上司がいない全社会議が社員に好評だった話

みなさん、こんにちは！
アイ・エス・アイソフトウェアー　マーケティング部の田中です。

今回は、9月末に開催された全社会議GumExについてご紹介したいと思います。

GumExとは

GumExは、「社員の社員による社員のための会議」です。
元々、GUM（GrowUpMeeting）という全社会議があり、
GumEx（GrowUpMeeting Employees Transformation）はその派生会議として今回初めて開催されました！

普通の全社会議と大きく異なるのは、参加対象者が「課長以下の全社員」だということです。

その為、部長や役員をはじめとした上席の方々は居らず、現場社員に特化した生産性改善が主となる会議になります。要するに「みんなで自分たちの仕事の業務改善に取り組む場」ということです。

実施内容

今回、初めての開催ということで課長クラスの方々が
事前に考えてくださった以下の議題について進行しました。

■会議の生産性向上について
■見積について
■今後GumExについて

■会議の生産性向上について
無駄な会議をなくし、良い会議を行っていこうという主旨です。

いきなりですが、皆さん！
日頃から有益な会議は行えていますでしょうか？

GumExで出た内容を少しご紹介いたします。
会議を行う際の参考やこれまでの振り返りにお役立てください！

有益な会議に必要なのは、

・アジェンダ（実施計画）の事前共有
アジェンダの事前共有は、会議やミーティングの進行をスムーズをするだけではなく、あらかじめ目的や内容を参加者に共有することで全員の足並みを揃え、より効率的で有意義な時間を作れます。

・進捗報告
プロジェクト会議などで行われる進捗報告。
どこかうやむやなまま行ってませんでしょうか？

進捗報告を行うことで計画が予定通りに進行しているかの確認になるのはもちろんのこと、チーム内で問題の把握やその対策もとることができ、プロジェクトを期間内に完遂させる為に大切な部分です。

また、プロジェクト関係者が一方的に報告するだけではダメです。
進行役が計画と実績の最新の状態を把握し、問題点や気付いた点に対しても
確認することが円滑な進捗報告を進める上で大切です。

・不必要な会議時間の削除
会議の開催自体がそもそも必要なのか、会議の中で不必要な時間がないかなどを仕分けることで効率の良い会議を行えます。

仕分けるポイントとして、以下を参考にしてみてください。
▶メールやチャットで代用できる
▶議題以外の話し合いがされている
▶設定時間が長い・終了時間が守られていない
▶準備不足が原因で決議を先延ばしする

会議において重要なのは、事前準備と当日の進行です。

会議というのは、「結論」を出すために行うものです。
アジェンダの事前共有や当日の進行役のコントロールで「結論」を出すという目的を果たすことができます。

■見積について
システム開発・導入においてお客様に対してさらに適正な御見積書をご提示する為に、どのような算出方法があるかなどをグループワークにて現状を踏まえながら話し合いました。

■今後GumExについて
冒頭で述べたようにGumExは「社員の社員による社員のための会議」です。自律的自発的な行動（マインド）を育てることが目的です。
継続的に開催していくにあたり、全社員が企画に参加することで自発的な取り組みにしていきたいという想いがあります。

そして、最後に次回開催に向けた企画案をグループワークにてお互いアイデアを出し合いました。

さいごに

今回、ISIの初の取り組みである全社会議「GumEx」についてご紹介いたしました。

私自身、参加させていただき、普段接する機会がない社員との交流があったり、自分たちのISIを自分たちで考えるというこころみができたり、新鮮に感じました。

自分たちが働く場をどう良くしていくのか、ただ思うだけではなくみんなで考えていくことで「行動」や「組織改革」へと繋がりやすくなると考えます。

最後までご覧いただきありがとうございました。
次回の更新も楽しみにしていてください！