もともと全員在宅勤務で働いているKanattaが大事にしているコミュニケーションのポイント

こんにちは。
株式会社Kanatta代表取締役社長の井口恵です。

前回、もともと全員在宅勤務で働いているKanattaが考えるリモートワークのポイントという記事に書かせていただきました。

https://note.com/igumegu_kanatta/n/ndd3f242d12a0

有難いことに、おすすめ記事にもピックアップしていただき、たくさんの方々にお読みいただきました！
ありがとうございます！

今回は続編として、リモートワークでコミュニケーションを取る上で大事にしていることについてお話しさせていただきます。

指揮系統を明確にする

リモートワークをする上で、いつでも連絡を取れる状態にすることの大切さについては前回書かせていただきましたが、もう一つ大事にしていることがあります。
それは、指揮系統を明確にすることです。

Kanattaの立ち上げ当初は社員も数名しかいなかったので、全員とこまめに連絡を取っていました。有難いことに最近は関わっているメンバーが増え、同じように全員と直接やり取りすることは難しくなっています。

そこで、KanattaではコミュニケーションツールとしてSlackを活用し、部署ごとにチャネルを作ってやり取りしています。Slackを使い始めた当初は、誰とでも連絡が取れることを良いことに、細かい作業をしているメンバーにも気づいたベースで直接指示を出していました。その方が仕事が早く進むと思ったからです。

しかし、色んな人から指示が飛んでくることで、現場は混乱してしまいました。

いま大事にしていることは、指揮系統を明確にし、やり取りする人を限定することです。具体的には各部門をチーム制にして、リーダーを決めた上で、私はリーダーとのみやり取りするようにしています。こちらは一見当たり前のことなのですが、リモートワークで全員が別の場所で働いていると情報共有が不足してしまうこともあるので、しかるべき人に情報を集約するという意味でもかなり意識しています。

責任の範囲を明確にする

チームリーダーを決める際に大切なことは、責任の範囲を明確にすることです。私はリーダーを依頼する際、最初にこちらが期待することをすべて伝えるようにしています。

具体的には、
①チームの状況をすべて把握し、常に何でも答えられる状態でいてほしいこと、
②チームの目標を決め、目標を達成することの責任はリーダーにあること
を伝えています。
その上で、目標を達成するのに必要なリソースや予算を考えてリクエストすることもリーダーに任せています。

例えば、弊社では公式SNSをいくつか運営しており、SNSごとに運用の担当者がいます。以前は各SNS担当者がバラバラに動いていましたが、現在はSNSチームとして一つのチームを作り、チームリーダーを決めています。SNSチームリーダーの仕事は、全SNSについて目標を立て、状況を把握し、必要な部門と連携しつつ各運用担当者に適切な指示を出すことです。

リーダーを決めて責任の範囲を明確にしてから、かなりコミュニケーションがスムーズになりました。以前は担当者と直接やり取りしていたこともリーダーを通すようになり、一見タイムラグができて作業が遅くなるのですが、ノウハウが貯まるので長期的に見ればメリットの方が大きいと感じています。

Face to Faceのコミュニケーション

色々書かせていただきましたが、リモートワークとはいえ一番大事なことは、やはり顔をつき合わせてコミュニケーションを取ることです。

私は普段、前述の各チームのリーダーとは週に2回直接会ってコミュニケーションを取っています。また、リーダー以外のメンバーとも月に一回は全員と会える機会を作っています。

今はこの状況なので直接会うことは難しいものの、オンラインミーティングをする際も全員カメラをオンにすれば顔を見ながら会話出来るので、とても助かっています。やっぱりメールやSlackだけでは伝わらないことがたくさんあるので、こういうときだからこそ、アナログなコミュニケーションを取ることが大切です。

また、意識的に仕事以外のコミュニケーションもたくさん取っています。リモートワークは信頼のもと成り立っているので、何でも話せる関係性を普段から築けていることで仕事がスムーズに進むためです。

最近は、オンラインミーティング中にお子さんが映り込んできたり、背景でどんな部屋に住んでいるか分かったりして、みんなの普段の生活が垣間見れてむしろ関係が近くなったように感じています。
なかなか先が見えない部分も多いですが、こんな時だからこそ、より一層チームワークを強化して成果に繋げていきたいと思います。

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