就活でメールを書く際に気を付けること
この記事の概要
就活生がメールを送る際に気を付けたほうがよいことをまとめた記事です。まずは全体共通の注意点等を書き、その後、少しずつ具体的な記載例などを書いていこうと思います。後半では例文もいくつか載せます。
大手人気企業とのやりとりを前提とします。また、私はIT業界の人間なので、もしかしたら他業界では独自の風習等があるかもしれません。
就活生がよく使うであろう場面に特化した内容です。入社後の業務でも応用できるものが多いですが、なかにはそうでないものも含まれます。それについては、できるだけ都度明記します。
メールマナーなどを多少ミスったところで選考結果に影響することはありません。ただし、あまりにもひどすぎる場合は不採用につながることもあるので、全くの無関係というわけでもありません。
日本人が日本人に対し、日本語で送るメールを前提としています。外資企業であってもこれに当てはまる場合は、概ね同じルールだと思って問題ありません。
あくまでも私の考える良い例、悪い例なので、絶対にこの通りに書かないといけないというわけではありません。
事前知識
人事側の事情
電話は時間を取られるので、できればメールの方がありがたい。
日本ビジネスメール協会が2020年に行った調査によると、会社員は平均して1日50通のメールを受信する。
私の体感だと、大手企業の人事は最低でもその数倍、多ければ十倍以上のメールを受信する。
大手の場合は、丁寧さよりも効率の良さが何より重要である。
具体的には、例えば自分が誰なのか、要件が何なのかをできるだけ冒頭に近い箇所で明確に伝えることが重要である。
人事は全てのメールに返信するわけではない。
優先度の高いものから順に返信する。
日程調整やリマインド、お祈りなどのテンプレメールは選考管理システムから自動で送られる。例えば、システム上で「不合格」と入力した求職者に対し、1週間後に自動で不合格メールが送られるといった感じである。
イレギュラーなメール対応が多いとコストがかかるので、必要がないメールは送らない方がよい。
しかし、当然、必要なメールは遠慮せずしっかりと送る必要がある。その際、できれば少ない往復で完結するよう心がける。
人事担当者は恨まれやすい。したがって、メール上では個人名を出さずに「〇〇社 人事採用担当」としか名乗らないことがある。
必ずしも正社員が送るわけではなく、社員名義や会社名義で派遣社員などが返信することがある。
たとえIT企業であっても、派遣社員など現場の担当者はITリテラシーが低い場合がある。
Outlook
人事は、テンプレ以外のイレギュラーなメールについては、Outlookというメールソフトで送受信することが多い。PCとスマートフォンアプリの双方を使うが、PCの方が使用頻度が高い。
HTMLメールも受信できるが、読みづらいので可能ならテキスト形式で送って欲しい。
送信側で設定したフォント設定がそのまま届くことが多い。
コピペによるつぎはぎをすると、文の途中で変にフォントが変わったりするので注意する。
Windowsのメモ帳はフォント設定が全て無効化されるので、一度メモ帳を経由してからメールソフトにコピペしなおすとよい。
受信したメールは、「TOに自分のメールアドレスが含まれるもの」、「CCに人事全員に届くメーリングリストが含まれるもの」、「タイトルや本文に〇〇という文言が含まれるもの」など、様々な条件で自動でフォルダ分けされている。
送信用メールと明記されているアドレスに返信しても届かない。別途、受信用の問い合わせ先がどこかに記載してあると思うので、頑張って探す。
自分のメールアドレス
就職活動ではかなりたくさんのメールを受信するので、専用のアドレスを作成するとよい。GmailかYahoo! メールあたりが無難である。
softbank.ne.jpなど通信キャリアのメールは迷惑メールに分類されやすいので、できるだけ避ける。
メールアドレスによって不合格になることはないが、芸能人の名前やしょうもないギャグなどは恥ずかしい。
メールアドレスで検索してSNSを特定される可能性があるので注意したほうがよい。
@よりも前の部分がSNSのアカウントになっている人もバレバレである。
メールアドレスを手書きで書く場合があるので、0やO、Iやlや1はなるべく使わないようにするか、少なくとも数字は数字同士固めるなどしてわかりやすくする。
オススメは本名である。例えば佐藤太郎さんの場合は、staro、t_satoなどがよく使われる。この場合、0ではなくoだということもわかりやすい。
それらが既に使用されている場合はstaro_0101やt_sato_2001などのように、誕生日や生まれた年を入れる手法がよく使われる。
自分の表示名がふざけたものになっていないかも注意する。
エントリーシートやマイページに記載したものと同じメールアドレスから連絡した方がよい。
メールの送り方
全般
面接当日の体調不良など、緊急連絡はメールではなく電話を使う。
「メールを送りました」という電話は不要である。
先に電話をしてから、「詳細はメールで送ります。」というのはOK
間違えて同じ内容を2回送ってしまっていないか注意する。
重要度やフラグ、期限の設定はしなくてよい。
単なるお礼や承知のメールであれば、返信を送らなくてもいい場面も多い。不要なメールは送らないという大前提のもと、勇気をもって自分からラリーをやめるとよい。
返信時の作法
相手から届いたメールに応答する内容である場合には、必ず「返信」ボタンを押して返信する。すなわち、全く別の新しいメールとして作成しない。
メールが届いてから返信まで時間がかかった場合も同様である。何か月も前の話で埋もれてしまっていたとしても、頑張って過去のメールを探す。これは、先方があなたとのやり取りを思い出すのに役立つからである。
余談であるが、就職後は、同じ宛先であっても同時並行で複数の話題をやり取りする場合は、原則として1つのメールに勝手にまとめず、別メールとしてやりとりすることが多い。
しかし、就活生の間は複雑な話題を同時並行することが多くないので、1つのメールに複数の話題を書いてもよい。むしろ相手方のコストを減らすため、可能な限りそうする方がよい。
送信タイミング
メールは何曜日の何時に送ってもよい。
締め切りがある場合は、最低でも10分前までには送った方がよい。メールサーバーの混雑等があり得るからである。
営業日であっても忙しい場合は返信が遅くなる。
営業時間以外は原則として返信が来ない。
人事は土日に合同説明会の出展などで働いている場合がある。その分は代休が取れる。したがって、休日に返信が来たからと言って直ちにブラックと断定するのは短絡的すぎると思う。
一方で、22時以降にメールがくるのはわりと怪しい。実際にはどんな企業でも稀に深夜残業は発生するが、通常のリスクコントロールができている企業では、その場合であっても遅い時間に社外にメールを送ることは避けるよう指導している。
メール内容
宛先
問い合わせ先のメールアドレスが複数記載されている場合は、全てTOに入力する。
TOが空欄だとメールを送れないので、本文の最後の行まで全て終わった後にTOを入力すると、ミスクリック等による誤送信を防げる。
CCは、自分からメールを送信する場合においては原則として使わない。就活では企業と1対1のやり取りが基本だからである。
CCに自分を入れるのは絶対にダメというわけではないが、相手にとって必要のない情報を与えるだけである。
BCCは原則として使わない。BCCに自分を入れるのは特に問題ない。とはいえ入れなくてもちゃんと送信できていれば送信ボックスに保存されるはずなので、全く不都合はない。
相手からのメールに返信する場合は、自分に対しメールを送ってきた人をTOにして、それ以外の人をCCにする。
ただし、送ってきた人以外でも特別知らせておきたい相手がいる場合は、その人もTOにする。
相手が個人ではなくメーリングリストである場合も同様である。
タイトル
自分からメールを送る場合、タイトルをどうするかの指示がないか確認する。
指示がなく、自分でタイトルを付ける場合は、できるだけ内容がわかりやすいものにする。
例えば、【ご質問】、【ご相談】、【お願い】、【お詫び】、【お礼】などを冒頭につけることも検討する。
必ずしもこれらを付けないといけないわけではない。また、複数の話題に及ぶ場合は付けない方がよいことも多い。
最後に（佐藤）というような感じで、自分の名前を記載するとよい。企業には多くの就活生からメールが届くからである。
文字数に余裕がある場合は、フルネームがよい。長くなりすぎと感じたら苗字だけでもよい。
大学名はなくてもよい。
スマートフォンだと20文字程度しか表示できないので、できればタイトル全部でそれに収まるようにする。
相手のメールに返信する場合はのタイトルは、メールツールの「返信」ボタンを押した際に表示されるままにする。そこから一切の変更を行わない。
これは、相手方がメール検索をしやすくするためである。
ありがちなミスとして、Re:を消したり全く新しいタイトルにする人がいるが、いずれもNGである。Reがたくさん続いていても消さないこと。
勝手に誤字を訂正したり、長すぎるタイトルを短くしない。
「とにかく返信時はタイトルを変更しない」ことだけ覚えれば十分である。
添付ファイル
ファイル名をわかりやすくする。
ファイル名の前後に（１）とか、「〇〇のコピー」とか、「～」とかついてないか気を付ける。
OpenOficeでファイルを作った場合、MS Officeで開くとフォーマットが微妙にずれることがあるので気を付ける。
添付ファイルは容量が大きすぎると自動削除されたり、受信に手間がかかったりする場合がある。最大でも20MB以内とし、できれば5MB以内にするのがよい。
ビットマップ形式の画像はファイル容量が大きくなる傾向があるので注意する。
圧縮する場合はZIP形式がよい。7Z形式やGZ形式、RAR形式はリテラシーの低い担当者だと開けない。
どうしても大容量のファイルを送りたい場合は、とりあえず添付して送ってみる。開けない場合は先方から別の方法を指示されるので、それに従う。
履歴書や顔写真などの個人情報を添付する場合は、パスワードをかけたほうがよい。
パスワードは簡単すぎず、入力が面倒すぎないものがよい。履歴書や課題程度のものであれば、半角英数6～8文字程度で十分である。
用件別サンプル① 日程変更のお願い
サンプル
タイトル：1次面接の日程変更のお願い（佐藤太郎）
〇〇株式会社 鈴木様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤太郎です。
この度は1次面接のご案内ありがとうございました。
先日、貴社東京オフィスにて3月10日(木)の17時スタートの面接を予約したのですが、どうしてもはずせない大学の授業と重なってしまいました。
私の都合でご迷惑をおかけして恐縮ですが、日程変更をしていただくことは可能でしょうか。
私は、3月11日(金)の午前から15時まで、または3月12日以降でしたら終日あいております。
私の事情でお手数をおかけして申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
注意事項
日程を後から変更することは相手の迷惑になるので、基本的にしない。
相手は日程変更に応じる義務はない。したがって、「可能か確認する」というスタンスで挑む。
1文は長くても80文字以内くらいを目指す。
改行は頻繁にした方がよい。場合によっては40文字程度で読点による改行も検討する。
空行は使いすぎない方がよい。
特に、空行を2連続で使うのはやめたほうがよい。
会社の名前を間違えない。特に、株式会社〇〇か、〇〇株式会社かは間違えやすい。
キヤノンや富士フイルム、ビックカメラなど間違えやすい社名の場合も注意する。
NECの正式名称は日本電気であり、ホンダの正式名称は本田技研工業である。
迷った場合は、先方からのメールに書いてある会社名の記載方法を真似しておけば問題ないことが多い。
（株）と略さないほうよい。
稀に株式会社ではなく合同会社などの場合もあるので注意する。
相手の担当者の名前がわかる場合は、会社名のあとに全角スペースを入れて、〇〇様と記載する。句読点は要らない。
相手の名前のあとは1行空行を入れる。
お世話になっていなくても「お世話になっております。」が無難である。
マイページIDや直近で参加した選考、大学名などを入れて、相手が同姓同名と混同しないようにする。
日付を書くときは、曜日が間違っていないか気を付ける。
（ ）は全角か半角か統一する。
数字についても同様である。
「どうしてもはずせない」などを付けると深刻度が伝わる。
代替となる日程はできるだけ近い日程で、幅広く提示する。
相手の準備の都合もあるので、本来の日程より極端に前倒しはしない。数日程度であれば大丈夫である。
土日祝を提示しても問題ないが、それだけなのはNG。平日も候補日にいれる。
朝早く、夜遅くでもOKという姿勢を示した方がよい。「夜遅くてもかまいません。」などと書くと、相手が常識的な範囲で考えてくれる。
同じ言葉の繰り返しに気を付ける。例えば、「ご迷惑をおかけして」と「お手数をおかけして」を使い分けて重複を避ける。
同様に、「先日」、「この度」、「先だって」なども使い分けるとよい。
メールは基本的に「何卒よろしくお願いいたします。」で終わるとよい。
その後に空行を挟み、自分の苗字を書くことを忘れない。これは、「以上」の代わりでもある。
少なくとも就活においては、長ったらしい署名は邪魔なので不要である。そもそも署名は相手の連絡先を後から調べるために使うものであるが、後から就活生の連絡先をメールで見返すことはほぼなく、マイページ登録情報を見るからである。
推敲しているとメールの最後に不要な空行が入りがちだが、送信前に忘れずに削除する。
「いたします。」は漢字でもひらがなでもどちらでもよいが、同じメールの中では統一する。
用件別サンプル② 先方の不備に対する連絡
サンプル
タイトル：Re: 適性検査のご案内
〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤太郎です。
この度は適性検査へのご案内ありがとうございました。
こちらのご案内メールによると3月12日(土)までに適性検査の受検URLが送付されるとのことでしたが、
現時点までに到着が確認できません。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご確認をお願いできますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
※ここに返信元のメールをそのまま消さずに、一言一句内容を変更せずに表示する。
注意事項
こちら側のミスや機器不良である可能性も捨てきれないので、相手のミスを指摘するというスタンスではなく、「不都合が生じているがどうすればよいですか？」というスタンスで臨む。
相手の担当者の氏名がわからない場合や複数名いる場合などは、「ご担当者様」と記載するのが無難である。
案内があった日付を明記する。
案内メールが送信限定アドレスでない場合は、返信機能を使うとよい。
返信ではなく自分からメールを送る場合は、「3月10日(木)にいただいたご案内によると」などと記載し、どの案内に対する質問なのかを明確にするとよい。
「到着していません」ではなく「確認できていません」のほうが柔らかいニュアンスになる。
素人感覚で勝手に原因を分析しない。例えば、「郵送事故があったのかもしれませんが」、「サーバーが混雑しているからかもしれませんが」などと記載する必要はない。
相手からのメールに返信する場合、相手からのメール文には一切手を加えず、そのまま残す。
インデントや改行が変な感じになっている気がしても、無視してそのまま残す。
相手からの返信部分の文字色が自動で変更されても、そのまま残す。
とにかく返信元のメール部分には手を付けないこと。
用件別サンプル③ OB訪問のお礼
サンプル
タイトル：【お礼】OB訪問ありがとうございました。（佐藤太郎）
〇〇株式会社 鈴木様
お世話になっております。〇〇大学の佐藤です。
先日はお忙しい中、OB訪問をお受けくださりありがとうございました。
たくさんのお話を伺う中で、特に〇〇という点に興味を惹かれ、貴社への志望度がさらに高まりました。
また、〇〇など話しづらいことについても正直に教えてくださり、鈴木様のようなOBの方がいらっしゃる企業で、私も一緒に働いてみたいと強く感じました。
いただいた情報を整理して、採用試験に挑みたいと思います。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
注意事項
説明会や面接など人事が相手になる場合、お礼メールは不要である。理由は、メールが来すぎて鬱陶しいし、かといって邪険に扱うわけにもいかないからである。
一方で、OB訪問は個人の善意で行っていたり、担当している学生が少ないことが多いので、丁寧なメールをもらうと喜ぶOBが多い。
とはいえお礼メールは基本的に迅速な返信が不要であるし、先方からすると優先度の低いメールである。そのことをわかりやすく示すために、タイトルに【お礼】とつけるとよい。
返信が来なくてもたぶん忙しいだけなので、落ち込む必要はない。
OBはマイページ番号を言われても困るので、大学名などで自分を特定させるとよい。
どういう点が勉強になったか、嬉しかったかを明記するとよい。
企業と個人の両方を褒めるとよい。
クズOBだったとしても、その企業を志望する場合は、建前としてお礼メールを送っておいた方がよい。もちろん、無理して2回以上会う必要はない。
後日、選考が全て終了した後にも結果を伝えるとよい。
「何卒よろしく」の前に「今後とも」と書くと、「今後もし機会があれば」というニュアンスが伝わってよい。
用件別サンプル④ リマインド
サンプル
タイトル：Re: 日程調整のご連絡
〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤です。
こちらの日程調整のご連絡について、その後いかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただければと思います。
何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
※ここに返信元のメールをそのまま消さずに、一言一句内容を変更せずに表示する。
注意事項
返信しない相手が悪いのだが、指摘するというよりも、相手が自分で気付くようにヒントを与えるという心づもりで送るとよい。
リマインドメールは、「締め切りの3日前」、もしくは「こちらから連絡してから1週間以上経過した日」のどちらか早い方くらいのタイミングで送るとよい。
タイトルに【リマインド】などとつける必要はない。相手が急かされているように感じるからである。
相手にして欲しいことについて詳細に述べる必要はない。返信形式で送り、「こちらの件」などとした方が指摘されている感を相手に与えなくて済む。
「お忙しいところ恐縮ですが」を忘れない。
自分のメールに返信する形でリマインドしてもよい。というか、リマインドの場合は通常そうなる。
用件別サンプル⑤ 内定の承諾
サンプル
タイトル：Re: 最終選考結果のご連絡
〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤太郎です。
この度は内定のご連絡、本当にありがとうございます。
また、ご回答が遅くなってしまい申し訳ございませんでした。
ぜひ、貴社に入社して皆様と一緒に働かせていただければと思います。
入社できる日を今から心待ちにして、準備に励みます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
※ここに返信元のメールをそのまま消さずに、一言一句内容を変更せずに表示する。
注意事項
このメールを送る場面では、基本的に選考は終わっている、かつ相手は自分に好印象を持っているので、自信のある姿を見せるとよい。
とはいえ、今さらあまり長く語りすぎてもしかたない。2文～3文程度で端的に入社する意思と喜びを伝える。
承諾が期限ギリギリになってしまった場合は、その旨を謝るとよい。当然、承諾期間を引き延ばしてもらった場合についても同様である。
「何卒よろしく」の前に、「引き続き」と書くと長い付き合いを想像させるのでおすすめである。
用件別サンプル⑥ 内定の辞退
サンプル
タイトル：内定辞退のご連絡（佐藤太郎）
〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤太郎です。
先日は内定のご連絡ありがとうございました。
引き続き熟慮を重ねた結果、大変申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたく思い、ご連絡を差し上げました。
選考を通して様々な場面でお世話になったにもかかわらず申し訳ございません。
ご理解のほど、何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
注意事項
内定辞退は悪いことではないが、とりあえず謝っておいた方が無難である。
しっかり考えたことを伝えた方がよい。決定が覆らないという意思を示せるからである。
今まで世話になったことに軽く触れるとよい。長文になると言い訳しているように見え、言い訳しているように見えると、後ろめたいと感じていることがバレてしまう。
そうすると引き留められたりして面倒なことになる可能性が上がる。
同様の理由で、辞退理由を述べる必要はない。むしろ、理由を述べると相手に交渉の余地があるように感じさせてしまうので、述べない方がよい。
返信で聞かれたら、簡単に答えるとよい。最も無難な答えは、「私のやりたい仕事によりマッチしている企業があった」みたいな感じである。
入社先を伝える必要はない。聞かれても、「入社先については回答を控えさせてください。」などと受け流せばOK
逆お祈りは特に受け手にいい印象を与えることはないので、不要である。
むしろいろんな企業にされたことをやり返したいという動機があるのもわかるが、少なくともこの企業に恨みはないはずである。
恨みがあったとしても大人げないことは避ける。
用件別サンプル⑦ ファイルの送付
サンプル
タイトル：履歴書の送付（佐藤太郎）
〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤太郎です。
このメールに履歴書を添付いたしますので、ご確認いただければと思います。
パスワードは別途送付いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
タイトル：【パスワードのご案内】履歴書の送付（佐藤太郎）
〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。マイページID99999番の佐藤太郎です。
先ほどお送りしたファイルのパスワードはXXXXXXです。
何卒よろしくお願いいたします。
佐藤
注意事項
パスワードは、ファイルを添付したメールとは別のメールで送る。
その際、どのメールに対応するパスワードなのかを明確にわかるタイトルにする。検索に引っかかりやすいように、共通の文言をできるだけ含むようにするとよい。
送信時間もできるだけ間を空けずに送る。
パスワードメールは、返信機能を使わずに全く新たなメールとして送る。
ファイルを添付することを忘れない。当たり前のことだが意外と多いミスである。
複数のファイルを送る場合、パスワードは同じでもよいし、違ってもよい。
ZIPファイルにまとめて、1つのパスワードをかける手法もよく使われる。
あとがき
就活中のメールマナーについては、正直、就活生が思っているほど重要ではありません。特に大手企業においては派遣社員などが対応することも多いですし、選考に関係することはほぼないと言えるでしょう。
とはいえ、送る側が悩んでしまう気持ちもわかります。失敗したと思うと、引きずってしまって全く別のところで悪影響がでることもあるでしょう。そこでこの記事では、就活メールでの注意点や、サンプルを記載しました。
メールを送る際に大切なことは、①相手は大量の学生の相手をしているという認識を持つこと、②要件を明確に伝えること、③返信時はデフォルトの記載をヘタにいじらないことです。今回紹介した場面以外についても、基本的にはこの3点を抑えておけば、概ね問題ないメールが書けると思います。
メールマナーは社会人であれば、誰でもある程度知っています。身近な社会人に相談してみるのもよいかと思います。
引き続き応援しています。
最後まで読んでくださりありがとうございました。
ほしの
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