お客さんが勝手に商談を作ってくれる!?/you can book me活用法

こんにちは！興味です。

突然ですが、皆さんはテレアポをするときに
「今スケジュール見れないからメールで日程送ってくれない？」
「担当者が複数いるからメールで日程を調整したい」
と言われて手間をかけてメールを送ったのに

なかなかお客さんが日程調整してくれない、、、
返事が返ってきたときには既に日程が埋まっており、最初からやり直す、、
ってことはありませんか？？

自分はインサイドセールスやる中でめっちゃこの経験ありました、、

しかも、1日に何回もメール調整をすると、FSの日程が仮予約ばかりになってしまい、アポ調整もしづらくなるという悪循環、、

これを解決するのが、自社でも活用している「you can book me」です！
※以降は「you can book me」を「YCBM」と記載

かなり業務効率化をはかれるとても便利なツールなのですが、わかりやすくまとめてくれてる記事を見つけられず、自分が苦労したので概略から使い方までゆる〜く紹介します！

YCBM　サービス概要

上記画面のように、自分が利用しているカレンダーと連携し、空いている日時をお客さんから予約できるようにするツールです。（対応しているカレンダーは下記を参照）

さらに、ZOOM等のURLの案内メールやリマインドメールを自動送信できる為、商談作成を自動化出来てしまいます。

リアルタイムでスケジュールを更新し、予約が入った日時は予約できないようになるので、ダブルブッキングの心配もありません。

課金体系

料金体系は、連携するカレンダー数×10$/月
一部機能に制限はかかりますが、一人なら無料で使うこともできます。
（スケジュールの前後を何分開けるか決められる機能が使えないので、
　前後開けなくても基本問題ないって方以外は有料利用になるかと。）

活用開始までの大まかな流れ（30〜40分）

1、YCBMのアカウントを作成し、自分のカレンダーを連携させる
2、ダッシュボードの「Edit setting」より設定画面を開く
3、「General」で「Booking page title」と「Booking page intro」を変更

4、「Times & Availability」>「Availability」>「Set your working hours」より商談可能な時間を設定

5、上記画像の「+ Add break」をクリックし、休憩時間を設定
6、「Times & Availability」>「Availability」>「Duration & Display」>「Grid display」より予約画面で表示するカレンダーの時間間隔を設定（自社では30分にしてます）

7、上記画像の「Add padding before and after a booking」より前後のスケジュールから何分空いていれば予約可能にするかを設定
8、「Booking form」>「Questions」よりお客さんが予約する際に必要な入力項目を設定

9、「Booking form」>「After Booking」よりフォーム入力完了後にお客さんの画面に表示される文面を設定

10、「Notifications」>「Actions」>「After new booking made」より予約完了時にお客さんへ送られるメール文面を設定

11、お客さんへ予約ページのURLを送付

さらに使いこなしたい方向け　各項目の簡単な説明

General…ページのタイトルやページ上部にある紹介文を変更できる。

Times & Availability…予約可能な時間や休憩時間、前後の予定から何分空いていれば予約可能にするか等を変更できる。

Calendar & teams…YCBMへ連携しているカレンダーとメンバーを管理できる。メンバーを追加する場合は、ホーム（Dashboard等が見えるページ）右上から　Account > Team management ＞Invite team members　より追加したいメンバーを招待し、メンバーの管理者になればメンバーを追加できる。

Booking form…予約フォームの入力事項や必須項目にするかどうか、予約完了後にお客さんへどんな文面を表示するかを変更できる。

Notifications…予約完了直後～リマインダーまでお客さんや任意の送り先へメールやスケジュールで通知が出来る。「After new booking made 」が予約直後のメール文面になる為、ここを変更する事が多い。

※この文面にZOOMの「マイ個人ミーティングID（PMI）」のURLとID/PASSを記載すれば、商談までのやりとりをする必要がなくなる！！

まとめ

最後まで読んでくださってありがとうございました！！

結論、「YCBM」は連携するカレンダー数×10$/月でお客さんから希望の商談日時をリアルタイムで予約してもらえるツール。活用出来れば、メールでの面倒なやりとりなく、お客さんの希望の日時で商談作成ができ、大幅な業務効率化が見込めます！

もし日程調整のメールやりとりに月間で1時間以上かかっているのなら、月額約1000円のツールなので、余裕でペイするかと！

複数メンバーで利用するケースは説明短めなので、もしご興味ある方はコメントで教えてください！声が多ければ、別の記事で軽く作るかもです！

引き続き実際に業務で役立ったツールやノウハウがあれば、共有していきます！
よろしくお願いします！