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【大学・大学院授業料免除申請フロー】今年も京都大学の授業料免除申請が完了しました！

じんぺー

みなさんこんにちは！じんぺーです。
新年度になり、ぼくは博士課程に進学しましたが、みなさんはいかがお過ごしでしょうか？

以前から授業料免除や奨学金に関する記事を書いているこのnoteですが、今回も授業料免除に関することを書いていきたいと思います。

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今年も授業料免除申請が完了しました！

今年も4月の恒例行事「授業料免除申請」をつい先ほど完了してきました。4月は学生に限らず様々な申請をする大事な月だとは思うのですが、その中でも最も大事なものの1つだと思っています。これで年間60万円も違うわけですからね～

大学院から京都大学に来て3年目なので、この大学のシステムにも慣れてきました。3月中旬から準備をはじめ4月6日の今日無事出せたので、この記事では、申請までのフローについて簡単にまとめてみます。

すべての人に関係する説明書というよりも、授業料免除申請をしたことがない人がイメージがつくような記事にしていきたいと思います。（逆に詳細に知りたい人は自分の大学の要項をきちんと読んでくださいね！）

授業料免除申請の流れ

実際にHPの出願のしおりに載っているものをお見せします。

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これを見ると、授業料免除申請は大きく分けて、3つのステップがあることが分かります。1つずつ簡単に見ていきましょう！

1．事前申請（入学料免除のみ）

ここが意外と忘れがちなところです（図にあるように、入学料免除にのみ関係があります）。この事前申請の時にすることは至ってシンプルです。「免除申請するよー」という宣言を行うくらいです。（学部入学生は少し準備ありそうなので、要確認です。ぼくは大学院からなので…）

何が難しいかというと、4月始まる前にこの事前申請があるので、友達とかと確認しながら行うことができないという点です（「事前申請したー？」っていう会話が生まれない…）。行きたい大学や大学院でこういったシステムを採用していないかどうか確認してください。

2．1次申請

1次申請では、いよいよ家庭の経済状況や申請理由などを打ち込んでいきます。この時にはまだ確認書類（親の所得証明書や源泉徴収票など）は必要ないのですが、具体的な数値（年収や年金支給額など）を打ち込む必要があるので、保護者の方に確認しましょう。

もし、余裕があれば、この時に必要そうな書類を揃えてしまって、それを見ながら打ち込むだけ！という状況にしておくと安心です。

あまり深入りして書くつもりはないのですが、実は、このWeb申請システムは学部の時に居た京都教育大学ではなくて、いきなり書類提出でした。1次申請で打ち込んだ後に、その打ち込んだ人の状況に合わせて必要書類一覧表が提示されるので、とても便利で画期的なシステムだなあと思っています。

3．2次申請

そして2次申請ではいよいよ書類提出を行います。大学の窓口に提出が基本ですが、郵送での提出も可能です。ここで出す書類は主に、

・授業料免除願書
・必要書類一覧表
・確認書類

の3つです。1つずつ見ていきましょう！

授業料免除願書
これがないと始まりません。1次申請で既にWeb入力が済んでいるのでそれをプリントアウトするだけです。印刷した後、本人署名が必要なのでお忘れなく！

必要書類一覧表
これも1次申請で打ち込んだ内容をもとにその人に合った必要書類が一覧として表示できるので、それをプリントアウトするだけです。これを見ながら書類を集めていきましょう。事務の方が書類を確認していく時にこれを使用するわけです。

学部の時はその人に合った書類一覧というわけではなかったので、すべての人に共通する一覧表を見ながら書類集めをしました。自分に何が必要なのか1つひとつ判断していかないといけないので少し大変でした。

確認書類
上で書いた必要書類一覧表を見ながら書類を集めていきましょう。自分はいつも似たような感じなのですが、父母、祖母の所得証明書（原本！）と源泉徴収票（コピー可）、年金金額改訂通知書（コピー可）の3つくらいです。

今は兄弟姉妹が学生じゃなくなったので必要なくなりましたが、以前は、きょうだいの在学証明書や住民票が必要でした。（6人兄弟姉妹なので、これがけっこう大変でしたね）

何が何でも提出期限厳守！

色々書いてきましたが、何といっても1番気をつけてもらいたいのは、「期限厳守」ということです。当たり前ですよね！でもこれが油断しちゃうと知らぬ間に期限過ぎてるみたいなことが起こりかねません。

また、ここで伝えたいのは、「確認書類が全て揃っていないとしても、願書だけは絶対に期限内に提出する」ということ。確認書類は実家の親の証明書とかが必要になります。もちろん、前もって連絡を取り合い、提出期限に間に合わせるのが基本です。しかし、難しいケースもあるかと思うので、その辺りは意外と多めに見てくれます。

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この画像は、実際に自分の「必要書類一覧表」の一部ですが、右側に、「提出が遅れる場合は提出日を記入」という欄があります。ここに出せる日を書いて提出すればいいんですね！また、書類の不備もないようにしたいですが、願書さえしっかり出せていれば、事務から指摘を受けて、改めてこれこれを提出してくださいね～となります。ので、とにかく願書！だけは忘れずに期限内に出してください。
（ぼくはこれで痛い目を見たことがあります。また別な記事で書きたいと思います。）

というわけで、今回は授業料免除ってざっくりこんな流れ、ということをまとめてみました。何度も言うように、ぼくの記事はあくまでイメージを掴んでもらうためのもので、各々の大学の出願要項をしっかり確認して悔いの残らないようにしてくださいね！

何か分からないことがあったらなんでも聞いてください～

このnoteではこの記事のように、お金がないながら、学ぶ続けるためにじんぺーが考え抜いた数々の方法をご紹介していきます。
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