メールに仕事を邪魔されないちょっとしたコツ

2022年7月29日 08:02

　メール返信でよく仕事を中断されることは多いです。色々な仕事術の本を読むとよく出てくる技の中に

メール確認・返信時間を決める（〇〇時間おきにする）

というものがあります。これはもっともで、「メールに他のもっと重要な仕事を邪魔されないため」に必要なことと思います。そのために、通知をオフにするなどの対応策が挙げられています。

ですが、これが毎日できているわけではありません。これを徹底できるのはかなり強固な意志の持ち主のように感じます。

例えば、「メール返信後に比較的すぐまた返事が返ってくる場合」について、モヤモヤします。おそらく相手は返事がすぐほしいとかを想像するので、早く返さなければ、という気持ちになったりするからです。

このような場面を減らしたい、と考え始めました。今の自分にはこれを無視できる強固な意志は残念ながらないです。ということでやはり、先人たちの名言通り、「意志には頼らず、仕組みに頼る」ということをします。つまり、

希望する時間帯にメールが返ってくるように仕向ける仕組み

について思案してみました。この達成には、

上記のいずれかになれば、「自分が仕事をしていない時間帯にメールが返信されるか、始業から自分がメールを確認する時間までの短い時間にメールが返信される」ことになります。

このために導入したのが、（前置きが長くすみませんが）

です。この機能は、自分の職場に導入されているソフトにも入っていますし、Sparkなどの無料メールソフトにも入っています。

この機能を使って、緊急性の比較的小さい仕事に関しては、

メール確認時間に返信メール自体は作成し、
自分の終業後に送信するよう設定する

のです。そうすると、午前中のメール確認時間までに返信があり、そこでまた返信する、ということができます。

これを導入することで、特に午後の仕事の捗り具合がよくなりました。

やはり、「あのメールの返事返ってくるかもな」と思うとワーキングメモリが消費されるので、それ自体をなくすことが大事なのだと思います。

緊急性の高いものはこうはいきませんが、これでメール返信の少なくとも3割くらいはコントロールできるのではないでしょうか。

最後まで読んでいただきありがとうございました。