仕事・タスク処理の時間帯の配分を考える

さぁ！新年の仕事が始まりました！
明けましたと同時に、様々な仕事やタスクが開けました！という状態の人も多いのでは？

積みあがってしまった仕事やタスクをいかに捌いていくかは、忙しい人ほど考え、悩んでいることなのではないでしょうか？

ぼくも会社の新人の頃、事務などの仕事の捌きには自信があったのですが、捌いても捌いても雪崩のように押し寄せてくる仕事・・・なのにどんどん重たい新しい課題は空襲のように降ってくる・・・。
もうこれ以上は無理！！って思ってました。
そんなこんなで仕事術系の本を読み漁ってみて、いくつかの本に共通して書いていることがありましたので、今日、アウトプットしてみたいと思います。

これができるようになってからは、ぼくの感覚では５割増しで仕事が捌けるようになったと思います。

冒頭のイラストは、ia19200102さんが描かれたものを使用させていただいています。ありがとうございます！！

ia19200102｜note

①時間帯を意識する。

まず、大切なのは時間帯を意識することです。

朝、昼、夕、夜、それぞれの時間帯は全然違います。

目の前にある仕事やタスクを、『いつするか』を考えるのが一歩目です。

皆さんには、自分の『得意な時間帯』はありますでしょうか？

朝型の人、夜型の人でも随分違うようです。

②ゴールデンタイムは『朝』

この記事の中心はココです！

ゴールデンタイムは『朝』です！

早起きが苦手っていう人でも多少当てはまると思います。

出勤して、いきなり全力投球というのは難しいですから、「午前中」ぐらいで考えてもらって良いと思います。

朝は、頭の中がまだ空っぽで新鮮な状態です。
キャッシュデータがたまっていないような状態です。

最も集中力が高まったり、考え事をするには、午前中が良いでしょう。

また、前の日に悩んでいたことも、次の日の朝になって向き合ってみると、どうにかなりそうってことも多いです。

考えるなら「朝」
ゴールデンタイムです！！

③午後の使い方

一方で、午後、昼以降についてです。

夕方とか夜にダラダラ残業するのは言語道断、論外です。

勤務時間内にビシーッと仕事を終わらせて、早く帰ってビール飲むと良いです。
逆に仕事が終わらなくても、その時間で終わりと決めてしまえば良いのです。
万が一、急ぎの仕事なら、あと２時間で終わる！というのであれば、早めに出勤して終わらせると良いです。残業は勤務前にしてください。

人によって、午後の感覚は違うと思います。
（昼からがめっちゃ得意っていう人も稀にいます。）

でも、往々にして当てはまるのは、昼からは、頭の回転が衰えてきます。
だんだんとダラダラしてきてしまいます。

午後には、
何も考えずにできる作業や、
ルーティンワーク、
会議やミーティング、
外出系の仕事を入れましょう。

④一日の仕事の配分

ということで、一日の仕事の配分の例を考えていきましょう。

朝はゴールデンタイムです。
ぼくにとっては一番大切な時間です。

そんな大事な時間に、長々とミーティングがあったり、来客や会議のアポが入ると、おいおい勘弁してくれ！ってなります（笑）

午前中は「自分のための時間」です。

難しい文書を読まないといけない、
ちょっと考え事をして対応しないといけない、
この仕事は苦手だなぁ・・・
というようなやつを午前中にしましょう。

午後は、頭を使わない作業です。
難しいことをした午前中に比べ、午後は簡単な仕事を回します。
外出するアポどりは全部午後から入れます。
会議やミーティングは昼イチが理想です。

得意な仕事は午後、苦手な仕事は午前、というように分けても良いですね！

ルーティンワークは夕方が良いです。

例えば、「１５時から」って決めてしまって、そこから作業を始めると良いです。
ぼくもその昔、職場の総括的な仕事をしていましたが、次々にタスクが降ってくるんですよね。
一日中、それに振り回され、色んな人に付き合わされ、自分の仕事なんて進みません。
そうした仕事は１５時から！って決めました。
１５時にならないと蓋は開けない。
そうすると、勤務終了までの時間に捌いてしまわないといけないから、勢い良く対応できました。

あ～、この話、難しそう！って思ったら、次の日のゴールデンタイムに当てれば良いのです。

⑤注意事項

時間泥棒はいっぱいいます。

メールもそうですね。
どんどん届くメールの相手方に合わせていたら、いつになっても自分の仕事に手がつきません。
朝、パッと見て、急ぎがなければ、次にメールを開くのは夕方！など割り切った方が良いです。
仕事のジャンルによっては、頻度を上げるべきな人もいるでしょう。

電話もそうですね。
電話をかけるのは、午後からとか、決めてしまって、自分のゴールデンタイムを大切にしましょう。

何でも先延ばしはＮＧです。
後の時間を有効に活用するためには、小さな、すぐできるタスクはすぐに処理しておくごとが鉄則になります。
『すぐする』ことが重要です。

あと、忘れてしまいます（笑）
なので、ＴＯＤＯリストを活用しましょう。
サッとメモして、すぐすべきことと、後回しで良いこと、寝かしておくものを分けましょう。

今日もご覧いただき、ありがとうございました。
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