迷い時間ダイエットのすすめ

こちらはTECH PLAY女子部 Advent Calendar 2020 18日目の記事です。

ITエンジニア3年目、仕事の幅もひろがってきた分やることも増えている留美さんとこんな話をしました(ちなみに2年目のおはなしはこちら）。

留美さん：毎日時間が足りないのが悩みです。TODOリスト作ってるんですが、予定してたことができない日が多くて。
結局今日一日なにしてたんだろうって。

わたし：そうだねえ。ひょっとすると留美さんは、まぜちゃいけないお仕事をまぜちゃっていないかな？それで迷ってる時間が多くなってしまうのかも。仕事のストレスを減らすコツは迷う時間をできるだけ少なくすることだとわたしは思っているの。

たとえるなら、カレーをつくるつもりで玉ねぎをきざみ始めてから、「やっぱりチゲ鍋にしたほうがいいかな」とか「玉ねぎの前に肉の下ごしらえしたほうがいいかも」って迷ってしまうと調理時間も長くなるし、せっかく作った料理への満足度も下がるってことない？

そんなことにならないように「段取りきめること」と「実際に手を動かすこと」が重ならない工夫をするだけで随分ストレスは減るよ。

仕事の場合は、

1. 仕事の優先度を決める指標化ルールを決める
2. 指標どおりにすすめる
3. 指標化ルールを見直す
の３つがきちんとわかれているといいと思う。

仕事の優先度を決める指標化ルールを決める

仕事をどういう順番でやっていくかを見える化しましょう。
まずこの先2週間でやることのリストを作ってみて、それぞれを緊急度と重要度のマトリックスに規模感つけてマッピングしてみて。

このときに緊急度が高い仕事ばっかりになってたらその時点でチームに相談だよ。

これを毎日のタスクに落としていくんだけど、落とす際の指標を決めておくの。例えば、10個のやることがあったら…

・緊急度　高10 ←→ 1低
・重要度　高10 ←→ 1低
・納期のはやさ　早い10 ←→ 1遅い
・規模感　大10 ←→ 1小

というように順番をつけて、順番の合計の高いものから優先順位をつけてみるとかね。

注意してほしいのは、ここでも一番よい指標を求めて時間をかけすぎないこと。指標化ルールはどんどん変えていっていい、むしろ変えていく方がよいので、最初は定番のルールで十分。

終業前の15分を使って、次の日のTODOを優先順位つきで7割ぐらいつくっておくとよいよ。当日は出勤したら最初の5分で調整して8割5分ぐらいにしておく。10割にしないのは調整用の余白ね。まあ、ここを完璧にする必要はなくて85%ぐらいの精度で十分。完璧なスケジュールをつくるために迷う時間が増えたんじゃ本末転倒だし。

指標どおりにすすめる

で、実際に手を動かし始めたら、もう仕事の優先順位については悩まないこと。効率化できそうな点とか気になる点はメモっておいて、次の指標化の見直しで生かしましょう。ここではやらない、悩まない。
割り込みが仕事入ったら、TODOリストを調整する。ここでも悩まないで淡々と調整する。調整しきれないときは、チームに相談。このとき相談できるようなチームになっているかも大事だね。

指標化ルールを見直す

やってみて、設定した指標どおりに仕事が進められなかったら指標化ルールを見直すこと。最低でも2週間に一度は見直してみる。現実に合わないルールを使い続けるのは毒でしかないから。

ルールが形骸化してないかを見直すのはルールを作る以上に大切です。

ごほうび仕事のすすめ

もし予定がさくさく進んで、時間に余裕ができたら、TODOリストにはなくても、自分がやりたかったことをやる時間にあてよう。次の日のTODOを前倒してやるよりもおすすめです。

わたしはこれを「ごほうび仕事」って呼んでるの。
たとえば、前から気になっていた技術のことを調べるとかね。わたしは業務を効率化できるスクリプトをつくったりするのをごほうび仕事に設定してる。ごほうび仕事のストックもためておくといいよ。

ひとことにまとめるとね「どうやったら仕事で迷う時間を減らしていけるか」の工夫を続けることが、仕事を好きでありつづけるためのコツってことです。

そうそう、雑談って実は仕事の生産性あげるって話ありますが、迷いの森から抜け出すのにも効果があると思います。

誰かと雑談したくなったらTECH PLAY女子部に来てみてください。