仕事を速く終わらせるにはタイムプレッシャーを使おう

「安価に仕事の効率を上げる方法はないのだろうか」
「便利なツールが世の中にあるけど自分が担当している仕事にはまだない」
「もっと時間を有意義に使いたい」
など、仕事をしていると上記のような考えがよぎることもあるでしょう。

実際、近年は便利なツールがネットに出回っており、人の作業も減ってきている分野が出てきました。

しかし、どんなケースでも人の判断や経験が必要です。人間側の作業効率化はどの時代でも重要視されています。

本記事では簡単にできる効率化のコツを紹介します。

この記事を読めば数か月で作用効率が向上するでしょう。

仕事を速く進めたい人はぜひ参考にしてください。

タイムプレッシャーとは？

タイムプレッシャーとは締め切りを設けて作業することです。締め切りを設けると緊張感が生まれ作業の無駄がなくなります。

タイピングサイトでタイピングの練習をしたことがある人ならわかるかもしれませんが、制限時間がある時とない時ではタイピングの上達スピードに大きな差ができます。

また、期限がない課題は後回しにしてしまう人も多いでしょう。

人は原則何かしらの期限がないと本気が出せないものです。

意外に行っている人は少ない

タイムプレッシャーを積極的に取り入れている人は少ないのです。

資格試験の受験勉強やテスト勉強など机に向かってもくもくと続ける作業に取り入れている人は多いですが常日頃から仕事に取り入れている人は稀です。

仕事ができる人は何時までにやる、何日までに終わらせると期日を設けて取り組んでいる人が多いのです。

タイムプレッシャーはそれだけ効果があるのです。

誰でも簡単にできる

タイムプレッシャーに特殊なスキルは必要ありません。時間を計る道具があれば誰でもできます。

また、無理に作業を速くする必要もありません。自分作業時間を少し短く設定すればいいのです。

例えば1時間の作業に対して初心者が30分に時間をセットして実行しても焦るだけでしょう。この場合は55分と少し物足りなく感じる程度に設定してスタートします。

時間が決められているという緊張感が重要です。慣れてきたら短くしていきましょう。

タイムプレッシャーの効果

タイムプレッシャーの効果は複数あります。そのどれも仕事の効率化に直結するため試して損はありません。

以下に、具体的な効果を紹介します。

仕事が速くなる

制限時間を設けると仕事が速くなります。この時間に仕上げなければならないという目安ができるためです。

30分で仕上げてと言われた時といつでもいいと言われた場合、時間制限がある方が早く終わります。これは作業する人の中で優先順位が上がったからです。優先順位が下の状態だと人は本腰を入れることが難しくなります。

目安があると漠然と作業している時より確実に速く作業が終わるのです。

効率を考えるようになる

制限時間があると効率を考えるようになります。使える資源が限られると人は取捨選択を無意識下で行えるようになるからです。

たとえば店にミカンやスイカ、ジャガイモなど野菜や果物が売っているとします。使えるお金が無限にあるなら欲しいものをかごに入れるだけで効率をあまり考えないか無視しましょう。

しかし、5000円と決められた場合は頭の中で今かごの中にどれくらいものがあるか、合計金額はどのくらいか、この品物は高いから予想というように効率を考えます。

このように、制限があるだけで考え方が効率的になるのです。

仕事の管理がしやすくなる

制限を設けると管理がしやすくなります。かかった作業時間は記録している場合評価対象として使えるからです。

たとえば単純作業でも1時間かかっていたものが1カ月後に50分で終わるようになったら成長している、または慣れてきたと客観的に判断できます。

しかし、データがない場合は主観的に慣れてきたと思うしかありません。はじめはいいですがスキルの伸びが悪い時の打開策として時間を記録しておいた方がいいでしょう。

何か月かしてデータを見返してみると思っていたより仕事が速くなっているケースが多々あります。

タイムプレッシャーに必要なもの

タイムプレッシャーに必要なものは簡単にそろいます。身の回りのものでそろうため、必要なものがそろったら早速取り掛かりましょう。

以下に、タイムプレッシャーに使うものを紹介します。

必要なもの

ストップウォッチが必要です。カウントダウンできる機能があればいいため、スマホのアプリでも構いません。スマホのストップウォッチ機能に抵抗がある人はダイソーのキッチンタイマーなどで代用するといいでしょう。

おすすめはカウントダウンを簡単に止められるタイマーです。

あるといいもの

タイムプレッシャー自体はタイマーがあればできます。

しかし、時間制限をより効率的に利用したいならメモを取りましょう。どんな作業でどれくらい時間がかかったのか、日付をつけて記録します。

こうすると何週間目にとの位タイムが縮まったか成長を実感できるためモチベーション維持に役立ちます。

タイムプレッシャー前に行うこと

タイムプレッシャー前に準備しましょう。慣れてくると自然にできるようになりますが、制限時間を設けて間もないころだと準備を忘れてしまったり準備の段階でうまくできなかったりします。

意識的に取り組むようにしてください。

段取りはプレッシャー対象外でいい

仕事の準備や段取りはプレッシャーをかけずにやりましょう。準備はかえって時間をかけた方がいいため無理に制限を設けません。制限時間をかけてしまうと漏れや抜け、ミスが多くなります。

準備の段階はタイムプレッシャーを使わず進めて、作業の段階で制限時間を設けます。

負荷を設定する

タイムプレッシャーはどのくらいの負荷をかけるかあらかじめ決めてから行います。

いつも作業にどのくらいの時間がかかるか測定し、マイナス5％くらいの時間を算出してください。算出した時間がタイムプレッシャーに使う時間です。

たとえば60分の作業の場合60×0,05で3分です。タイムプレッシャーに使う時間は57分になります。57分で問題ないなら54分にします。だんだんつらくなってくるため、これならギリギリ乗り越えられる時間を探りましょう。

邪魔されない環境を作る

タイムプレッシャーはできるだけ邪魔されない環境で行います。邪魔が入ったらタイマーを止めればいいのですが初心者の場合は集中力が続かないため避けます。

タイムプレッシャーを使ったら

タイムプレッシャーの注意点と言ってもいいでしょう。作業を終えたらアフターケアをしっかりします。アフターケアの有り無しは後々響いてくるため面倒くさがらず行うことをおすすめします。

休憩は多めにとる

制限時間を設けて仕事をしたらしっかりと休憩をとりましょう。タイムプレッシャー時は自分が思っている以上に疲れています。

陸上の短距離走のように集中し体力を使っているため、作業後は普段の倍の時間を設けて休んでおきましょう。

この休憩は必要なものです。休むのに抵抗があってもしっかり休みましょう。

記録を取る

記録をできるだけとりましょう。時間だけでなくどんな作業で躓いたか、どの作業が順調かメモします。

メモはスプリットシート・ドキュメントやWord・Excelで管理するとよい良く利用できます。手書きで要点だけメモし、その日の終わりに電子化してまとめる方法はおすすめです。

改善策を考える

データをまとめているなら有効利用しましょう。作業内容、得手不得手、期間時間、体調などから、より効率的な方法を模索します。

改善策はいつもうまくマッチしてくれるとは限りません。改善策をいくつか試してみて一番良かったものを取り入れましょう。

失敗した改善策も別に記録しておくと後々役立つかもしれません。

タイムプレシャーを使いこなそう

タイムプレッシャーは誰でも知っている方法で、平たく言えば締め切りです。しかし、これを意識的に取り入れている人は驚くほど少ないのです。

効率化したい作業にタイムプレッシャーを使いましょう。タイマーを押した段階でアスリートと同じく成果を求めるようになります。

ぜひタイムプレッシャーを生活に取り入れてください。