシートが更新されたGoogleフォームのプルダウンも自動で更新されるようにしたいのですが、どういう方法がありますか？

ChatGPTに入力したプロンプト

結果的には、やはりGASだということになりましたが、期待した通り、ChatGPTは、GASに書くべきスクリプトを生成してくれました。

イメージしているGoogleフォームの質問を伝えて、スクリプトの修正を依頼すると、修正したスクリプトを出力してくれました。
これで、私がイメージしているGoogleフォームに対応したスクリプトを作ることができました。

早速GASを組み実行をしてみましたが、再びエラー。
しかし、慌てる必要はありません。ここもChatGPTに聞いてみれば良いのです。
ChatGPTに対して、エラーの内容を伝え、解決策の提示を依頼したところ、やはり解決策を提示してくれました。
その通りにコードを修正したところ、無事に動作しました!

GASと生成AIの力で業務効率化を実現

これでスプレッドシートのデータ更新と連動して、Googleフォームの選択肢も自動更新されます。
コーディング力のない私でも、生成AIと連携することでGASの自動化機能を活用でき、業務の効率化を果たせました。
生成AIの威力を実感する１つの機会となりました。

GASは手間のかかる作業を自動化できる優れたツールです。
今回のように ChatGPTなどの生成AIと組み合わせることで、生成AIがコーディングをサポートしてくれます。
誰でも比較的簡単にGASの力を活用でき、業務効率化が進めることができると思います。
ご興味ある方、業務効率化をしたい方は、一度試してみても損はないと思います。

＊本noteは生成AIの支援を受けて作成しました。