請求書の作成方法
こんにちは、五十嵐です。
今回は、請求書の作成と送付、入金から管理方法までです。
フリーランスとして働く場合、請求書を出さないと入金がありません!!
これ、社員やアルバイトとして働く場合との大きな違いと思います。この記事では、請求書作成の労力を減らして、正確に作成する方法をまとめました。慣れるまではドキドキですが、トライしてみてください。
請求書の内容
8％や10%の税率、個人事業主であれば源泉徴収など地味に面倒な項目が並んでいる請求書…
ExcelやWordで作るツワモノもいますが、ここはサクッとMoney Forwardクラウドやfreeeなどの会計ソフトの利用がお勧めです(請求書作成だけなら無料です)。会計ソフトに言われる通り入力するだけで完成するので、使わない手はありません。
内容を見ていきます。
①依頼主名(正式名称)、住所
契約書を確認して、正確に書いていきます。
② 自分の名前(正式名称)、住所、連絡先
ここも、正確に書いていきます。
連絡先はメールと電話番号が書いてあるのが理想的。先方の経理担当者が請求書を見て「?」と思ったときに、すぐ確認できるようにするためです。←入金を確実にするためのコツ
③ 請求書番号
自分で管理するための番号です。請求書の管理については、最後の「その他、請求書」に書いています。
請求書番号は会計ソフトが自動で作成してくれますが、ここは「2024-30-5」など自分でルールを決めておくと後で楽。「2024-30-5」は、
・2024：西暦
・30：3月→03→反対にして30
・5：自分で決めた依頼主の番号 です。
単発で仕事をいただく場合など、この管理をしていないと先方の支払業務から漏れてしまうことがあります(実際、何度かありました)。要注意です。
④ 請求日
月末or20日など、契約書に書かれている日付になります。
(土)(日)祝日であっても、契約書通りです。
例：2024年3月31日(日)で営業日でなくても、請求日は2024年3月31日(日)
⑤ お支払い期限
ここも契約書に書かれている日付になります。
⑥ 件名、納品日、品目・納品書番号
契約書通り。
⑦ 税率別内訳、消費税額合計、源泉徴収税、ご請求金額
会計ソフトが、すべて自動でやってくれます。
⑧ 振込先
銀行名(銀行コード)※、支店名(支店コード)※、口座の種類※、番号、振込先名を書きます。通常使っている口座の他に、仕事用の口座を開いてくと管理が楽になりますよ。
※銀行コード、支店コード：
銀行コードは金融機関に割り当てられている4桁の番号、支店コードは金融機関の本支店に割り当てられている3桁の番号です。「◯◯銀行 銀行コード」と検索すると出てきます。ネットバンキングを使って振込業務をする場合、これらのコード号が書いてあるととても便利なのです。←入金を確実にするためのコツ
※口座の種類：
銀行口座には「普通口座」「当座口座」などいくつかあります。通帳を確認して、正確に記入します。
⑨ 備考
「誠に勝手ながら、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いいたします。」コレだけ書いておけばOK。
この文言がないと、10万円の請求に対して、9万9,780円や9万9,560円など微妙に少ない金額が振り込まれることがあります。これは請求金額から手数料が引かれているためです。契約書で取り決めがなければ、書いておきましょう。←入金を確実にするためのコツ
請求書の送り方
1. 請求書を印刷して、郵送
かつて多く行われていた方法です。
請求書を印刷→押印→送付状と一緒に封筒に入れて切手を貼って郵送、というやり方です。
2. 請求書をPDF化して、メール添付で
わたしの周辺では、この方法が主流になっています。
請求書をPDF化して、メールに添付して送付します。手間もかからないし、送信した記録も残るので、この方法がお勧めです。
依頼主から指定がない場合、こちらから「請求書はメール添付で良いですか？」と確認しておくと◎。
その他、請求書
～労力を減らして正確に作成するために～
フリーランスで働く場合、請求書を確認してくれる上司や同僚がいません。労力を減らして、正確に作成するために、実際にわたしが行っているのはこの2つ。
1. 請求書の管理
請求書とは別に、「いつ」「だれに」「いくら」請求して入金があったか、までわかる請求一覧を作っておくと安心です。手帳に書いてもよし、こんな一覧で管理するのもよしです。
2. 時短のための、請求書の作り置き
定期的にお仕事をいただく場合、請求書は3.4ヶ月分などまとめて作っておくと、楽ちんかつ安心です。
月末はこちらも忙しくなりがちです、作り置きされた請求書があれば、月末にホイホイと送るだけ♡
不定期のお仕事の場合も、内容が決まった時点で作成しておく→送付ときに最終確認する、流れが理想です。
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