伝わるように伝えるって難しいよね
この記事は corp-engr 情シス Slack（コーポレートエンジニア x 情シス） #1 Advent Calendar 2021 13日目の記事です。
情シス Slack については yokoyama さんの記事をご覧ください。
情シスが関わるコミュニティは色々ありますが、現在では5,100人を突破した大所帯なコミュニティとなっています（ROM専でもOKです）
はじめに
こんにちは。ゆるふわCIO候補（仮）のふみふみです。
情シスを始めてもうすぐ2年が経ちます。あっという間に時間が過ぎていき、濃厚な日々を過ごせている現在の環境に感謝です。
さて、みなさんは自分の伝え方に自信ってありますか？
僕は残念ながら自信はありません。
とはいえ社会人をやっていると、上司・同僚・部下・クライアント・取引先と色んな人とコミュニケーションを取る必要がありますよね。これがまた難しいんですよね。本当に難しい。。
そんなわけで普段自分がどのようにして物事を伝えているのかをざっくりまとめていきます。
この内容を書こうと思ったきっかけ
ちょうど12月から副業を始めたのですが、副業先のSlack内で、
質問に上手く回答できていない → 上司怒る・回答求める → 違う回答をする → 上司もっと怒る → ようやく理解・回答する
みたいな流れを見たのがきっかけです。
良くはないんだけど「懐かしいな・昔自分もこんなだったな」とか考えながら、伝わるように伝えるってやっぱり難しいよねって思ったのがきっかけです。
コミュニケーションは双方向であるべき
何かを「伝える」という行為は一方向的であり、自分勝手な行為だと感じています。相手のことを考えずにただ自分の投げたいボールを投げるというイメージ。
コミュニケーションには必ず二人以上の登場人物が存在し、必ず送る側と受け取る側が存在します。特に仕事においては上司→部下への指示、部下→上司への報告・連絡・相談など、お互いに認識を合わせることで初めてコミュニケーションが成立します。
相手に「伝わる」ように「伝え」なければ、双方向になりません。
当たり前といえば当たり前なのですが、それを正しく認識できていない人が多いのではないかと思っています。
なぜ伝わるように伝えることは難しいのか
自分が考えていること・話したいことを伝えれば良いだけのですが、それがそのまま相手に伝わることは残念ながら中々ありません。これにはいくつか理由がありますよね。たとえば、、、
■自分の能力不足から
伝えたいことがまとまっていない
頭の中では思っているが、書き出せない・書き出すことが苦手
質問の意図・内容を理解できていない
何がわからないかわからない
■自分と相手の知識レベルに差があるから
1年目・3年目・10年目など業務経験に差がある
役職などにより視座に差がある
作業者として色々調べた人と結果を報告として受け取る人
とかとか。
僕も新卒や若手の頃は上司や先輩から「お前は何を言っているかわからない」「で、結局伝えたいことは何？」など、何度も何度も叱責されたことがあります。
今思い返せばそのような伝え方をしていた僕が悪いのですが、当時の自分には「なんでこれで分からないんだ」「相手の理解力不足ではないのか」と思うこともありました。
当時の上司や先輩から根気強く育ててもらったおかげ + 前職の先輩に「言語化は大事」ということを教わったおかげで、それなりに改善されつつあるかなと思っています。感謝。
仕事における伝わるための伝え方
普段僕が意識している観点で記載します。僕自身が長文を読むのが得意ではないので、意図的に箇条書きが多くなったりします。
箇条書きは端的に書かれていて分かり良いですが、コミュニケーションとしては雑な印象と受け取られる場合もあります。説明文と上手く使い分けられるのがベストかなと。
■前提
自分の頭にあることは相手には伝わらない
当然です。テレパシー使えません。読心術使えません
相手のことを考える・思いやる
自分と相手のレベルを考える
人間は言い訳しがち
特にミスした時とか
■明確にする
自分が考えていることを書き出す
一番伝えたいことは？
5W1Hに分解すると？
条件を明確にする
期限は？
粒度は？
理由を明確にする
なぜ？ -> なぜ？ -> なぜ？
■質問に答える
Yes / No、Can / Can’t 、Who / What など、まずは聞かれている事象について回答する
理由や説明はあと
最初のうちはもはや一問一答レベルでも良い
当然、一問一答は往復回数が増えるため、質問の意図を理解して先回りで答えられたらベター
■事実を伝える・受け取る
知らない・分からないものは「知らない・分からない」と伝える
伝えること自体は悪いことではない
憶測で伝えない・受け取らない
書いている・言っていることが全て
推測する場合はその内容を伝えて明確化していく
■悪い例
責められるとつい説明・言い訳から入りたくなりますよね…
上司「これは誰が送ったの？間違ってるけど」
部下「すいません、〇〇だと思っていました…」
上司「いや、誰が送ったの？」
部下「どこが間違ってのか分かっていないです…」
上司「だ・れ・が、送ったの？」
部下「・・・自分です」
■良い例
もちろん上司・先輩側も相手のレベルに応じた努力が必要です
上司「これは誰が送ったの？間違ってるけど」
部下「送ったのは自分です」
部下「ミスについて申し訳ありません。具体的にどこが間違っていましたか？」
上司「△△と✕✕のところが間違っているね。なぜこう書いた？」
部下「〇〇と聞いていたので、□□だと思っていたからです」
上司「じゃあ…hogehoge…fugafuga…」
巷にある伝え方の本
巷には伝え方についての本がたくさん売られています。それだけ需要があり、それだけみんなが悩んでいるということなんだと思います。
僕はあまり読んだことはないですが、いくつか紹介します。
↑言わずと知れた本ではなかろうか。
↑コンサルではないけど読んで見たい
↑結局シンプルにまとめられるということは、理解して伝えられるということ
箇条書き、良いよね
おわりに
仕事として部下・後輩などの教育という面で上司・先輩が努力しなければいけないことも往々にしてあります。部下・後輩からしてみると、できていないことは事実でも叱られるという事実も乗り越えなければいけません。
お互いに我慢と努力が必要です。
自分もまだまだ上手く伝えられているわけではないですし、意図的に省いて説明して明確にツッコんでもらうことで明確化・正確に認識してもらうようにしていることもあります。
仕事だけじゃなく家族とか恋人とかとのコミュニケーションもそうですよね。人間って難しいね…色々頑張りませう。
明日はろーねさんの記事ですよ〜。お楽しみに！
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