コミュニケーションで意識したいこと

私も普段からうまく物事を伝えられていないため、齟齬が生じてしまうケースは多々ある。また、過剰なコミュニケーションをしてしまいコストを発生したり、大切な要点が霞んでしまうこともよくある。そのような問題に対し、コミュニケーションの仕方については以前読んだロジカルシンキングが大いに参考になるのでこちらの感想を書こうと思う。

ロジカル・シンキング (Best solution)

コミュニケーションする前の準備が大切

相手とコミュニケーションをする前に「相手が求める課題」と「期待する反応」を明確化にする。そして、その2つに沿った答えをロジカルシンキングで組み立てて準備をすることが大切である。この準備を怠ると答えを出しても全く意味のないものになり無駄な労力を割くことになる。結局「何が言いたかったのか?」、「何をすればいいのか?」という状態にならないようにするには以上のことを事前にしっかり練りコミュニケーションすべきだ。「相手が求める課題」に関しては、相手の立場になり「何を重要視しているのか？」をしっかり探りコミュニケーションの組み立てをする必要がある。また、「期待する反応」に関してはコミュニケーションを受けて、確認して欲しいのかもしくは行動して欲しいのかなど具体的なアクションを明示してあげる必要がある。

簡潔に結論から話、そのあとに根拠を述べる

これはよく言われる「結論を先に述べろ!」ということである。初めから個別具体の例や詳細な内容を述べられてもどういう観点から聞いたらいいのかわからず全く頭に入らないので、初めに結論という目的を見せて話の枠をつくり、背景を説明する方が理解できる。

また、出来る限り簡潔に話をすることが大事で全ての情報を相手に提示すると逆に混乱を招いてしまう。自分が知っている情報を全て発信することはよくなく、不必要な情報は削ぎ落として相手にとって必要な情報だけを届けてあげることがいいコミュニケーションである。例えば、エンジニア以外の営業職の人に「データベースでデットロックがあり、リクエストが遅延した」と言ってもよくわからないので噛み砕く必要がある。

結論は伝えたいテーマと期待する反応にマッチさせる

準備で明確化したテーマと期待する反応とロジカルに出された答えをマッチさせることが重要である。判断とアクションを結論に持ってくることが多いのだが人や状況によっては背景や具体的にどのようにするかを知りたいことがあるので「何を聞かれているのか?」「何を答えればいいのか」のテーマと期待する反応を最後にもう一度良く確認してそれに合わせた結論を述べる必要がある。whatだけを述べられても動く納得感は薄く、また、自律的な行動ができなくなるのでwhyをシェアすることを怠ってはいけないし、聞き手もそこは明確に聞く必要性がある。

視覚化と言語化を怠るな

頭の中ではだいたいコミュニケーション流れが決まってもいざ文章にするとつまることが多い。実際にメールや文章を書いてみて自分の思考の整理が不十分で書くのに困った経験は皆さんあると思う。そのように、頭の中でだいたいで理解するのではなく視覚化と言語化を行い明確に理解することが大切である。

さらに、箇条書きや絵を使うのではなく文章を書くことが重要である。どうしてもパワーポイントなどを使った箇条書きや図だと受け手側がその情報を得て、咀嚼してもらうことになる。そのため、相手の理解力に頼ることになり、受け手によって理解度が変わる。また、それに応じて発信者側は非ロジカルな状態でも難なく発信できてしまい正確に伝えられない。

まとめ

生きていてコミュニケーションは避けることはできなく、また、トラブルが発生しやすい。上記のことを意識してコミュニケーションすれば出来る限り円滑に進めれるだろと感じており、日々磨きあげるものだと思います。特に私は感覚に頼ってしまう節があるのでこうやって文章を書いて整理することでより良いコミュニケーションを育むだろうなと信じています。