会話、文章で伝える時こそ『主語』を意識するだけで伝わりやすくなる

おはようございます。
池田諭史です。

今回は、仕事上でよく起きる体験を踏まえ、覚えておいたほうが良い、他人とのコミュニケーションに活かせることを書かせていただきます。

仕事にてよく電話応対をすることがあります。
その時に非常にコミュニケーションに困る内容がございます。
それはテーマにも書いた『主語』がないこと。

なぜコミュニケーションにおいて『主語』が大事なのか。

１．何を伝えたいかがわからない

電話、対話でこういうことを体験したことがありませんか？
「あの会議終わったから、資料まとめておくように伝えてくれる。」
あの会議とは？そして誰に伝えればいい？
「ネットにつながらないから対処して」
PC？スマホ？タブレット？どの端末？
「あの件で電話したんだけど。」
どの件でしょうか？

そしてこの状態だと仕事にならないので用件を伺うと、
「なんでわからないの怒」
「急いでいるんだけど怒」
「あの件だって言ってるだろ怒」
なぜかこちらが怒られる始末。
上記の表現はまだかわいいものです、中には罵倒レベルのもあります。

上記に当てはまるのは全て『主語』がないこと。
ないことにより相手が何について伝えたいのかがわからないのです。

相手とのコミュニケーションで大事なのが相手が理解できているかどうか。
なぜ相手が知っている前提で話すのか不思議でなりません。
何かがおかしいだろうと思い調べました。

２．主語がなく会話する人の特徴

主語がなく話す人に特徴があるとわかりました。

①自分中心型
自分のことしか見ていない人。
相手に合わせる気がないので、自分の都合で話を進める。
いわゆる自己中という方ですね。

②頭がいい方
意外にも頭が良い人にもありがちなのです。
理詰めで理論的に要点をしっかり伝えることはできる。
ただこう話せば自分は理解できるという基準で話す為、相手が理解していないことに不満を感じる。

③せっかちな人
一番多いのがせっかちな人。
問題解決を迅速にしたいがために、とりあえずで伝える為、伝えるべき内容が抜けてしまっている。
そして本人は相手が遅いことにイラっときてしまう。

３．５W１Hが非常に大事

そういう上記の人にならないためにも伝え方が非常に大事。
伝え方でよく使われる”５W１H”を理解しているだけでも大きく変わります。
Who（だれが）
When（いつ）
Where（どこで）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）

例として
「会議をします」だけだとわからないですよね。
「○○さんが本日15時から会議室で社員の理解力を深めるためにセキュリティについて勉強会を資料とパワーポイントを用いて行います。」
と具体的に何がしたいのかを伝えることで相手もイメージがしやすくなるということです。

さいごに

『主語』がつくだけでコミュニケーションがしやすくなります。
日常生活でなんか相手に自分の言っていることが伝わらないな、相手が何を言っているかわからない場合、5W1Hを意識してみるだけでもコミュニケーションが円滑になりやすいです。

また人に何かを伝える時に大事なことは、ただ伝えるだけでははく相手の理解に努めること。
理不尽なことも多々ありますが、相手が何を伝えたいのかを理解してあげることで相手との信用信頼につながりますので、ぜひ日々の会話にて意識して取り組んでみてください。

ここまで読んでくださりありがとうございました。
ではまた。