忙しい若手ができる5つの工夫
年を重ねてくると、仕事の効率化や生産性の高い仕事ができてくるから残業も少なく早帰りができるようになる…わけではない。
もちろん経験やノウハウによる効率化や生産性の向上はあるだろう。
それでも、それだけで若手社員たちとそこまで差が出るだろうか。
ぼく自身の経験としてもそうだが、ある程度仕事を覚えてきた若手社員というのは一番上司や先輩からすれば使い勝手が良い存在。
実際、若手は忙しい。
会社からは育成の対象として、研修や課題、面談なども課せられるし、雑務をバンバン振られるし、経験のためということで打合せや商談の同席も多い。
仕事もそこそこ覚えてきて、配属部署にも1年以上在籍すれば大体は自分がメイン担当の業務がいくつか出てくるだろう。
1〜2年目あたりでは、まだここらへんのメイン業務と言っても軽めの物が多く、仕事を覚えるという意味や勉強の要素も強い。
そこを超えると、メイン業務もそれなりに大きなウェイトを占めるようになってくる中で、自部署に後輩が入ってこないければこれまで延長線上で自分がメインではない打ち合わせへの同席、会議の議事録作成等の役目もなかなか手放すことができない。
議事録作成なんかは、必ず誰かしら先輩や上司の検閲が入り、あーでもない、こーでもないとありがたいアドバイス。
ただでさえ、先輩・上司が仕事とは思っていないけど面倒な雑務も担う中で、担当業務以外のやらなければならないことが多い。
にもかかわらず、会社は残業の多いやつは仕事の効率が悪いとか言い始める。
若手は組織の中では圧倒的な弱者であるために、自ら声を上げることも難しいだろう。
ぼく自身も経験したきた道だからこそ、ちょっとの工夫や意識を変えるだけでも、変えられることもあるということを伝えたい。
あくまで社会人経験もうすぐ15年という経験だけを頼りに羅列しているので、うまく咀嚼して自分のものにしてから活用してほしい（活用は自己責任でお願いします）。
メールの戦略的活用
メールは戦略的に活用できるツールのひとつだが、研修やOJTの中で細かく作法を習うことも少ないだろうし、日々いろんな人からの多種多様なメールが届く中で意識せずに使ってしまってはいないだろうか。
ちょっとしたことではあるが、毎日のように使うものであるわけだから、使い方を工夫するとジワジワと効果が発揮されるものでもある。
①お礼メール
よく見るやり取りの中で、ぼくが非常に無駄だと感じるのが”お礼メール”である。
取引先や社内他部署の人などに依頼事項を回答してもらったときの”ありがとうございます”のみのメールは基本的に不要だろう。
それも関係部署のみんなをCCに入れたお礼メールほど、無駄なものはない。
なくても成立する、相手の心象を悪くする訳ではないメールは極力しないことで数秒だけかもしれないが、それでも自分の時間も相手の時間も大切にすることができると考えよう。
そう考えるぼくだが、お礼メールを一切しないわけではない。
ぼくがお礼メールをするのは、”自分に非があり迷惑をかけているとき”または”コミュニケーションをあまり取ったことがない派遣スタッフ”に対してはしっかりとお礼メールをすることで、相手が感じている負の感情やイメージを払拭し、少しでも良好な関係性に繋げることを意識している。
②依頼事項は簡潔に
メールで何かの資料の提出を求める文章が、長文で注意事項が多く、結局何をしてほしいのかがよくわからないメールは送る方の時間も、読む方の時間も奪う。
受ける側は何をしてほしいのかを紐解くまでに時間がかかるので、まず後回しにされがちであり、メールを読むのも億劫になってしまうからさらに後回しになって、最終的には忘れられてしまったり。
いろいろと重要事項が多いのはわかるが、太字、下線、赤字・・・等を使いすぎると結局一番言いたいことがぼやけるので、簡潔にシンプルに伝えることだけを考えてみてほしい。
③丁寧すぎる社内共有・相談
これは特に1〜2年目の社員に多い。
他部署だろうが、同じ社内への情報共有や相談事項を余りにも丁寧にやり過ぎてしまっている。
メールを“送る前の電話相談”、ツッコミが入らないように情報をまとめた“PPT資料の作成”、後で聞いてないと言われないための“宛先いっぱいの長文メール”。
宛先いっぱいなので結局誰にも回答してもらえず…といった労力に全く見合わないことをやってしまっている。
所詮は社内なのだから社内相談にそんな時間を費やす必要はないし、なんでも自分でやろうとせず、相談の流れを考えてみよう。
他部署を巻き込む可能性があるからといって、いきなり他部署の先輩に相談をするのではなく、まずは直属の上司や先輩に相談し、誰に、何を、相談や共有すべきか、誰から聞いてもらうべきかなどを確認する。
場合によっては、上司、先輩から話しをしてもらった方がスムーズに話が進むことも多い。
変に、忙しい上司や先輩の手を煩わせないように…とか考えて自分でやってしまって、結果トラブルになってもっと迷惑をかけることに繋がってしまうなんてのはよくある話。
大抵の場合、社内相談レベルであればスピードが第一優先。
丁寧さよりもタイムリーでこまめな相談の方が上司・先輩も含めた全体的にも生産性が高いはずである。
④即レスは効率的で効果的
取引先や社内からの問合せ、期日の決まった社内報告…どんな仕事でも自分のペースで出来るということは少ない。
社内外問わず、仕事は色んなところから降ってくるし、トラブルなどは立て続けに起こったりもする。
突発的にしかも最優先で取り組まなければならない仕事などがあることを考えると、期限が少し先のことでも後回しにせずに即レスするぐらいの意識でいた方がいい。
何より、レスが早いと仕事を振る側にとっても待ち時間なく仕事が進められるので、組織としての生産性もあがり、周りからの信頼が得られる。
ちょっとめんどくさい、と感じた時こそ即レスを意識してみると、仕事がうまく回り始めるかもしれないので是非試してみてもらいたい。
メールとチャットの使い分け
昨今では社内のコミュニケーションの一つにチャットツールが導入されている企業も少なくないだろう。
ただ、このチャットの使い方については、かなりジェネレーションギャップが生まれているように感じる。
当社でも2〜3年ほど前から導入されたこのチャットツール。
外出中でもモバイル端末から返信ができ、よりタイムリーなコミュニケーションを取れるツールとして重宝されているが、一方でチャットとメールの使い分けがうまくできていないことによる行き違いというのも発生している。
あくまでもぼくの感覚的な所感だが、若い子ほどどんな内容でもチャットで確認、相談、報告を完結させようとする。
逆にベテラン社員はチャットツールの扱いになかなか馴染めず、直チャットをしても気が付かずに放置。
グループチャットなどは完全に見ていないので情報共有の二度手間が発生する。
チャットツールの便利なところは、社内で話しかけるのと同じ要領で自分や相手が社内にいなくても、テレワーク中でも思い立ったときに確認や相談でできるところ。
ただ、一方で確認・相談される側の体制（慣れ？）が整っていないことから生まれる情報格差やレスポンスの遅れなどが出てくる。
また、相談される側も会議中や打合せ中でも構わず寄せられる報告や相談に対してはタイムリーな反応はなかなかできないし、同時多発的に発生した相談などは見逃しも発生している。
メールのほうが使用歴が長い分、年長者でも未読やお気に入りにしておくことで見逃しを防いだりする工夫をしている人も多い。
依頼事項や確実に知っておいてもらいたい内容はメール、軽い相談やたとえ見逃されても大勢に影響しない内容はチャット、といったように意識的に使い分けをした方が結果的に抜け漏れをなくすことに繋がる。
内職するなら会議に出るな
企業にもよるがその会議や打合せ、あなたがいなくても開催される（成立する）のあれば出る必要はないのかもしれない。
むしろ、こっそり（傍から見ていれば大体聞いてるかどうかはわかるが）別の仕事をしているのであれば、会議・打合せに出ずに集中して取り組んだ方があたりまえだが効率的だ。
上司・先輩としては勉強のために同席させていることも多く、それが定例化してしまっている場合、無駄に気づいていないことも多い。
自分の参加理由が明確でなかったら、勇気を出して率直に出席すべきか聞いてみた方がいいだろう。
意外とすんなりOKだったり、NGだとしても参加理由を明確にしてもらえるはずなので実はメリットしかない。
会議・打合せに出席しておいて内職して話を聞いていない人と、はじめから自分の必要性に疑問を持ち、目の前の業務を優先させる人とどちらが評価されるかは一目瞭然。
そんなことで評価を下げるような上司や組織ならそもそも言うことを聞く必要はない。早めに転職を考えよう。
安請け合いと責任感の違いを理解する
自分がやるべき仕事でないと感じたら、一度仕事を振る側の人の意図を考えてみる。
上司や先輩もサラリーマン。上から言われれば従わなければならない状況もあるだろう。
単純に自分の仕事だけどやる時間がないから、振ってきていることもある。
上司や先輩もあなたがやるべき仕事でないと理解した上で、振ってきている仕事であれば業務量との兼ね合いはあるがなるべく引き受けよう。
若手は部署内での役割で仕事を振られることは多いと思うが、たとえ自分がやるべき仕事でなくともそれを主張して面倒なヤツ認定されるより、控えめに主張はしつつ、でも”あなたに言われるならやりますよ”的なスタンスで受けられると、振った側としては申し訳無さも残るし、なんとなく慕われている感も伝わる。
そして、どんな経緯でも一旦受けた仕事にはしっかりと責任を持って対応すること。
これができれば先輩・上司から全幅の信頼を勝ち取ることができるはずだ。
これからしばらくは勤め続けようとしている会社なのであれば、これくらいのバランス感覚があれば、少なくとも社内での今後のキャリアは使えるヤツとして希望部署や花形部署への異動などの可能性は高まるだろう。
馬鹿になれ
いきなり猪木が登場（古い…？）したわけではない。
サラリーマンとして一番重要かもしれない能力が、どれだけ周りの人から愛されるか。
変にプライドが高く、失敗やミスを認めない人はなかなか周りからも一歩ひかれたコミュニケーションになってしまいがちで、率直な意見をもらいづらく、またもらってもなかなか受け入れてもらうことは難しい。
社員のモチベーションや適性を測る中で、多様な経験を積ませることは育成の面だけでなく、将来的な経営面にも大いに関わってくる。
そんな中では、周りに可愛がられる人はやはりチャンスをもらう機会が増えるし、多くの経験を積むことができる。
さらに責任感を持って仕事に向き合っていれば、最初は失敗が多くとも段々と信頼は積み重なる。
この手のタイプは多少の失敗なら“しょうがないな〜”と笑って許されるのみならず、周りの同僚や取引先が力を貸してくれたりもする。
こればかりは、その人のパーソナリティのようなものの影響も大きいだろうが、周囲の同僚やときには後輩などにもバカにされるくらいがちょうど良いのかもしれない。
結果を一番に考えれば、最高のパフォーマンスを発揮するにあたっては自分一人でなく、多くの目や手を借りてより磨いていくことも必要。
特に仕事がわからなくて当然の若手のうちは無条件で可愛がってくれる人が多いので、しっかり可愛がってもらって先輩の力を存分に使わせてもらおう。
そしてその恩は助けてくれた先輩にではなく、将来の後輩に同じことをしてあげる事だ。
間違っても上司や先輩にお返しをしてはいけない。
そうやって知識や経験を紡いでいき、アップデートしていくことこそが組織や社会をより豊かにしていくことに繋がるはずである。
気がつけばいろいろと長ったらしく書いてしまったが、若手のうちはまず自分の社内でのキャラクターを確定させるということが大事かもしれない。
悩める若手社員たちが少しでも自分らしく、楽しく働くための助けに少しでもなってもらえるとありがたい。
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